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9 bonnes raisons d’externaliser de votre prise de commande

Si votre entreprise possède un service de prise de commandes par téléphone, il s’agit sans aucun doute de l’un des piliers de son maintien et de son développement. Ce service est, dans de nombreux cas, le premier contact pour un client potentiel avec votre marque. Par conséquent, il est essentiel de rationaliser le processus pour garantir une satisfaction maximale à chaque client potentiel. L’externalisation est la solution pour un déroulement fluide, pour fidéliser les clients, les encourager à revenir vers vous.

ProContact est aujourd’hui l’un des leaders en matière de centre de contact dans la zone. Notre centre d’appel est reconnu pour son efficacité et vous propose de prendre en main votre service de prise de commande.

État des lieux de votre service de traitement des commandes : les bonnes questions

Au démarrage de votre entreprise, le traitement des commandes se résumait à quelques e-mails, confirmations de livraison, quelques colis. Au fil de votre développement, les accumulations finissent par siphonner le temps et l’énergie de vos équipes. Il devient urgent de mettre en place une procédure fiable, afin de satisfaire chaque client sans exception tout en soignant l’image de votre entreprise par la même occasion.

L’externalisation de votre service prise de commande permettra à vos ressources humaines de se concentrer pleinement sur l’amélioration de la qualité de leurs services et produits de base. Elle garantit à votre entreprise d’atteindre ses objectifs plus rapidement qu’une prise en charge purement interne.

Le centre d’appel de ProContact est à même de vous fournir une procédure fiable et en accord avec vos besoins.

Les avantages majeurs à externaliser votre service de prise de commande

Une amélioration de vos résultats

Une entreprise capable de traiter rapidement les commandes va pouvoir également libérer du temps et de l’énergie afin de se concentrer sur son évolution et surtout sur l’innovation. Ces deux points mènent à un seul et même résultat : une amélioration significative des résultats.

Des économies

En effet, la mise en place d’un processus de prise de commande requiert un investissement financier qui peut être conséquent. Citons, par exemple, l’embauche d’un agent de recrutement, la formation des collaborateurs, les charges sociales, les salaires, etc. S’ajoutent à cela les coûts associés à l’infrastructure, au matériel et aux logiciels. L’externalisation est la réponse la plus sensée et économique pour votre entreprise, qu’elle soit en démarrage ou déjà bien installée face à la concurrence.

Des commandes sans erreur

Lorsqu’un client passe une commande, il se doit de fournir des informations indispensables au bon traitement de ladite commande, du moins, si en face, il est reçu par une personne capable de mener à bien une telle tâche. Toute inexactitude dans la saisie de ces informations, aussi minime soit-elle, peut entrainer un dérèglement du processus habituel. L’impact peut endommager l’image de l’entreprise.

Chez ProContact, nos agents sont formés aux techniques de conversation, garantissant ainsi une écoute et une capacité de saisie sans erreur dans notre logiciel CRM.

Une prise de commande rapide et fluide

Certaines périodes de l’année sont synonymes d’augmentation du volume des commandes. En conséquence, votre entreprise est obligée de trouver des ressources supplémentaires capables de traiter les commandes rapidement et en toute transparence pour vos clients.

L’externalisation permet un traitement plus rapide, dans un cadre flexible, en accord avec vos besoins réels. Les agents de notre centre de contact sont formés pour s’adapter rapidement, un détail essentiel pour l’image de votre entreprise.

Un climat de confiance

En offrant une prise de commande rapide et efficace à vos clients, vous susciterez chez ces derniers une impression solide de confiance. Ils comprendront qu’ils peuvent compter sur votre entreprise pour répondre en temps et en heure à leurs besoins et envies, le tout dans une atmosphère professionnelle.

Une organisation plus agile

Aujourd’hui, les petites entreprises doivent faire preuve d’efficacité et de pertinence dans leur organisation. Cela signifie qu’elles doivent être capables de supprimer toutes les tâches, tous les postes et toutes les infrastructures superflues.

L’externalisation de votre service de prise de commande signifie un gain d’agilité, surtout financière. Votre entreprise n’aura plus à se soucier du paiement des arrêts maladie, des congés, du matériel, de la formation, ces éléments étant pris en charge par le prestataire.

Une disponibilité toute l’année

Difficile à certaines périodes de l’année d’avoir une équipe complète pour prendre les commandes de l’entreprise. L’externalisation est la garantie pour votre enseigne d’être toujours disponible envers ses clients. Nos agents sont présents pour une présence 24h / 24 et 7j / 7, en fonction de vos besoins.

Pas de barrière linguistique !

ProContact vous propose une prestation multilingue, agrandissant ainsi le champ d’action de votre entreprise. Si en interne vos collaborateurs parlent uniquement le français, nos agents peuvent quant à eux prendre vos commandes en anglais, notamment.

Une satisfaction client permanente

Lorsqu’un client appelle votre entreprise pour passer commande, il s’attend à un échange clair, rapide et efficace. Toute mauvaise communication peut provoquer un sentiment de déception chez l’appelant. Par conséquent, il risque de ne plus vouloir se tourner vers votre enseigne pour une prochaine commande. L’externalisation permet d’outrepasser ces craintes, les agents étant spécialement formés pour un dialogue de qualité professionnelle et surtout une prise de commande sans erreur.

Lorsqu’il est temps d’externaliser son service de prise de commande

Si vous êtes en plein processus de réflexion quant à l’externalisation de votre service de traitement de commande, voici trois questions essentielles, à répondre de manière détaillée :

  • Votre service de prise de commande répond-il efficacement à vos besoins et à ceux de vos clients ?
  • Est-il rentable ?
  • Permet-il à votre entreprise de se concentrer sur son cœur de métier ?

Une externalisation réussie résulte d’une préparation millimétrée, dans laquelle chaque acteur de l’entreprise a un rôle à jour. Le centre de relation client ProContact vous accompagne et vous aide à mettre à plat vos besoins et vous propose un partenariat calibré.

Pourquoi externaliser vos prises de commandes ?

Pour la bonne marche de votre entreprise, pour son évolution, afin que vos différentes équipes puissent se concentrer sur leur cœur de métier respectif, il est essentiel de savoir déléguer certaines tâches, certains services. En externalisant votre département « prise de commandes », vous serez gagnant sur de nombreux plans. Utilisez le temps économisé pour vous concentrer sur la consolidation de votre positionnement sur un marché suffisamment concurrentiel, gagnez en compétences, découvrez un partenaire externe qui aidera votre compagnie à sortir grandie de ce projet d’envergure qu’est l’outsourcing, y compris s’il s’agit de se tourner vers un pays étranger !

En étant à la tête d’une entreprise, il est important de savoir déléguer certaines tâches, d’apprendre à faire confiance à une autre entreprise. C’est ce que vous propose l’externalisation, concept parfaitement applicable à la prise de commandes.

Externalisation de votre service de traitement des commandes : fonctionnement

Les prises de commandes font désormais partie intégrante des prestations offertes par tout bon spécialiste de l’externalisation. Ces dernières années, ce type de prestation a permis à de nombreuses entreprises de gagner en efficacité.

Dans le cadre de l’externalisation, la prise de commande se passe par téléphone, et plus précisément par la prise d’appels entrants durant lequel les téléconseillers vont accompagner vos clients durant leur parcours d’achat. Formés à la relation client, connaissant les offres proposées par votre entreprise, les opérateurs vont ainsi aider les clients à choisir les produits qui répondront le plus précisément possible à leurs besoins.

Comment une telle précision est-elle possible à distance ? Tout simplement parce que les agents sélectionnés pour votre mission sont formés en permanence et toujours à jour quant aux offres, tarifs, moyens de livraison, promotions, etc. pratiqués par votre enseigne. Mieux encore, ces mêmes agents sont capables d’orienter les clients en cas de difficultés, préservant ainsi l’image de votre entreprise, ne laissant aucune marge de manœuvre à la concurrence.

Tout cela se déroule dans un cadre chronométré, synchronisé, organisé, efficace, débarrassé des temps d’attente trop longs. S’ajoute à cela un service de suivi destiné à s’assurer que vos clients ont été livrés en temps et en heure.

L’importance de délivrer d’une prise de commande sans erreur

Mention spéciale à l’importance d’une prise de commande sans erreur. En se tournant vers votre entreprise, le client va fournir des informations indispensables au bon traitement de sa commande. Tout manque d’attention de la part de son interlocuteur va entraîner une erreur dans le processus global. Si ce type de manquement peut survenir, de manière répétée, cela peut endommager durablement l’image de votre entreprise.

Les prestataires d’externalisation prennent un soin méticuleux à former des téléopérateurs aux techniques de conversation. Écoute, saisie des informations, utilisation d’un logiciel spécialisé : mettez toutes les chances de votre côté pour des clients fidèles et surtout heureux de passer par votre enseigne !

Les avantages à externaliser vos prises de commandes

L’externalisation de la prise des commandes présente de nombreux avantages :

  • Des tarifs d’expédition plus bas,
  • Des coûts d’exploitation réduits
  • Une portée plus large pour aider votre entreprise à se développer sur de nouveaux marchés,
  • Une meilleure concentration sur d’autres aspects de votre entreprise, qui va ainsi pouvoir croître sereinement

Réduction de vos frais d’expédition

De nombreux fournisseurs possèdent des installations localement, mais également à l’étranger, ce qui permet d’avoir une base suffisamment solide pour diminuer les prix d’expédition. Selon les spécialistes, les entreprises qui ont choisi d’externaliser leurs prises de commandes économisent en moyenne de 15 à 35 % sur les tarifs d’expédition.

Réduction de vos coûts d’exploitation

Exit les coûts supplémentaires ! C’est bien connu, les services de livraison facturent des frais de stockage fixes sur les produits qu’ils entreposent pour leurs clients, quelle que soit la quantité de commandes.

Un développement sur d’autres marchés

Grâce à l’externalisation, votre entreprise va enfin pouvoir dépasser ses frontières, en acceptant des commandes depuis l’étranger.

Une amélioration concrète de votre service client

Élément essentiel de la gestion d’une entreprise qui marche : un service client fiable. L’externalisation vous permettra de prendre des commandes 24/7 non seulement par téléphone, mais également par e-mail. Ajoutons à cela, le service après-vente, qui prendra en charge les retours, échanges et demandes de remboursement.

Un prestataire d’externalisation à la pointe de la technologie

En choisissant l’externalisation de vos prises de commandes, votre prestataire vous fera bénéficier des dernières technologies en matière de traitement et d’expédition de vos produits. Il intègrera un système à votre commerce électronique, qui permettra à votre entreprise de rationaliser les commandes grâce à :

  • Une meilleure gestion de vos inventaires,
  • Un meilleur suivi des articles,
  • Une sécurité accrue,
  • Des frais de port et de manutention plus en phase,
  • La possibilité de sélectionner l’opérateur
  • Un meilleur traitement des paiements

Une entreprise plus efficace

L’externalisation de vos prises de commandes permettra à votre entreprise de gagner en efficacité. Ceci est d’autant plus vrai pour les entreprises en plein développement. Devant le nombre croissant de commandes provenant des différents canaux existants, votre entreprise peut se retrouver à perdre du temps de travail. En confiant cette tâche à un prestataire offshore, vos équipes vont enfin pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier, créer de nouveaux produits, services, améliorer et commercialiser ceux existants, proposer de nouvelles idées.

Ce qu’il faut retenir…

L’externalisation ne consiste pas uniquement à réduire les coûts et à économiser sur les dépenses de votre entreprise. Elle permet d’améliorer, d’augmenter l’efficacité de vos employés, tout en gagnant en positionnement sur le marché concurrentiel. Elle permet également de gagner en flexibilité grâce à une main-d’œuvre fiable, formée, disponible en dehors des horaires de votre entreprise.

Grâce à l’outsourcing, votre entreprise n’aura plus à se soucier des aspects administratifs liés à l’embauche de salariés pour votre service de prise de commandes ou encore à investir dans du matériel ou des logiciels spécifiques.