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Télé secrétariat et externalisation le duo gagnant

Surcharge de travail, manque de compétences, besoin de flexibilité dans l’emploi et si le télé secrétariat était la réponse.

Le télé secrétariat, Kesako ?

Le télé secrétariat consiste à effectuer à distance l’ensemble des tâches liées au secrétariat (tâches administratives et commerciales). Elles peuvent s’effectuer en télétravail ou Homeshoring, ou, au sein d’un centre d’appels téléphoniques. Cette prestation de secrétariat à distance peut être réalisée de manière ponctuelle ou permanente et comporte de multiples avantages pour vous et vos clients.

Pourquoi faire appel au télésecrétariat ?

Une solution flexible

Nous avons créé et éprouvé depuis plusieurs années maintenant un modèle haut de gamme de télé secrétariat qui ne se limite pas à ce que font certains centres d’appels souvent impersonnels et anonymes.

Dans votre activité au quotidien, vous n’avez pas nécessairement le temps ni les compétences pour gérer efficacement les affaires courantes. Par ailleurs, vos besoins peuvent varier suivant les périodes ou votre type d’activité, c’est pourquoi de nombreuses entreprises recourent de plus en plus au télé secrétariat externalisé. En confiant un certain nombre de tâches à un prestataire extérieur (gestion des appels, traitement des mails, gestion d’agendas…), vous pouvez vous recentrer sur votre cœur de métier et maîtriser vos coûts en modulant votre demande selon vos besoins.

Chez ProContact, nos clients sont soucieux d’externaliser leur permanence téléphonique et la gestion de leur agenda professionnel tout en gardant une qualité d’accueil et d’écoute maximale de leur clientèle.

Gain de temps = gain de productivité

En nous confiant l’externalisation de tout ou partie de votre secrétariat, vous avez la garantie d’un travail de qualité réalisé par des professionnels spécialement formés à ces métiers.

Dans le cadre de fonction RH, vous gagnez en souplesse et pouvez-vous concentrer sur votre cœur de métier en toute sérénité, en déléguant les démarches administratives liées à l’embauche,

Diminution des coûts

Nos prestations sont fractionnables à l’heure ou à l’appel, aucun contrat de travail n’offre une telle flexibilité. Notre tarification est très souple, vous pouvez ainsi maîtriser vos coûts et optimiser vos charges en fonction de l’évolution de votre activité.

Avec la possibilité de payer à l’appel, vous optimisez les coûts dans le cadre de campagnes simultanées avec une forte variation du flux d’appels.

Le plus du plus pas de surcoûts liés à l’embauche ou au charges sociales et pas de matériel à acquérir puisque nous possédons dans nos callcenters (centres d’appels) des derniers outils nécessaires pour répondre à toutes vos demandes.

Adapter votre demande en fonction de vos besoins

Vos besoins varient en fonction des périodes d’activité de votre entreprise. Chez ProContact, nous nous adaptons en fonction que vous ayez besoin de nos services à long terme ou de manière ponctuelle (congés, arrêts maladie, vacances, fermeture des locaux pour travaux…).

Que vous ayez une charge de travail élevée ou une baisse d’activité, nous nous adaptons à votre rythme en proposant des solutions sur mesure sans que vous ayez à recruter. À tout moment, vous pouvez modifier la plage horaire, augmenter ou réduire le nombre de services.

Offrir à vos clients un service de qualité

Un collaborateur est joignable 24h/24 pour vous et pour votre entreprise de manière entièrement personnalisée. Nos téléconseillers sont parfaitement qualifiés et compétents pour s’adapter à votre secteur d’activité et apporter une réelle valeur ajoutée à votre entreprise en véhiculant une image de sérieux et de professionnalisme auprès de vos clients, et ce, en toute confidentialité (charte de confidentialité).

Nos services : des services personnalisés, des plus simples aux plus spécifiques.

Du secteur médical et paramédical (cabinets médicaux, cabinets infirmiers, cliniques…), au secteur juridique (avocats, juristes…), en passant par les professions libérales, les artisans, les TPE et les PME, nos télésecrétaires sont en mesure de prendre en charge tous les services de secrétariat dont vous pourriez avoir besoin. Formées aux dernières avancées technologiques en informatique et communication, elles disposent des meilleurs outils et logiciels pour garantir un service de secrétariat efficace.

Notre champ d’intervention est très vaste, nous pouvons établir avec vous un service à la carte avec des solutions adaptées à vos besoins et que vous pouvez ajuster à tout moment.

Voici un aperçu de nos principaux services en télésecrétariat :

  • Réponse téléphonique personnalisée (prise de messages, gestion des demandes et des réclamations, filtrage, transfert d’appels…)
  • Organisation de vidéoconférences
  • Mise en relation avec les fournisseurs et différents prestataires
  • Strike de documents
  • Mise en page, corrections, reliures, photocopies…
  • Archivage
  • Gestion de l’agenda
  • Prise de rendez-vous
  • Traitement des fax, des courriels et des lettres
  • Gestion des devis, des factures, des commandes
  • Recouvrement des factures impayés
  • Enrichissement de la base de données clients et prospects
  • Transcription audio (dictées, entretiens)
  • Rédaction de rapports
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