Tout ce qu’il faut savoir sur l’externalisation du recrutement, stratégie clé de l’entreprise
L’externalisation du recrutement consiste à confier tout ou partie du processus d’embauche à un prestataire spécialisé. C’est l’une des portes d’entrée les plus courantes vers l’externalisation RH, parce que le recrutement est à la fois critique, irrégulier et très consommateur de temps.
Cet article situe le recrutement dans l’ensemble plus large de l’externalisation RH, détaille le périmètre réellement délégable, la méthode pour décider ce qui doit sortir de l’entreprise, et les objections qu’il faut traiter avant de signer.
Externalisation RH : deux modèles, pas un seul
L’externalisation des ressources humaines se pratique selon deux modèles, et les confondre conduit à des consultations mal cadrées.
- L’externalisation partielle. Une ou plusieurs fonctions précises sortent de l’entreprise, le recrutement ou la paie par exemple, pendant que le reste demeure interne. C’est le modèle le plus fréquent et le plus réversible.
- L’externalisation complète. L’ensemble des activités RH est délégué. Ce modèle convient aux structures sans service RH constitué, ou à celles qui veulent recentrer entièrement leurs ressources sur leur activité.
Le choix n’est pas définitif : la plupart des entreprises commencent par un périmètre restreint et l’élargissent une fois la relation éprouvée.
Le périmètre réellement externalisable
Au-delà du recrutement, la liste des tâches délégables est plus large qu’on ne le pense :
- rédaction des fiches de poste et des offres d’emploi ;
- pré-recrutement, tri des candidatures, préqualification et entretiens ;
- gestion administrative du recrutement et rédaction des contrats ;
- gestion de l’intégration : organisation et suivi de la période d’essai, rapport d’étonnement ;
- administration du personnel et courriers de rupture ;
- gestion de la paie et déclarations sociales ;
- gestion du plan de formation ;
- audits sociaux et appui aux relations sociales ;
- appui à la politique de rémunération.
Ce périmètre relève chez ProContact du back-office métier externalisé, dont les ressources humaines constituent l’un des volets.
Les quatre domaines clés de l’externalisation RH
| Domaine | Ce que le prestataire apporte | Ce qui reste chez vous |
|---|---|---|
| Recrutement | Sourcing, accès aux bases de candidats et aux outils payants, tri, préqualification | La décision finale et l’appréciation de l’adéquation culturelle |
| Paie et administration du personnel | Traitement, contrôle et sécurisation d’un processus où l’erreur coûte cher | La validation des éléments variables et la politique salariale |
| Formation | Construction et suivi des parcours, gestion administrative du plan | La définition des compétences à développer |
| Relations sociales | Appui méthodologique, veille et préparation des obligations | Le dialogue social lui-même, qui ne se délègue pas |
Cette dernière colonne est la plus importante : externaliser une fonction RH ne transfère pas la responsabilité de l’employeur.
L’audit préalable : décider ce qui doit sortir de l’entreprise
La question n’est pas de savoir quoi externaliser en général, mais quoi externaliser chez vous. Deux audits successifs y répondent.
L’audit des tâches
Passez en revue les activités de votre service RH et classez-les selon deux axes : leur contribution directe aux objectifs de l’entreprise, et le niveau de compétence interne dont vous disposez réellement. Les tâches qui contribuent peu et pour lesquelles la compétence est fragile sont les premières candidates à l’externalisation.
L’audit des collaborateurs
Une enquête anonyme auprès de vos équipes, portant sur la rémunération, la qualité de la formation reçue et le déroulement de l’intégration, révèle les écarts que le premier audit ne montre pas. C’est souvent là qu’apparaissent les vrais points faibles : un processus d’intégration inexistant, une politique de formation subie plutôt que construite.
Faites cet exercice avant de consulter. Il transforme une consultation générique en cahier des charges précis.
Choisir son prestataire d’externalisation RH
Les critères généraux de choix d’un prestataire s’appliquent, mais quatre points sont spécifiques aux ressources humaines :
- La maîtrise du cadre légal applicable. Le droit du travail évolue, et une erreur de paie ou de procédure se paie en contentieux. Faites préciser comment le prestataire assure sa veille et qui en répond.
- La protection des données du personnel. Le périmètre RH manipule des données personnelles sensibles. Exigez les engagements de conformité, les mesures techniques et la localisation des traitements.
- La taille du prestataire rapportée à votre besoin. Une structure importante apporte des moyens et une continuité, une structure réduite apporte de la proximité. Le bon choix dépend de votre volume et de votre complexité, pas d’un classement absolu.
- La capacité à documenter les processus. Un prestataire qui écrit ses procédures vous permet de reprendre la main si vous changez d’organisation. C’est votre garantie de réversibilité.
Demandez enfin des références sur des entreprises de taille comparable, et interrogez-les sur ce qui s’est mal passé, pas seulement sur les résultats.
Les trois objections à traiter avant de signer
La confidentialité. Objection légitime sur un périmètre qui touche aux rémunérations et aux dossiers individuels. Elle se traite par des protocoles de sécurité écrits, des accès nominatifs et tracés, et des clauses contractuelles explicites.
La perte de contrôle. Elle se traite par des indicateurs convenus, délais de traitement, taux d’erreur, délai de pourvoi d’un poste, et par des points réguliers plutôt que par un simple reporting envoyé.
La qualité de service. Elle se traite en amont, dans le contrat : périmètre exhaustif, responsabilités de chaque partie, délais, coûts, et conditions de sortie. Un contrat qui ne prévoit pas sa propre fin est un contrat mal négocié.
Ce que ProContact prend en charge
Bénédicte Bathurst, Directrice Générale de ProContact, situe le périmètre le plus demandé :
« En ce qui concerne l’externalisation RH, nous gérons principalement la paie. »
« Nous faisons également du sourcing de candidats, du recrutement. Ce type de demande explose. »
Sur le recrutement précisément, la mission la plus fréquemment confiée est la présélection :
« Nous allons aider une entreprise à trier les CV des candidats et retenir uniquement ceux qui sont dans la cible. »
S’y ajoutent la gestion administrative du recrutement et l’accompagnement de l’intégration, période d’essai et rapport d’étonnement compris.
Externaliser son recrutement pour rendre du temps à ce qui ne se délègue pas
Externaliser le recrutement ne consiste pas à se désintéresser de ses équipes, mais à retirer du service RH les tâches qui l’empêchent de faire son métier : accompagner, arbitrer, développer les compétences. Le bon périmètre n’est donc pas le plus large, c’est celui qui libère du temps sur ce qui ne peut pas sortir de l’entreprise.
ProContact accompagne les entreprises sur ce périmètre depuis ses sites de l’océan Indien, avec des collaborateurs formés à l’administration du personnel et au sourcing. Parlons de votre volume de recrutement et de vos contraintes de conformité.
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