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Outsourcing RH : quels avantages pour votre entreprise ?

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Nombreuses sont aujourd’hui les entreprises qui se tournent vers l’externalisation de son service des ressources humaines, l’un des éléments importants du back-office. Leur objectif en est d’optimiser leurs opérations et de se concentrer davantage sur leur cœur de métier. Qu’est ce que l’outsourcing RH et quels sont ses avantages pour votre entreprise ? ProContact, spécialiste de l’externalisation de ressources humaines, vous en dit plus.

En quoi consiste l’outsourcing RH ?

L’outsourcing RH consiste à déléguer à un prestataire externe une partie ou l’intégralité de ses fonctions RH. En d’autres termes, l’entreprise confie à des experts la gestion de tâches telles que le recrutement, la paie, la formation ou encore les relations sociales.

L’objectif principal de l’outsourcing RH est d’améliorer l’efficacité et la performance des activités RH tout en permettant à l’entreprise de se concentrer sur ses compétences clés. Les deux principaux types d’outsourcing RH sont :

  • Outsourcing partiel : dans ce modèle, l’entreprise externalise uniquement certaines fonctions spécifiques des ressources humaines, telles que le recrutement ou la gestion de la paie, tandis que d’autres activités restent gérées en interne ;
  • Outsourcing complet : dans ce cas, l’ensemble des activités RH de l’entreprise est confié à un prestataire externe. Cela inclut toutes les fonctions RH, de l’administration du personnel à la formation, en passant par la gestion de la paie et les relations sociales.

L’outsourcing RH offre une flexibilité précieuse, permettant aux entreprises de choisir le niveau d’externalisation qui correspond le mieux à leurs besoins et à leurs objectifs stratégiques.

Les bénéfices concrets de l’outsourcing RH pour votre entreprise

Externaliser les ressources humaines est avantageux sur de nombreux points :

Réduction des coûts

L’un des principaux atouts de l’outsourcing RH est la réduction des coûts. En confiant certaines de ses fonctions RH à un prestataire externe, une entreprise peut :

  • Limiter les dépenses fixes : fini les salaires, les charges sociales et les investissements dans des outils spécifiques ;
  • Bénéficier de tarifs compétitifs : les prestataires, grâce à leur volume d’activité, proposent souvent des tarifs avantageux ;
  • Optimiser ses coûts : l’entreprise ne paie que pour les services dont elle a réellement besoin, au moment où elle en a besoin.

Gain de temps

L’externalisation des fonctions RH permet aux entreprises de gagner un temps précieux. Les tâches administratives et répétitives, telles que la gestion de la paie, la tenue des dossiers du personnel, ou le traitement des demandes de congés, sont confiées à des experts externes. Cela libère les équipes internes, qui peuvent se concentrer sur des missions stratégiques et à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents et l’amélioration de la culture d’entreprise.

Accès à une expertise spécialisée

Les prestataires d’outsourcing RH disposent de connaissances et de compétences pointues dans leur domaine. Ils sont au fait des dernières réglementations et des meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines. En faisant appel à ces experts, vous pouvez bénéficier d’un service de qualité supérieure et rester en conformité avec les lois et régulations en vigueur.

De plus, ces prestataires ont souvent accès à des technologies avancées et des outils de gestion RH sophistiqués, ce qui peut améliorer l’efficacité et la précision des processus RH.

Une flexibilité à toute épreuve

L’outsourcing RH offre une agilité sans égale aux entreprises. Elles peuvent moduler les services externalisés en fonction de leurs besoins du moment : croissance, restructuration ou simple fluctuation d’activité. Cette flexibilité permet de s’adapter rapidement aux évolutions du marché et de l’organisation.

Conformité légale

Les prestataires d’outsourcing RH s’assurent que toutes les pratiques RH respectent les réglementations en vigueur. Ils prennent en charge les aspects légaux et administratifs complexes, réduisant ainsi les risques de non-conformité et les éventuelles sanctions pour l’entreprise. En étant constamment à jour avec les nouvelles lois et régulations, ils peuvent aider les entreprises à éviter les erreurs coûteuses et les litiges.

Les domaines clés de l’outsourcing RH

Voici les principaux domaines des ressources humaines que vous pouvez externaliser :

Recrutement

L’outsourcing du recrutement permet aux entreprises de confier le processus de recherche, de sélection et d’embauche de nouveaux talents à des experts spécialisés. Ces prestataires disposent d’un large réseau, d’outils de sélection avancés, et d’une connaissance approfondie du marché de l’emploi, ce qui leur permet de trouver rapidement des candidats qualifiés. En externalisant le recrutement, les entreprises peuvent réduire le temps nécessaire pour pourvoir un poste vacant et s’assurer que les nouveaux employés sont bien adaptés aux besoins de l’entreprise.

Paie et administration du personnel

La gestion de la paie et l’administration du personnel sont des tâches complexes et chronophages qui nécessitent une grande précision. Les erreurs dans la paie peuvent entraîner des problèmes juridiques, des amendes, et une baisse de la satisfaction des employés. En externalisant ces fonctions, les entreprises peuvent s’assurer que les salaires sont traités correctement et à temps, et que toutes les obligations légales et fiscales sont respectées. Les prestataires de services de paie utilisent des systèmes avancés qui automatisent et sécurisent le processus, réduisant ainsi les risques d’erreurs.

Pour optimiser la gestion des congés et des absences de votre personnel, découvrez à travers cet article les avantages de recourir au digital.

Formation

La formation des employés est un autre domaine clé de l’outsourcing RH. En externalisant la formation, les entreprises peuvent accéder à des programmes de développement des compétences sur mesure, conçus par des experts en pédagogie et en développement professionnel. Les prestataires de formation offrent une gamme complète de modules adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise, que ce soit pour développer des compétences techniques, renforcer le leadership, ou améliorer la productivité des équipes. L’externalisation de la formation permet également de garantir que les contenus sont à jour et alignés avec les dernières évolutions du secteur.

Relations sociales

La gestion des relations sociales, incluant la gestion des conflits, les négociations avec les syndicats, et le respect des obligations légales en matière de relations de travail, est souvent complexe et délicate. Externaliser cette fonction permet aux entreprises de bénéficier de l’expertise de professionnels qui connaissent les lois du travail et les meilleures pratiques en matière de gestion des relations sociales. Ces experts peuvent aider à maintenir un climat social positif au sein de l’entreprise, prévenir les conflits, et gérer efficacement les situations de crise. Ils s’assurent également que l’entreprise reste en conformité avec les obligations légales en matière de relations sociales, minimisant ainsi les risques de contentieux.

Comment choisir le bon prestataire en outsourcing RH ?

Choisir le bon prestataire pour l’externalisation de vos ressources humaines est une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif sur la performance et la croissance de votre entreprise. Pour faire le bon choix, voici les principaux points à prendre en compte :

Expérience et expertise

L’un des premiers critères à considérer est l’expérience du prestataire dans le domaine de l’outsourcing RH. Un prestataire ayant une solide expérience et une expertise prouvée dans la gestion des fonctions RH sera mieux équipé pour répondre à vos besoins spécifiques. Recherchez des prestataires qui ont travaillé avec des entreprises de taille similaire à la vôtre ou dans votre secteur d’activité.

Références et avis clients

Les références et avis clients sont des indicateurs précieux de la fiabilité et de la qualité des services d’un prestataire. N’hésitez pas à demander des références et à consulter les témoignages de clients existants. Cela vous donnera une idée plus claire de la satisfaction des clients et des résultats obtenus.

Taille de l’entreprise

La taille du prestataire est également un facteur à prendre en compte. Les grandes entreprises d’outsourcing RH peuvent offrir une gamme complète de services et disposer de ressources importantes, mais elles peuvent aussi être moins flexibles. À l’inverse, une petite entreprise peut offrir un service plus personnalisé mais avoir des capacités plus limitées. Choisissez un prestataire dont la taille correspond à vos besoins et à la complexité de votre gestion RH.

Services proposés

Assurez-vous que le prestataire propose tous les services RH dont vous avez besoin, qu’il s’agisse de recrutement, de gestion de la paie, de formation ou de relations sociales. Certains prestataires se spécialisent dans certains domaines, tandis que d’autres offrent une solution globale. Il est important que les services proposés soient alignés avec vos objectifs et vos attentes.

Technologie et innovation

Les meilleurs prestataires d’outsourcing RH utilisent des technologies avancées pour gérer les fonctions RH de manière efficace et sécurisée. Renseignez-vous sur les outils et les systèmes qu’ils utilisent, ainsi que sur leur capacité à s’adapter aux évolutions technologiques. Une infrastructure technologique solide peut améliorer la précision, la rapidité, et la conformité des processus RH.

ProContact, votre partenaire pour un outsourcing RH réussi et rentable

ProContact, votre partenaire en outsourcing RH, propose des services complets pour une gestion optimisée de vos ressources humaines. Parmi nos prestations, on peut citer le pré-recrutement, la gestion administrative du recrutement, ainsi que l’intégration de vos nouveaux collaborateurs. Notre équipe assure un service de qualité, adapté à vos besoins spécifiques.

Pour en savoir plus sur nos prestations ou pour toute demande d’information, n’hésitez pas à nous contacter.

Externalisation des ressources humaines pour réaliser de grosses économies

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Dans l’économie actuelle, où la maîtrise des coûts et la maximisation de l’efficacité sont des impératifs constants, les entreprises sont constamment à la recherche de solutions novatrices pour optimiser leur fonctionnement. L’une de ces solutions est l’externalisation des ressources humaines. Ce processus stratégique ne se limite plus à une simple délégation de tâches, mais représente une véritable opportunité de réaliser des économies substantielles tout en renforçant la performance globale de l’entreprise. Découvrez, dans cet article, comment cette approche stratégique peut non seulement réduire les coûts, mais aussi transformer la gestion des ressources humaines en un levier de croissance pour votre entreprise.

Les avantages de l’externalisation des ressources humaines

Externaliser les ressources humaines entraîne plusieurs avantages pour votre entreprise :

Réduction des coûts : un investissement judicieux pour une rentabilité accrue

En externalisant, les entreprises peuvent optimiser leurs coûts opérationnels en évitant les dépenses fixes associées à l’embauche de personnel interne. Les économies englobent non seulement les salaires, mais également les charges sociales, les avantages sociaux et les coûts liés à la gestion administrative du personnel.

L’économie réalisée se traduit par une meilleure allocation des ressources financières, permettant ainsi aux entreprises de réinvestir dans des secteurs stratégiques, comme l’innovation, la recherche et le développement, stimulant ainsi la croissance.

Accès à une expertise spécialisée

Plutôt que d’engager des professionnels à plein temps, souvent coûteux, les entreprises peuvent bénéficier des compétences pointues de consultants RH qualifiés. Ces experts apportent non seulement leur savoir-faire, mais également une perspective externe qui peut considérablement enrichir la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise. Cette approche permet aux entreprises de rester à la pointe des meilleures pratiques en matière de ressources humaines, sans pour autant supporter le poids financier d’une équipe permanente.

Concentration sur le cœur de métier : libérez votre entreprise pour la croissance

En externalisant les aspects opérationnels des ressources humaines, les entreprises peuvent recentrer leurs énergies sur leur cœur de métier. Cette focalisation accrue sur les activités essentielles améliore la productivité globale en éliminant les distractions liées à la gestion administrative et en permettant aux équipes internes de se consacrer pleinement aux objectifs stratégiques. Le temps ainsi libéré peut être investi dans l’innovation, le développement de produits, l’expansion de marché et d’autres initiatives clés de croissance.

Comment choisir le bon prestataire pour l’externalisation des ressources humaines ?

Avant de plonger dans le processus d’externalisation des ressources humaines, il est impératif de réaliser une évaluation approfondie des besoins spécifiques de votre entreprise. Chaque organisation est unique, avec des défis et des objectifs qui lui sont propres. Avant de choisir un prestataire, identifiez clairement les domaines RH que vous souhaitez externaliser. Cela pourrait inclure la gestion de la paie, le recrutement, la formation, ou d’autres aspects spécifiques à votre secteur.

Évaluation des besoins spécifiques 

En comprenant précisément vos besoins, vous pourrez sélectionner un prestataire dont les compétences correspondent parfaitement à vos attentes. La personnalisation des services d’externalisation garantit une intégration fluide et maximise les avantages pour votre entreprise.

Vérification des références

La réputation d’un prestataire d’externalisation des RH est un indicateur crucial de sa fiabilité et de son professionnalisme. Avant de prendre une décision, effectuez une vérification minutieuse des références. Demandez des témoignages de clients actuels ou passés et examinez les études de cas qui démontrent la réussite de leurs collaborations.

La transparence et l’honnêteté sont des qualités essentielles dans ce domaine. Posez des questions spécifiques sur les résultats obtenus, la flexibilité du prestataire face aux changements, et la qualité du support client. Cette démarche vous permettra d’évaluer la solidité et la crédibilité du prestataire potentiel.

Définissez des contrats clairs

Un contrat bien défini est important pour une collaboration réussie. Assurez-vous que tous les aspects de la prestation sont détaillés de manière exhaustive, y compris les responsabilités, les délais, les coûts et les modalités de résiliation.

Les contrats clairs réduisent le risque de malentendus et établissent des attentes claires des deux côtés. Consultez de manière approfondie chaque clause et n’hésitez pas à demander des clarifications si nécessaire.

Les solution pour les préoccupations courantes de l’externalisation des ressources humaines

Bien que l’externalisation des ressources humaines offre de nombreux avantages, il est normal que certaines entreprises aient des préoccupations légitimes. Parmi les plus fréquentes figurent la confidentialité des données, le maintien du contrôle sur les processus critiques et la qualité du service fourni.

Solutions pour apaiser les inquiétudes

Une gestion proactive et une communication ouverte sont les clés pour garantir une externalisation des RH sans heurts et bénéfique pour toutes les parties impliquées.

  • Assurez-vous que le prestataire a mis en place des protocoles de sécurité robustes, y compris des mesures de protection des informations sensibles pour garantir la confidentialité des données.
  • Établissez une communication transparente avec le prestataire et définissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour surveiller la qualité du service.
  • Favorisez une approche collaborative en encourageant des réunions régulières pour discuter des progrès, des ajustements nécessaires et des éventuelles préoccupations.

Contactez-nous !

Chez ProContact, nous vous accompagnons étroitement dans l’inclusion de cette solution dans votre stratégie commerciale. Nous vous proposons sans tarder une adaptation inédite de votre façon de travailler grâce à l’arrivée de ressources situées ailleurs, sans perdre en temps, en argent et en qualité.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients quelle que soit la situation et en toute transparence.

L’externalisation est devenue une stratégie commerciale tangible et concrète pour le développement de l’entreprise. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 84 76 24 03.

Comment optimiser son recrutement via les réseaux sociaux ?

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Dans un monde de plus en plus connecté, les réseaux sociaux ne sont plus seulement des plateformes pour partager des photos de vacances ou échanger avec des amis. Ils sont également devenus un outil puissant pour les entreprises à la recherche de talents. Le recrutement via les réseaux sociaux est devenu une tendance incontournable, et dans cet article, nous allons vous montrer comment optimiser cette stratégie pour trouver les meilleurs candidats.

Utilisation stratégique des plateformes pour atteindre plus de candidats

La première étape pour optimiser son recrutement via les réseaux sociaux est de choisir les plateformes appropriées. LinkedIn est souvent la première plateforme qui vient à l’esprit, et elle reste un incontournable pour les professionnels. Cependant, d’autres réseaux sociaux comme Facebook, Twitter (maintenant X) et même Instagram peuvent également être utiles, en fonction de votre secteur d’activité.

LinkedIn, le réseau professionnel par excellence

LinkedIn est la plateforme par excellence pour le recrutement professionnel. Créez une page pour votre entreprise, mettez à jour votre profil et publiez vos offres d’emploi. N’hésitez pas à utiliser la fonction de recherche avancée pour trouver des candidats correspondant à vos critères. De plus, participez à des groupes de discussion pertinents pour élargir votre réseau et attirer des talents potentiels.

L’utilisation créative de Facebook et Twitter (X) pour le recrutement

Facebook et Twitter (X) ne sont pas seulement destinés au divertissement. Créez une page dédiée à votre entreprise et partagez-y des informations sur votre culture d’entreprise, vos valeurs et vos offres d’emploi. Utilisez les hashtags appropriés pour augmenter la visibilité de vos publications. Les annonces sponsorisées peuvent également vous aider à atteindre un public plus large et faciliter le processus de recrutement via les réseaux sociaux.

Création de contenu engageant pour captiver les talents potentiels

Pour attirer des candidats de qualité, il est essentiel de créer un contenu engageant. Utilisez des visuels attrayants, des vidéos courtes et captivantes et des témoignages de vos employés actuels pour montrer ce que votre entreprise a à offrir. Vous devez donner aux candidats l’envie de venir travailler pour votre entreprise.

Rédaction d’annonces d’emploi attrayantes et informatives

Lorsque vous publiez une offre d’emploi, assurez-vous qu’elle soit bien rédigée et informative. Mettez en avant les avantages de travailler pour votre entreprise et décrivez clairement les compétences et qualifications recherchées ainsi que les missions à réaliser. Soyez transparent sur le processus de recrutement pour éviter les malentendus.

Témoignages d’employés heureux pour une crédibilité accrue de votre entreprise

Les témoignages d’employés satisfaits sont une puissante preuve sociale. Demandez à vos employés actuels de partager leur expérience sur les réseaux sociaux et sur votre site web. Cela renforcera la crédibilité de votre entreprise et vous aidera avec le recrutement via les réseaux sociaux car il attirera des candidats qui partagent les mêmes valeurs.

Interaction avec les candidats pour optimiser le processus de recrutement

Une interaction proactive avec les candidats est essentielle pour optimiser votre recrutement via les réseaux sociaux. Répondez rapidement aux questions des candidats et maintenez un dialogue ouvert.

La rapidité dans les réponses

Les candidats apprécient les entreprises réactives. Assurez-vous de répondre rapidement aux messages, commentaires et demandes d’informations sur les réseaux sociaux. Cela montre que vous êtes sérieux au sujet du recrutement.

Organiser des événements en ligne

Les webinaires et les sessions de questions-réponses en direct sur les réseaux sociaux sont d’excellents moyens d’interagir avec les candidats potentiels. Cela permet également de montrer la culture de votre entreprise de manière authentique.

Externalisation du recrutement via les réseaux sociaux : une solution clé en main

Si vous cherchez à optimiser votre processus de recrutement via les réseaux sociaux sans pour autant investir de manière significative en ressources internes, l’externalisation pourrait être la solution idéale.

Les avantages de l’externalisation du recrutement via les réseaux sociaux

Cette stratégie présente de nombreux avantages : vous pouvez bénéficier de l’expertise d’une société spécialisée dans ce domaine, ce qui vous permettra de gagner du temps et de maximiser l’efficacité de votre campagne de recrutement. Voici quelques avantages clés :

Bénéficiez de l’expertise d’une société spécialisée dans le recrutement : Les sociétés d’externalisation du recrutement sont des experts dans l’utilisation des réseaux sociaux pour trouver des talents. Elles connaissent les meilleures pratiques, les tendances de recrutement en ligne, et disposent des outils nécessaires pour identifier rapidement les candidats les plus qualifiés.

Gain de temps : Externaliser le recrutement vous permet de vous concentrer sur vos activités principales, tandis que les experts se chargent de trouver les candidats. Cela réduit la charge de travail de votre équipe RH.

Accès à un réseau étendu : Les sociétés d’externalisation ont souvent des réseaux élargis de candidats potentiels, ce qui signifie que vous avez accès à un pool de talents plus vaste.

Comment choisir une société d’externalisation pour le recrutement via les réseaux sociaux ?

Lorsque vous choisissez une société d’externalisation pour vous trouver des talent via les réseaux sociaux, assurez-vous de prendre en compte les éléments suivants :

Expérience antérieure : Vérifiez le passé de la société en matière de recrutement sur les réseaux sociaux. Ont-ils déjà travaillé dans votre secteur d’activité ? Ont-ils obtenu des résultats positifs pour d’autres entreprises ?

Services offerts : Assurez-vous que la société offre un éventail complet de services, de la création de contenu à la gestion des campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux.

Références et témoignages : Demandez des références et lisez les témoignages d’autres clients pour avoir une idée de la qualité du service.

Tarification transparente : Clarifiez les coûts associés à l’externalisation. Assurez-vous de comprendre comment les tarifs sont structurés et qu’il n’y a pas de coûts cachés.

En externalisant votre recrutement via les réseaux sociaux à une société spécialisée, vous pouvez bénéficier de l’efficacité et de l’expertise d’une équipe dédiée. Cela vous permettra de tirer le meilleur parti des opportunités offertes par les réseaux sociaux pour trouver les talents dont vous avez besoin pour faire grandir votre entreprise.

En suivant ces conseils, vous pouvez attirer les meilleurs talents et renforcer votre équipe avec des professionnels qui partagent votre vision et vos valeurs. Les réseaux sociaux sont un outil puissant, utilisez-les à votre avantage pour bâtir une équipe exceptionnelle.

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L’externalisation est devenue une stratégie commerciale tangible et concrète pour le développement de l’entreprise. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 84 76 24 03.

Le digital : un outil efficace pour la gestion des congés et des absences du personnel

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La gestion des congés et des absences est une tâche à ne pas prendre à la légère. En effet, il est primordial qu’elle soit bien réalisée afin que l’entreprise puisse s’y retrouver dans la gestion des paies et des plannings de chaque salarié. Ce travail, très chronophage, prend du temps et peut rapidement devenir une source de tension entre les employés et les managers. C’est pourquoi, de nombreuses entreprises décident de digitaliser la gestion des congés et des absences. Cela est d’autant plus vrai depuis la crise sanitaire où ces derniers ont encore plus pris conscience des enjeux et des avantages du digital. Mais concrètement, quels en sont les atouts ? Pourquoi, en tant qu’entreprise, devrions-nous avoir recourt au digital pour la gestion des congés et des absences du personnel ? Nous vous en disons plus.

Gagner en temps et en productivité

Temps d’attente plus ou moins longue, erreur dans les plannings ou dans les saisies et transferts de données… La gestion manuelle des congés sur papier, – sous la forme de « fiche congés » – connaît des limites.

Vous êtes une entreprise et vous vous demandez quel est l’avantage premier de digitaliser la gestion des congés et des absences ? La réponse est sans appel : le gain en temps et en productivité. Concrètement, tout devient plus simple. Plus besoin de passer directement par le pôle RH pour pouvoir consulter les soldes et les disponibilités des jours et faire une demande de congé ou d’absence. On peut le faire en quelques clics depuis son PC, son téléphone portable ou sa tablette. Du côté du service RH, rien de plus simple : les managers reçoivent une notification de la demande en question et peuvent, eux aussi, via un écran, la valider ou refuser. De même, ces derniers ont une visibilité claire et immédiate sur les plannings, ce qui vient considérablement accélérer le traitement des demandes et réduire le risque d’erreur de gestion (par exemple, autoriser une absence à un collaborateur alors que son solde est nul). Ainsi, en supprimant toutes ces démarches encombrantes, les collaborateurs tout comme les managers gagnent du temps sur leur planning. Ils peuvent donc avancer plus rapidement dans leur travail et/ou se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Bon à savoir : selon le baromètre Edition Tissot, en 2019, 70 % des RH estimaient que l’utilisation d’outils digitaux était nécessaire pour une gestion efficace des congés et absences de leurs salariés. D’ailleurs, 55 % d’entre eux affirmaient avoir digitalisé cette activité.

Valoriser sa marque

En décidant de digitaliser la gestion de vos congés et absences, vous allez, dans un même temps, valoriser votre marque. En effet, sur le plan environnemental, la digitalisation de cette activité va limiter fortement l’utilisation du papier. Cela est un point pour valoriser votre démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). De même, en interne, le digital va faciliter et améliorer considérablement la communication et les interactions entre les membres de l’entreprise. Cela va aussi permettre de répondre aux nouvelles formes de travail apparues depuis la crise sanitaire comme le télétravail ou le travail à temps partiel. Plus globalement, c’est l’ensemble du bien-être et de la qualité de vie au sein de la société qui va être optimisé.

Garantir sa conformité à la législation

La gestion des congés et des absences est une activité encadrée par la loi française. En effet, les règles à suivre pour être en conformité avec la législation sont nombreuses : les 5 semaines de congés payés, les RTT, les congés spéciaux, les jours de fractionnement, les congés parentaux, de décès, ou sabbatique, ou encore ceux qui sont autorisés par des conventions collectives ou accords de branche, etc. Pas toujours facile de s’y retrouver. En effet, selon une étude de l’ANDRH, en 2020, 71 % des RH ont eu des difficultés à suivre les évolutions réglementaires. La digitalisation est aussi un bon moyen pour remédier à ce problème. En effet, l’automatisation va permettre à une entreprise d’assurer une conformité totale de la réglementation. Elle va apporter plus de transparence et limiter le risque d’erreur, notamment grâce à la traçabilité des demandes. En bref, les données sont récoltées, stockées et peuvent être consultées dans l’immédiat, ce qui est primordial pour constituer des bulletins de paie fiables.

Optimiser son pilotage

L’utilisation d’une plateforme digitale aide à optimiser son pôle RH. En effet, cet outil offre aux managers une vision à 360° sur le planning de l’ensemble du personnel de l’entreprise, ce qui leur permet de piloter efficacement l’organisation de leurs équipes. En un clic, ils peuvent disposer d’une vision globale de l’entreprise : les taux de présence des salariés, les périodes disponibles pour valider des demandes de congés et d’absences, la planification des projets de l’activité, le taux d’absentéisme, etc. De même, l’automatisation aide les RH à mieux sécuriser les données de la société (les sauvegardes automatiques régulières par exemple). Enfin, le pilotage est renforcé grâce au digital qui permet aux membres de l’entreprise de communiquer de manière instantanée. Ainsi, le digital est l’outil idéal pour améliorer l’organisation générale de son entreprise.

Contactez-nous !

Agences web, sites de e-commerce, spécialistes du marketing digital, start-up, pure players, etc., l’externalisation peut être une décision difficile à prendre, mais en confiant vos besoins en retouches d’images à un prestataire fiable et reconnu pour la qualité de ses services, votre entreprise gagnera un partenaire sur laquelle elle peut compter pour se développer et perdurer dans un contexte concurrentiel fort.

Avec plusieurs décennies de présence, ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en flexibilité, de réduire leurs coûts d’exploitation, important actuellement, en pleine récession économique.

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Externaliser son recrutement : les avantages

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Lorsqu’il s’agit de recrutement, les entreprises pensent souvent à tort qu’il existe seulement deux options : le recrutement en interne ou le recrutement via un cabinet spécialisé dans le domaine. Or, il y a encore une autre possibilité, trop généralement oubliée : l’externalisation du recrutement auprès d’un prestataire externe. Que ce soit pour une petite, moyenne ou grande structure, le BPO offre de nombreux avantages.

Pourquoi avoir recours à l’externalisation du recrutement ?

Le recrutement au sein d’une entreprise est une tâche importante, à ne surtout pas prendre à la légère. Sur le plan économique, d’après une étude de ManPower, HR voice et Opensourcing, le coût d’un recrutement raté oscille entre 30 000 € et 150 000 €. Le recrutement se doit donc d’être bien fait pour que l’entreprise en tire des bénéfices. Mais alors, pourquoi serait-il intéressant pour une société d’externaliser cette activité ?

Se libérer du temps

Une des premières raisons qui pousse les entreprises à déléguer leur recrutement à un prestataire externe est le gain de temps que cela apporte. En effet, cette tâche prend beaucoup de place dans une journée. En choisissant d’externaliser cette activité, la société se dégage du temps et peut ainsi se concentrer sur d’autres fonctions, souvent, à plus forte valeur ajoutée.

Pallier les difficultés de recrutement en interne

Une autre raison poussant les entreprises à opter pour l’externalisation du recrutement est la difficulté du recrutement en interne. Volume de recrutement trop important, faible visibilité, absence de retour de la part des candidats, l’attrait de profils inadaptés au poste ou encore la recherche de profils rares… Pour de diverses causes, il peut arriver qu’une entreprise peine à réaliser son recrutement en interne. Pour surmonter cet obstacle, il est intéressant de faire appel à l’expertise d’un prestataire externe qui, grâce à son expérience, va être en mesure de donner ou redonner une bouffée d’air au recrutement d’une société.

Le manque de ressources en interne

Souvent, une entreprise va avoir recours à l’externalisation d’une activité, car en interne, elle ne dispose pas des ressources nécessaires pour le faire. Au sein d’une entreprise, le recrutement est une tâche qui a un coût. Pour mener à bien cette activité, il faut généralement investir afin de se procurer certaines ressources. Or, celles-ci sont payantes et parfois, elles ne rentrent pas dans le budget de la société. Externaliser son recrutement auprès de prestataires externes qui, eux, possèdent toutes les ressources nécessaires, est un bon moyen d’optimiser ses chances de recruter.

Les avantages de l’externalisation du recrutement

Un accompagnement sur mesure

L’externalisation du recrutement présente de nombreux avantages pour une entreprise. L’un des plus gros avantages est qu’il lui permet de bénéficier d’un accompagnement personnalisé. En effet, le prestataire externe va prendre le temps comprendre les volontés et les besoins de la société, de s’imprégner de ses valeurs ou encore de déterminer précisément les profils qu’elle souhaite toucher. Tout cet accompagnement aide une société à trouver la meilleure stratégie qu’il soit concernant son recrutement.

Cibler des candidats à fort potentiel

Nous l’avons dit plus haut, pour une entreprise, l’externalisation du recrutement est un bon moyen d’avoir accès à de nouvelles ressources (CVthèques payants, sponsorisation d’annonce, compte premium sur LinkedIn, etc.). Celles-ci sont très performantes et permettent au prestataire externe de dénicher des candidats représentant le profil idéal pour le poste à la clé.

Gagner en visibilité

Un autre point positif de l’outsourcing : il permet de donner plus de visibilité à une entreprise. En effet, le prestataire externe est doté d’un réseau plus ou moins important où il va diffuser en masse des informations concernant la société. Cette stratégie permet non seulement d’améliorer la visibilité et l’image de l’entreprise, mais aussi, de répondre aux attentes des candidats qui cherchent à comprendre les enjeux du poste à pourvoir et à mieux connaître la société où ils vont éventuellement postuler.

Faire des économies

L’externalisation est très appréciée par les entreprises, notamment pour ses avantages économiques. En effet, on estime que le coût du recrutement est quatre à cinq fois moins élevé lorsqu’une société externalise cette activité. Cela s’explique en grande partie par l’efficacité du processus de l’externalisation qui réduit considérablement les délais de recrutement. En effet, selon des statistiques de HR Magazine, l’outsourcing peut réduire les délais en moyenne de 30 % à 50 %. Il y a donc moins de temps consacré à la recherche d’un candidat et donc, par conséquent, moins d’argent à investir.

L’externalisation du recrutement chez ProContact

« Nous faisons de l’externalisation de recrutement. Les missions concernant cela sont diverses et variées. Celle qui nous est la plus fréquemment demandée est l’aide au tri de CV. Concrètement, nous allons aider une entreprise à trier les CV des candidats et retenir uniquement ceux qui sont dans la cible », explique Bénédicte Bathurst, la Directrice Générale de ProContact. Néanmoins, l’externalisation du recrutement ne s’arrête pas là. Elle peut aussi concerner les tâches suivantes :

  • La description du poste et la rédaction de la fiche de poste et de l’offre d’emploi
  • La diffusion de l’offre d’emploi
  • La réception des dossiers des candidats
  • L’évaluation des candidats et/ou la présélection des meilleurs candidats
  • Les entretiens d’embauche
  • Le choix du talent à recruter

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L’externalisation RH : des missions et des avantages multiples

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L’externalisation des ressources humaines est l’un des marchés comptabilisant le plus de demandes dans le BPO. Et pour cause : cette pratique délivre de nombreux avantages. En effet, les entreprises, petites, moyennes ou grandes, ont de plus en plus tendance à déléguer durablement la prise en charge partielle ou totale de leurs missions RH à un prestataire externe. Le but pour ces sociétés est d’externaliser des tâches administratives sans valeur ajoutée, chronophages, répétitives et non stratégiques, car très souvent, ce type de travail éloigne les responsables de leurs objectifs. Ainsi, parmi les demandes les plus populaires dans le domaine, on retrouve la gestion de la paie, le recrutement, l’évaluation, la gestion administrative du personnel, le conseil juridique, la formation ou encore la mise en place d’un SIRH. De cette pratique, les entreprises en tirent des bénéfices considérables :

Du temps

La gestion des ressources humaines est une tâche qui prend énormément de temps aux entreprises. En effet, c’est un travail minutieux qui nécessite une grande attention dans certains domaines comme la paie ou le recrutement. De plus, ces missions RH sont très souvent peu rentables. Les entreprises ont généralement tout intérêt à les confier à un professionnel extérieur afin de se dégager du temps et de l’énergie pour se recentrer sur le cœur de leur métier. Dans un même temps, l’externalisation va leur permettre de placer leurs salariés sur des tâches plus importantes, avec une plus forte valeur ajoutée.

Des économies d’argent

L’externalisation RH a le don de séduire plusieurs entreprises pour ses avantages économiques puisqu’elle permet de réduire certains coûts. Cela est particulièrement vrai sur l’aspect des dépenses relatives au recrutement. On estime qu’en moyenne, deux salariés affiliés à la gestion des ressources humaines coûtent entre 200 000 et 300 000 euros par an. L’externalisation aide à faire des économies en réduisant, par exemple, le coût du plan de formation. Rien qu’en déléguant ses processus de recrutement en interne, les économies de l’entreprise peuvent varier entre 30 et 60 %.

Un travail plus qualitatif

La gestion des missions RH exige certaines compétences. Déléguer cette fonction à des professionnels dans le domaine est un bon moyen pour les entreprises d’obtenir un rendu de travail de qualité. Cette expertise est d’autant plus importante dans certains processus comme la gestion de la paie des salariés où la moindre erreur peut avoir des conséquences importantes pour la société. De même, il est intéressant pour les entreprises d’externaliser des fonctions où les risques légaux relatifs sont majeurs. En effet, les lois sont en constante évolution. Pour les chefs d’entreprise, c’est un réel défi de rester informés sur les dernières nouvelles règles en vigueur et d’être à jour sur leurs applications. 

L’externalisation RH chez ProContact

« En matière d’externalisation RH, nous faisons majoritairement de la gestion de la paie », confie Bénédicte Bathurst, la Directrice générale de ProContact. Sur cet aspect, l’entreprise ne travaille qu’avec des sociétés mauriciennes. 95 % de nos clients sont issus de la France et des départements d’outre-mer. Mais sur ce volet RH de la gestion de la paie, nous travaillons essentiellement en local en intervenant pour le compte des entreprises mauriciennes. Cela n’est pas un choix que nous nous sommes imposés. Nous répondons simplement aux opportunités qui nous sont présentées. En l’occurrence, dans ce cas précis, nous avons beaucoup plus de demandes sur Maurice qu’ailleurs », explique la directrice. ProContact se positionne aussi sur d’autres tâches, plus pointilleuses, issues du domaine RH. 

« Nous travaillons aussi sur du sourcing de candidats, c’est-à-dire du recrutement. Ce genre de demande explose en ce moment, notamment du côté des sociétés françaises qui font face à de gros problèmes de recrutement dans leur pays. Sur ce type de mission, nous pouvons les aider de deux manières. Premièrement, nous pouvons prendre en charge toute la partie sur le tri de CV. Notre travail va être de trier les CV et de cibler ceux potentiellement intéressants pour l’entreprise. Dans un second temps, nous pouvons aussi nous occuper des entretiens. Par exemple, dernièrement, nous avons travaillé pour une agence d’intérim en ligne où l’objectif était de faire la gestion des premiers entretiens d’embauche. Sur cette fonction, nous allons prendre en compte les critères que l’entreprise nous transmet et nous allons recruter les personnes qui cochent toutes les cases pour valider le post. Tout ce travail de fond que l’on va réaliser va permettre à la société de bénéficier d’un service de recrutement fiable et qualitatif », explique Bénédicte Bathurst. 

L’externalisation RH n’est pas la seule fonction sur laquelle ProContact intervient. En effet, la société dispose d’un domaine d’activité vaste avec des missions variées telles que la gestion des leads, la prise de rendez-vous, la création de sites internet et de logos ou encore de l’assistance commerciale. Pour en savoir plus sur les demandes de BPO traitées par ProContact, référez-vous à l’interview intégrale de Bénédicte Bathurst.

Contactez-nous !

Comment pouvons-nous vous aider à préparer votre entreprise à passer le cap de la Grande démission, chez ProContact ? L’externalisation est notre métier, y compris en période de récession : comptez sur nous pour vous aider à planifier, fixer vos objectifs et vos cibles ! Chez ProContact, nous vous accompagnons étroitement dans l’inclusion de cette solution dans votre stratégie commerciale. Nous vous proposons sans tarder une adaptation inédite de votre façon de travailler grâce à l’arrivée de ressources situées ailleurs, sans perdre en temps, en argent et en qualité.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients quelle que soit la situation et en toute transparence.

L’externalisation est devenue une stratégie commerciale tangible et concrète pour le développement de l’entreprise. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 84 76 24 03.

Comment utiliser l’externalisation pour contrer la Grande démission ?

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Tout a commencé aux États-Unis, où les entreprises doivent faire face à une pénurie de main-d’œuvre depuis 2021. Selon les spécialistes, cette pénurie résulte de nombreuses raisons le plus souvent liées entre elles. Si ce phénomène ne devrait pas perdurer, il peut servir de tremplin pour votre entreprise, si vous songiez à externaliser ou un plusieurs services.

La Grande Démission : de quoi s’agit-il ?

Selon Wikipédia, alors que depuis les années 2000 jusqu’à 2019, le taux de démission aux États-Unis n’avait jamais dépassé 2,4 % des travailleurs par mois, la Grande Démission (Great Resignation) a commencé à prendre suffisamment d’ampleur pour marquer les esprits à partir de juillet 2020. En effet, à la suite de la pandémie de Covid-19, 4,5 millions d’Américains insatisfaits de leur travail ou de leur salaire ont quitté leur emploi avec un pic en novembre 2021. Les métiers de la restauration et du commerce sont les plus touchés.

Si la tendance s’est peu à peu apaisée, une enquête de McKinsey révèle que 40 % des 5 774 personnes interrogées sont toujours assez susceptibles de quitter leur emploi dans un avenir proche.

Pénurie de main-d’œuvre : quelles conséquences pour les entreprises ?

Sans main-d’œuvre, l’entreprise ne peut plus fonctionner, donc produire, satisfaire ses clients, se développer et être profitable. Or, c’est exactement ce qui est en train de se passer actuellement avec cette Grande démission : les entreprises voient leurs effectifs réduire de plus en plus tout en ayant du mal à embaucher !

En Occident, les viviers de talents sont épuisés à tel point qu’il est difficile de trouver et de convaincre les profils qualifiés ou spécialisés. La France ne fait pas exception, il suffit de regarder les rapports officiels publiés par les organismes spécialisés.

L’externalisation pour rebondir sur la Grande démission

La Grande démission serait également en train de se propager en Europe. Or, elle ne doit pas être une fatalité. Grâce à l’externalisation, ce mouvement peut être mis en sourdine tandis que l’entreprise continue à produire et à se développer. En effet, l’externalisation est aujourd’hui une stratégie commerciale suffisamment solide et fiable pour avantager les entreprises désireuses de se préparer de manière rationnelle au manque de main-d’œuvre.

Atteignez vos objectifs de rentabilité grâce à l’externalisation

Lorsque le nombre d’employés diminue progressivement, le travail prend du retard ou n’avance plus. Comment une entreprise peut-elle se développer si plus personne n’est disponible pour prendre en charge, par exemple, les tâches chronophages, mais essentielles ? Comment peut-elle générer des revenus et des profits si un maillon de sa chaîne de production s’affaiblit ? Qui plus est, le départ de chaque employé rime avec le départ des connaissances. Or, le temps presse, le recrutement traditionnel coûte cher, sans parler du temps nécessaire pour former les nouvelles recrues avant qu’elles ne soient opérationnelles.

Chez ProContact, nous prenons en charge pour votre entreprise :

  • Accueil téléphonique ;
  • Sondages, enquêtes, études de satisfaction ;
  • Télémarketing et téléprospection (prise de rendez-vous, prospection…) ;
  • Qualification de fichiers ;
  • Gestion et enrichissement des bases de données ;
  • Fidélisation des clients ;
  • Assistance technique (hotline, webhelp, support technique) ;
  • Service après-vente (SAV), service client ;
  • Prospection B2B / B2C ;
  • Télésecrétariat ;
  • Relation client ;
  • Outil GRC et logiciel CRM ;
  • Enquêtes de satisfaction ;
  • Ressources humaines ;
  • Externalisation digitale ;
  • Etc.

Ne vous souciez plus de l’augmentation des cotisations et des salaires

Les salaires et les cotisations sociales augmentent chaque année et il est difficile dans le contexte actuel d’offrir salaires plus élevés, des avantages encore plus étendus, de financer les cotisations salariales. Les candidats refusent aujourd’hui et catégoriquement d’intégrer les entreprises en perte de main d’œuvre. Avec l’externalisation, ces aspects sont gérés par le prestataire, qui a la charge de ses agents.

Pour une couverture la plus complète possible de vos besoins, comptez sur le Service Digital de ProContact pour répondre à vos besoins en :

  • Maintenance / refonte de sites web ;
  • Gestion e-commerce ou réseaux sociaux ;
  • Traitement de dossiers ;
  • Design & graphisme ;
  • Ou encore de création de contenus.

Recrutez une main-d’œuvre fidèle

L’externalisation garantit la disponibilité de la main-d’œuvre. En effet, tout départ d’agent chez le prestataire reste transparent pour ses clients, qui peuvent ainsi continuer à recevoir leurs prestations en toute sérénité.

Une main-d’œuvre disponible en toutes circonstances

La pandémie a permis au secteur de l’externalisation de prouver sa grande flexibilité. Ainsi, de nombreux prestataires, comme ProContact, ont été capables de maintenir leurs services malgré les confinements, grâce au télétravail.

Une main-d’œuvre à forte valeur ajoutée

Aujourd’hui, les salariés sont à la recherche d’un salaire et des avantages plus élevés, tout en exerçant un métier qui ne soit pas répétitif et fastidieux. L’externalisation permet aux entreprises d’offrir les deux premiers avantages en prenant en charge ledit métier répétitif et fastidieux. En conséquence, l’entreprise peut garantir un cadre de travail épanouissant à ses salariés, dans lequel ils peuvent véritablement se concentrer sur leur cœur de métier.

Contactez-nous !

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Comment préparer vos employés à l’externalisation ?

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L’externalisation ne doit pas être perçue comme une épreuve, mais une étape dans le développement de l’entreprise et de l’évolution de ses employés. Aujourd’hui encore, même si cette solution a fait ses preuves, le secteur du BPO souffre d’une image erronée, selon laquelle il supprimerait les emplois. En conséquence, lorsque l’outsourcing est évoqué, il n’est pas rare que la démotivation et la peur s’installent chez les ressources internes. Voici comment parer à cette éventualité.

Les conséquences de l’externalisation sur la motivation des employés

En l’absence de transparence et cela même si l’externalisation est très faiblement susceptible d’affecter le bon déroulement de certaines tâches et des responsabilités, les employés peuvent perdre « foi » en leur entreprise. Ils sont encore plus susceptibles d’aller postuler chez la concurrence ou même de changer de secteur professionnel.

Qu’il s’agisse des postes de base ou de direction, il est tout à fait naturel que les employés affichent une crainte sincère pour leur avenir au sein de l’entreprise lorsque l’outsourcing est évoqué. Cela est encore plus vrai au sein des PME en cette période de récession que le monde entier traverse actuellement.

Quelles tâches l’entreprise peut-elle externaliser ?

L’éventail de tâches susceptibles d’être externalisées est vaste. Chez ProContact, nos services sont les suivants :

  • Accueil téléphonique ;
  • Télé secrétariat ;
  • Sondages, enquêtes, études de satisfaction ;
  • Télémarketing et téléprospection (prise de rendez-vous, prospection…) ;
  • Qualification de fichiers ;
  • Gestion et enrichissement des bases de données ;
  • Fidélisation des clients ;
  • Assistance technique (hotline, webhelp, support technique) ;
  • Service après-vente (SAV), service client ;
  • Prospection B2B / B2C ;
  • Télésecrétariat ;
  • Relation client ;
  • Outil GRC et logiciel CRM ;
  • Enquêtes de satisfaction ;
  • Ressources humaines ;
  • Externalisation digitale ;
  • Etc.

Pour une couverture la plus complète possible de vos besoins, comptez sur notre Service Digital pour répondre à vos besoins en :

  • Maintenance / refonte de sites web ;
  • Gestion e-commerce ou réseaux sociaux ;
  • Traitement de dossiers ;
  • Design & graphisme ;
  • Ou encore de création de contenus.

L’importance de préparer les ressources internes à l’externalisation

Pour sa réussite, l’externalisation doit être un projet complet, c’est-à-dire, capable de prendre en considération les ressources internes. Ces dernières doivent adhérer à cette étape, afin d’assurer le succès de la démarche dans son ensemble.

Mais comment présenter un tel projet à des personnes qui craignent pour leur emploi, leur salaire, leur évolution au sein de l’entreprise ? Voici des actions concrètes, rapidement applicables.

L’externalisation comporte de nombreux avantages pour eux

L’externalisation est plus qu’une solution qui consiste à déléguer une partie des tâches jusqu’ici accomplies par les ressources internes de l’entreprise. En choisissant cette stratégie, l’employeur leur offre un environnement propice au développement personnel et professionnel :

  • En réduisant leur charge de travail ;
  • En optimisant la répartition du travail ;
  • En diminuant le niveau de stress au travail ;
  • En leur offrant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Faites les présentations

Une fois le processus d’externalisation engagé, organisez une réunion formelle durant laquelle les deux équipes, celle interne et celle externe, vont avoir le temps suffisant pour échanger et faire connaissance.

À moins qu’une rencontre physique soit possible entre les deux équipes, pensez aux nombreuses applications de réunion faciles à prendre en main.

Organisez des projets communs

L’externalisation est un partenariat entre une entreprise, ses équipes, son prestataire et les agents de ces derniers. Et qui dit partenariat, dit collaboration. Quoi de mieux que des projets collaboratifs afin que les employés de chaque partie puissent faire connaissance ? Cette stratégie permet également de calibrer la répartition de la charge de travail.

Renforcez l’esprit d’équipe et encouragez les efforts

L’esprit d’équipe est plus que jamais la pierre angulaire d’un projet d’externalisation. L’idée est que les ressources internes, mais aussi externes, se sentent à l’aise tout en développant des liens de plus en plus forts. N’hésitez pas à organiser des événements ponctuels qui sortent légèrement du cadre professionnel afin de délier les tensions.

Intégrez les agents externalisés à votre entreprise

L’intégration rime avec externalisation. En effet, pour un projet d’outsourcing réussi, pérenne et sérieux, il est essentiel qu’en tant que commanditaire, vous fassiez tous les efforts nécessaires afin que vos agents externalisés puissent se sentir à l’aise. Ils ont été engagés non pas comme des éléments à part, mais pour former une extension de votre entreprise. En ce sens, ils doivent être traités avec le même égard que vos ressources internes.

Faites également en sorte que le message passe au sein de vos équipes sur place !

L’externalisation, une solution gagnante pour l’entreprise et ses employés

Lorsqu’elle est prise en main de manière responsable, réfléchie, humaine, l’externalisation est plus qu’un service pour l’entreprise. Il s’agit d’un bénéfice qui doit également s’étendre aux employés. En privilégiant la communication, cette étape n’en sera que positive et profitable.

En conclusion

La communication est sans nul doute l’élément principal d’une externalisation réussie. En effet, en tant qu’entreprise, vous avez le devoir de tout faire pour rassurer vos ressources internes, afin que celles-ci puissent à leur tour mettre en œuvre leur savoir-faire et participer à l’avancement de votre projet.

Si l’idée de parler d’externalisation à vos équipes vous intimide, gardez en tête que le silence risque, au contraire, de vous faire perdre leur confiance et leur loyauté envers vous, employeur, donc directement envers l’entreprise.

Contactez-nous !

L’externalisation est devenue une stratégie commerciale tangible et concrète pour le développement de l’entreprise et ProContact fait partie des acteurs majeurs de ce secteur dans la région. L’externalisation est notre métier : comptez sur nous pour vous aider à planifier, fixer vos objectifs et vos cibles ! Chez ProContact, nous vous accompagnons étroitement dans l’inclusion de cette solution dans votre stratégie commerciale. Nous vous proposons sans tarder une adaptation inédite de votre façon de travailler grâce à l’arrivée de ressources situées ailleurs, sans perdre en temps, en argent et en qualité.

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Bien gérer une équipe externalisée

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De nombreuses entreprises, peu importe leur stade d’évolution sur le marché, ont choisi le recrutement d’une équipe offshore pour gagner en efficacité, en productivité, en compétences et faire des économies substantielles. Comment ces entreprises ont-elles réussi à gérer cette équipe ? Comment ont-elles réussi à faire cohabiter cette dernière, à la faire collaborer avec leurs propres ressources internes ? L’externalisation ne consiste pas à approcher un prestataire, à recruter ses ressources et à vérifier la progression du travail demandé, comme cela se fait au bureau. Voici nos conseils pour un partenariat d’externalisation réussi.

Mettre en œuvre les bonnes stratégies et les bons outils 

L’externalisation est certes une stratégie commerciale désormais bien rodée, mais elle n’en est pas moins dénuée de défis à relever. En tant qu’entreprise en demande, vous devez analyser, essayer, mettre en œuvre certaines stratégies et les meilleurs outils pour gérer votre équipe tierce.

Qu’est-ce qu’une équipe externalisée ?

On parle d’équipe offshore lorsqu’une main-d’œuvre opère en dehors du pays où se trouve l’entreprise. Pour concrétiser ce concept, prenons l’exemple de l’entreprise ayant des besoins en téléprospection et en télémarketing. Aujourd’hui, au lieu de passer par des processus lourds et coûteux de recrutement local, il est possible de recruter une équipe spécialisée située à l’étranger.

ProContact propose un large éventail de services afin que les entreprises puissent gagner du temps, mieux répartir les tâches entre leurs ressources internes et dépenser moins en main-d’œuvre :

  • Accueil téléphonique
  • Télé secrétariat
  • Sondages, enquêtes, études de satisfaction
  • Télémarketing et téléprospection (prise de rendez-vous, prospection…)
  • Qualification de fichiers
  • Gestion et enrichissement des bases de données
  • Fidélisation des clients
  • Assistance technique (hotline, webhelp, support technique)
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  • Prospection B2B / B2C ;
  • Télésecrétariat ;
  • Relation client ;
  • Outil GRC et logiciel CRM ;
  • Enquêtes de satisfaction ;
  • Ressources humaines ;
  • Digital.

Nos conseils pour bien gérer vos ressources humaines externalisées 

Pour répondre à toutes les difficultés susceptibles de se présenter dans le cadre d’une équipe externalisée, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place.

Sélectionner l’équipe adéquate

Avant de parler de gestion, parlons de ladite équipe externalisée. En fonction des besoins de votre entreprise, de vos objectifs commerciaux, il est important de sélectionner les agents présentant les profils adéquats. Les points à prendre en considération pour choisir les travailleurs externalisés pertinents :

Appuyez-vous en permanence sur les objectifs à long terme de l’entreprise. Pour les atteindre, il peut être utile de recruter une personne en interne, dont la responsabilité sera de gérer la sélection des ressources délocalisées.

L’évaluation des performances

Les évaluations basées sur les performances permettent d’avoir une meilleure visibilité sur les forces et faiblesses de l’équipe proposée par votre prestataire d’externalisation. Pour une collaboration fluide dénuée de tout malentendu, n’hésitez pas à préparer une liste de tâches à tester. Cette technique permet tout simplement de définir le niveau de compétences requis pour travailler sur des projets particuliers.

La patience

La constitution d’une équipe externalisée peut demander du temps, mais il faut être patient : en dépend le succès de la gestion à venir.

Priorité à la communication

Vous devez être précis quant à vos objectifs et cela dès le début du projet ! Définissez clairement les jalons, les priorités, les cibles et les délais propres à votre projet. Pour un résultat toujours à la hauteur des attentes de votre entreprise, programmez des contrôles et des réunions hebdomadaires ou alors quotidiennes pour être toujours au fait de l’avancement de vos projets.

On trouve aujourd’hui suffisamment d’outils pour faciliter la communication dans le cadre d’une collaboration offshore :

  • Messagerie instantanée et e-mail ;
  • Appels audio et vidéo ;
  • Vidéo-conférence.

Établir un flux de travail compréhensible par tous et organisé

Pour tous les projets, les responsables savent établir des procédures opérationnelles étape par étape. Cette stratégie est reconnue pour permettre de rationaliser le flux de travail et le processus de développement de l’entreprise.

Dans le cadre d’une bonne gestion d’équipe externalisée, il est important de consigner les procédures de l’entreprise sur des documents accessibles à toutes les personnes impliquées. En ayant des informations à portée de main, lorsqu’elles sont rapides à comprendre et à mettre en œuvre, les agents externalisés apprennent et appliquent rapidement les normes à respecter.

Évitez la microgestion

Wikipédia nous rappelle que « La microgestion est un style de management où le manager observe ou contrôle étroitement le travail de ses subordonnés ou employés. Ce type de management se caractérise par un contrôle excessif, ou donnant trop d’attention aux détails. ». Or, les équipes externalisées sont tout simplement et naturellement taillées pour l’autogestion. Lorsqu’elles sentent que leurs commanditaires leur font confiance, elles sont toujours prêtes à faire des efforts supplémentaires pour la réussite du projet.

Les moyens pour donner à chaque membre de l’équipe offshore le maximum d’autonomie sont nombreux :

  • Formation d’accueil ;
  • Communication simple et claire des objectifs de l’entreprise ;
  • Utilisation des outils adéquats pour faciliter le travail et la collaboration à distance ;
  • Le recrutement d’un chef de projet local pour la supervision des opérations de tous les jours ;
  • Etc.

L’importance des interactions humaines

Entre la pandémie de COVID-19, des gestes barrières et autres restrictions imposées partout dans le monde, le travail à distance est rentré dans les mœurs. Mais pas pour tout le monde. En effet, vous constatez peut-être que certains employés luttent quotidiennement pour travailler dans un cadre moins tangible. Pour certains, le travail à distance a généré un fort sentiment d’isolement.

L’ajout d’une équipe externalisée à l’équation peut renforcer ce sentiment, affectant le bien-être mental et la productivité. Pour éviter une régression dans le développement de l’entreprise du fait de ce mode de fonctionnement, les managers doivent encourager les interactions sociales entre les membres de l’équipe externe et les équipes internes.

Cela passe, par exemple, à travers des réunions régulières, des activités de renforcement de l’esprit d’équipe via Zoom, Skype ou toute application de vidéoconférence. Toujours dans cet esprit, pourquoi ne pas créer un canal de discussion ou un salon de discussion sur un outil de communication ?