Externalisation BPO pour PME francophones — proximité, flexibilité et accompagnement sur mesure. ProContact, partenaire à taille humaine depuis 2001.

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Externalisation : quelles sont les meilleures pratiques pour un partenariat réussi ?

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Contrairement à ce que l’on pourrait croire, l’externalisation n’est pas destinée à débarrasser l’entreprise cliente d’un service, d’une tâche. Comme évoqué dans notre article sur le partenariat avec votre fournisseur d’externalisation, il s’agit avant tout d’une relation de confiance. Il s’agit en réalité d’un partenariat, d’une collaboration étroite dans laquelle le client dispose en amont des procédures appropriées pour la gestion des agents mis à disposition par son prestataire. Ainsi, ce point est essentiel pour une coopération solide, pérenne et en toute transparence pour les deux parties.

Les points importants à respecter pour un partenariat réussi durant une externalisation

Les méthodes de communication

Identification des méthodes de communication, des préférences et des procédures : en tant que client, vous devez définir clairement vos attentes en matière de communication, cela avant même de signer votre contrat d’externalisation. Lorsque vous auditerez les différents call centres, interrogez vos interlocuteurs sur les points suivants :

  • Leur méthode de communication privilégiée (e-mail, téléphone, conférence, etc.). Profitez-en pour faire le point sur vos propres outils de communication afin de trouver un consensus avec votre partenaire s’il y a trop de différences !
  • La fréquence des réunions destinées à planifier et à élaborer des stratégies ;
  • La fréquence des réunions pour l’évaluation des performances ;
  • Le calendrier des mises à jour sur l’avancement de votre projet ;
  • La définition des délais (dès le début, au fur et à mesure, ajustables, etc.)

Misez sur un fournisseur enclin à communiquer souvent, ceci pour deux raisons principales :

  • Une meilleure productivité pour vous et son équipe ;
  • Un sentiment d’implication concret pour chaque partie

Ajoutons à cela que la communication ouverte doit également comporter des limites, celles de chaque partie.

L’établissement de points de repère et de mesures

Bien entendu, en externalisant un service, vous vous attendez à des résultats. Qu’il s’agisse d’objectifs globaux à long terme ou de repères à court terme, vous aurez des objectifs et attendrez des résultats. Il est donc crucial de mettre en place des points de repère et des mesures tout le long du partenariat. Interrogez vos fournisseurs potentiels sur les points suivants :

  • Leur proposition de valeur, c’est-à-dire à quelle problématique répondent-ils exactement ?
  • Quels éléments analyseront-ils dans le cadre de votre projet ?
  • Quelles seront les données de référence ?
  • Comment se fera le choix des indicateurs de succès ?
  • Quels sont les paramètres externes à examiner ?
  • Quels retours de votre part devront impérativement être pris en compte par le prestataire ?
  • Quelles sont les données que vous devrez fournir pour compléter chaque reporting ?
  • Quels sont les systèmes de reporting utilisés ?
  • Quels seront les niveaux d’accès aux systèmes de communication de données de votre entreprise et dédiées au service externalisé ?

Les méthodes de transmission des reportings

De quelle manière votre fournisseur va-t-il vous envoyer les rapports ? Là encore, l’organisation est de mise, bien avant la signature du contrat. Les points à vérifier :

  • Les canaux utilisés pour présenter les rapports ;
  • La fréquence dans la présentation des résultats ;
  • La possibilité de personnaliser les reportings pour la clientèle de l’entreprise demandeuse

Ces éléments sont essentiels, car en tant que partie prenante, vous avez besoin de pouvoir faire entièrement confiance à votre partenaire d’externalisation. En dépendent vos objectifs, qui peuvent être compromis si vous devez trouver les informations pertinentes dont vous avez besoin parmi une quantité trop importante de données envoyées en vrac. Mettez l’accent sur les indicateurs de performance clé (KPI) et les stratégies possibles pour l’amélioration de votre stratégie.

Une collaboration fluide depuis l’intérieur vers l’extérieur

En tant qu’entreprise commanditaire, vous devez vous poser une question essentielle : comment pouvez contribuer à l’évolution des agents de votre prestataire d’externalisation ?

Chez ProContact, nous disposons de tout le matériel et de toutes les technologies dont vous pouvez avoir besoin pour la prise en main efficace de vos ressources humaines, de votre service d’enquête de satisfaction pour évaluer la qualité de vos prestations, votre télésecrétariat, téléprospection et télémarketing. En contrepartie, vous pouvez nous aider à améliorer votre projet grâce aux détails du contrat, aux matériaux de marque, les descriptions de produit, etc. Obtenez une prestation sur mesure en faisant preuve de réactivité à travers vos commentaires ou vos livrables. Partagez de manière transparente les informations telles que :

  • Les types d’informations sécurisées dont vous aurez besoin ;
  • Les détails que sommes-nous autorisés à divulguer à des fournisseurs tiers ;
  • La disponibilité de moyens sûrs pour les transferts d’informations sensibles ;
  • Les informations qui peuvent être partagées publiquement, celles qui doivent rester confidentielles ;
  • Les personnes désignées pour délivrer les diverses approbations ;
  • Les systèmes ou outils utilisés pour partager les projets et exprimer les commentaires (Google Docs, Dropbox, Adobe Creative Cloud, Microsoft OneDrive, etc.)

L’externalisation est la meilleure réponse pour les entreprises en manque de temps et de ressources pour atteindre leur objectif ultime : satisfaire leurs propres clients ! Il est donc important de prendre le temps nécessaire afin de mettre à plat les éléments essentiels tels que les modes de communication.

Transformez votre projet d’externalisation en un partenariat solide et durable !

Une externalisation réussie est en réalité une collaboration fluide et transparente entre équipe interne et équipe externalisée. L’absence de communication, d’objectifs et de mesures compréhensibles et applicables par tous est un point qu’il est vital d’éclaircir avant de signer.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues et surtout dotés d’un grand sens de la persuasion, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de transformer leur projet. N’investissez plus des sommes trop importantes le recrutement de talents, nous sommes là, pour vous ! Cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

 

Pour aller plus loin

Zoom sur l’externalisation du télésecrétariat

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En tant qu’entreprise, vous ne trouvez pas ou plus le temps de gérer certaines tâches importantes à votre bon fonctionnement, mais qui prennent beaucoup trop de temps et ne rapportent pas d’argent. En conséquence, vous avez décidé de déléguer cette tâche à une tierce personne, spécialisée dans le télésecrétariat. Vous avez besoin d’une solution supplémentaire pour gagner en productivité et diminuer vos coûts ? ProContact vous propose une prestation de secrétariat à distance de qualité professionnelle grâce à des agents triés sur le volet et formés en permanence !

Votre télésecrétariat par ProContact

En externalisant votre télésecrétariat auprès de ProContact, nos agents formés, présents à Maurice, Madagascar et Rodrigues, prendront en charge à distance les divers aspects administratifs de votre entreprise : accueil téléphonique, saisie de données, classement des documents électroniques professionnels, prise de rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, retranscription de divers documents, rédaction de devis, mise à jour de l’agenda, informer la clientèle par e-mail, téléphone, sms, etc.

Les avantages à externaliser votre télésecrétariat

Grâce à la digitalisation, les frontières s’effacent virtuellement entre les entreprises à tel point, qu’il est désormais plus facile de déléguer certaines tâches à des compagnies spécialisées. Ajoutons à cela la qualité des réseaux internet, les logiciels de partage, de discussion instantanée et la communication prend une nouvelle dimension.

Si votre entreprise connaît des difficultés dans la gestion des tâches administratives quotidiennes, mais qu’elle a un besoin impérieux d’engager une personne pour les prendre en charge, si elle a essayé le télésecrétariat, mais qu’elle n’en est pas satisfaite, ProContact s’adresse à vous !

Gagnez sur tous les plans grâce à l’externalisation de votre télésecrétariat

En temps et en argent

ProContact met à votre disposition des agents formés et compétents, mais surtout à des prix concurrentiels. Si les coûts salariaux étaient une problématique pour votre entreprise, notre centre d’appel vous permet d’optimiser cet aspect. Cela vaut également pour la formation et le matériel, que nous fournissons !

Une productivité maintenue et accrue

En tant que patron, vous disposez d’un agenda suffisamment rempli pour ne plus avoir le temps, par exemple, de vérifier et de gérer la qualité du travail. Ainsi, votre secrétaire doit être productif et apporter une valeur concrète à votre entreprise. Si son travail est souvent et injustement décrit comme à « basse valeur ajoutée », en réalité, son soutien est vital pour la bonne marche de votre organisation dans son ensemble.

Une grande flexibilité

Si une journée de travail dure 8 heures, en réalité, les salariés ne passent pas ses 8 heures à produire. Or, en tant que patron ou de chef de département, vous travaillez bien plus que 8 heures par jour. Si vous effectuez des heures supplémentaires, si vous êtes cadre, vous avez besoin d’un soutien disponible aux mêmes horaires que vous. Chez ProContact, nous prenons en charge votre télésecrétariat en fonction de vos besoins !

Choisir ProContact, un partenaire d’externalisation télésecrétariat de confiance

ProContact accompagne les entreprises depuis plus de 18 ans : nous savons ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas !

En tant que spécialistes BPO, nous représentons chaque client avec le même soin et délivrons des prestations professionnelles et de qualité.

Nous prenons la sécurité de vos informations à cœur, aussi toutes les données confidentielles sont traitées avec le plus grand soin. Votre confiance est notre moteur !

Nous proposons des prestations à des horaires flexibles, avec la possibilité d’augmenter les heures de disponibilité en fonction de vos besoins. Fin de mois, exercice financier, campagne marketing, conclusion de transaction, votre télésecrétariat externalisé répondra présent pendant les pics de charge.

Nos agents peuvent être formés si vous avez besoin de compétences spécialisées. Le télésecrétariat est un vaste métier et toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins. Besoin de services complémentaires ? Relecture / révision de documents, traductions, demandez une prestation personnalisée !

Lorsqu’il est temps d’externaliser votre télésecrétariat

Si en plus de votre travail vous devez également gérer les demandes de vos clients, répondre aux appels téléphoniques, aux e-mails, prendre les commandes ? Votre entreprise est en danger : votre temps doit être utilisé pour innover, promouvoir votre service ou produit, créer des stratégies marketing et d’entreprise afin que cette dernière évolue et gagne en positionnement sur le marché. L’externalisation de votre télésecrétariat est sans nul doute la solution la plus pertinente pour gagner du temps et économiser de l’argent tout en vous concentrant sur votre cœur de métier !

ProContact est un centre de contact spécialisé dans plusieurs métiers. Plus que des secrétaires téléphoniques, nos agents sont formés pour prendre en main une large gamme de services d’assistance et créer une atmosphère de confiance avec vos clients et ressources internes.

Nos services sont personnalisables, aussi, vous avez la possibilité d’accueillir vos appelants avec un message spécifique grâce à un script que vous fournirez.

Envie de transformer votre secrétariat en valeur ajoutée pour l’entreprise ?

À l’heure actuelle, votre entreprise a tout à gagner à externaliser son télésecrétariat, ce qui lui permettra de conserver son efficacité et d’en gagner. Ajoutons à cela les économies sur les coûts salariaux, qui peuvent être exorbitants si vous souhaitez embaucher une personne sur place. Pour une solution peu coûteuse et surtout efficace, l’externalisation avec ProContact est la réponse !

Faites le point sur vos besoins en secrétariat et ProContact viendra en renfort ! Que vous ayez besoin d’une ressource temporaire ou permanente, nous vous ferons gagner sur tous les plans.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues et surtout dotés d’un grand sens de l’accueil, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de transformer leur secrétariat en outil à part entière. N’investissez plus des sommes trop importantes dans un recrutement interne pour votre télésecrétariat : cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

PME : l’externalisation s’adresse également à vous !

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Comme évoqué dans notre article sur les raisons d’externaliser pour les PME, nombreuses sont les tâches qui peuvent être externalisées, les grandes entreprises ne se privent pas de déléguer d’ailleurs celles qui prennent trop de temps tout en gaspillant de précieuses ressources. Toutefois, l’outsourcing n’a jamais été réservé à ces grandes firmes : PME, réduisez vos aussi vos coûts avec ProContact, votre partenaire !

Pourquoi externaliser lorsqu’on est une PME ?

En tant que petite entreprise, vous ne disposez peut-être pas, qui plus est dans le contexte économique actuel, du budget nécessaire pour embaucher de la main-d’œuvre supplémentaire permanent et à temps plein. Difficile dans une telle situation de garantir un service de qualité à vos clients.

En même temps, vous avez besoin de capital humain supplémentaire et peut-être d’une expertise que vous ne possédez pas en interne. L’externalisation est la solution adaptée notamment grâce à ses tarifs concurrentiels.

Des prestations à la demande

Grâce à l’externalisation auprès de ProContact, votre PME peut enfin engager de la main-d’œuvre supplémentaire en fonction de ses besoins. À court, moyen, long terme : agrandissez vos équipes avec des agents formés et expérimentés, flexibles et multilingues. Gagnez du temps grâce à cette formule, par exemple, afin de démarrer plusieurs projets en même temps, tout en étant capable de vous concentrer sur votre cœur de métier !

Gagnez en compétitive et en crédibilité

En tant que PME, vous ne disposez sans doute pas du même budget ou des ressources suffisantes afin d’égaler les grandes entreprises. Toutefois, grâce à l’externalisation, vous allez enfin pouvoir gagner en expertise et en agilité, les agents de ProContact étant spécialisés dans plusieurs domaines clés :

  • Prospection B2B / B2C ;
  • Télésecrétariat ;
  • Relation client ;
  • Outil GRC et logiciel CRM ;
  • Enquêtes de satisfaction ;
  • Ressources humaines

Résultat : votre PME gagne également en crédibilité auprès de ses clients, puisqu’elle est capable de répondre à leurs besoins en temps et en heure, tout comme le ferait un plus gros concurrent !

Une équipe interne à dimension humaine, donc plus facilement gérable

Dans le cadre d’une PME, la gestion d’équipe peut ajouter un stress supplémentaire auprès de son dirigeant. Entre les différents besoins, les personnalités de chaque ressource, l’aspect administratif, les responsabilités, il peut être difficile au fil du temps de créer, nourrir et conserver une cohésion interne.

L’externalisation est la solution pour contourner cette complexité en vous fournissant des agents gérés par leur propre employeur.

Pour une meilleure exploitation de vos talents internes

Votre équipe interne étant réduite grâce à l’externalisation, elle pourra exploiter plus efficacement ses talents ! Chaque ressource humaine peut donc se concentrer sur les tâches pour lesquelles elle a été embauchée, sans être parasitée par celles étrangères à sa fiche de poste. Votre PME devient donc capable de générer de la valeur, de réduire au minimum les distractions et de faciliter la communication.

Des coûts concurrentiels

Beaucoup d’entreprises ont choisi l’externalisation dans un souci de rationalisation des coûts. ProContact pratique des tarifs concurrentiels, vous permettant d’économiser de manière substantielle sur les dépenses salariales.

En tant que PME, vous ne paierez que pour les services fournis, tout simplement !

Moins de restrictions administratives

Il est beaucoup plus facile de louer les services d’un prestataire d’externalisation que d’embaucher un nouveau salarié ! Cela est valable si vous souhaitez, par exemple, agrandir temporairement une équipe ou une autre, de réduire le nombre d’agents, sans avoir à vous inquiéter de la législation du travail.

Innovation et développement

Que votre PME soit nouvelle sur le marché ou établie depuis plusieurs années, votre objectif reste le développement et l’innovation. Ne vous contentez plus de quelques personnes pour mener à bien chaque projet : ajoutez des personnes qualifiées en fonction de vos besoins avec ProContact !

Une période propice pour externaliser

En tant que PME, la période économique actuelle est délicate, complexe. Comment continuer à garder vos salariés, à délivrer vos produits et services alors que le contexte est plus fragile que jamais ? Continuez à innover, à grandir et à générer du chiffre d’affaires grâce à un partenariat plus qu’à propos !

ProContact est un centre de relation client, mais pas seulement. Nous couvrons plusieurs métiers et nos agents sont formés afin de délivrer une prestation qualitative.

Notre engagement calque celui de votre entreprise afin que vous puissiez continuer à consolider votre positionnement sur le marché, y compris si l’économie mondiale navigue à vue.

ProContact, plus qu’un prestataire d’externalisation : votre partenaire !

En tant que spécialistes de l’externalisation, nous proposons un partenariat à haute valeur ajoutée aux PME désireuses d’outsourcer un ou plusieurs services. Notre centre de contact dispose de tous les moyens technologiques nécessaires, d’agents formés et qualifiés, multilingues. Notre centre d’appel réunit toutes les prestations sur une même plateforme, afin d’offrir une expertise globale et pointue sur tous les métiers indispensables au développement de votre entreprise et qui ne font pas partie du « core business » de votre entreprise.

Aujourd’hui, les entreprises qui choisissent de faire confiance au centre d’appel de ProContact pour prendre en main leurs besoins en prospection (traitement d’appels, création de trafic, appels sortants, etc.), fidélisation (appels entrants, saisie data, routage emailing, etc.), gestion commerciale et administrative (enquête de satisfaction, analyse de la satisfaction client, gestion des KPI, établissements de tableaux de bord et analyse de la performance, analyse de l’engagement client, etc.) vont pouvoir continuer à se développer, à consolider leur position sur le marché, à grandir. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Pour une entreprise agile, misez sur un partenariat efficace avec votre fournisseur d’externalisation !

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Au fil du temps et avec beaucoup de persévérance, le secteur de l’externalisation est devenu un acteur majeur dans le développement de nombreuses entreprises. Ces dernières, en gagnant en agilité et en flexibilité, ont réussi à se développer, à rester concurrentielles, tout en traversant les épisodes économiques les plus complexes. ProContact est votre fournisseur si vous êtes dans une démarque qualitative aussi bien en interne qu’envers vos clients.

Qu’est-ce qu’une entreprise agile ?

Le site Definitions-Marketing explicite ce qu’est une entreprise agile de la manière suivante : « La notion d’entreprise agile désigne généralement une entreprise qui est capable de s’adapter très rapidement à son environnement aussi bien au niveau de sa stratégie qu’à celui de ces pratiques opérationnelles.

La notion d’entreprise agile s’est surtout initialement développée à propos des startups Internet et autres entreprises liées aux nouvelles technologies, car d’une part cet environnement très mouvant exige de fortes capacités d’adaptation, et d’autre part, la présence « virtuelle » ou « immatérielle » sur Internet rend plus « faciles » les changements ou même les réorientations stratégiques. Il n’est ainsi pas rare que des sociétés Internet revoient totalement leur business model quelque temps après leur création.

Si le concept d’entreprise agile s’est surtout affirmé à la base dans l’environnement du digital, il est également désormais revendiqué par de grandes entreprises « traditionnelles », notamment à travers leurs démarches de « digitalisation globale ». La notion d’entreprise agile est en partie liée à celle de marketing agile. »

Pourquoi faire le choix de l’agilité ?

Oui, l’externalisation est facteur d’agilité ! En adoptant cette approche, votre peut gagner sur de nombreux tableaux :

  • Création de prospects ;
  • Service et support client ;
  • Gestion de comptes ;
  • Soutient aux RH ;
  • Temps de réponse global plus rapide ;

L’externalisation : un secteur à la pointe de l’innovation

Aujourd’hui, il est essentiel d’innover. Dans une ère où les tendances changent tous les jours, où les clients veulent de la nouveauté et rapidement, les entreprises doivent faire preuve d’agilité, être sans cesse à l’écoute.

Ces dernières années, le secteur de l’externalisation a compris qu’il était temps d’abandonner un modèle autre fois coûteux et peu probant pour une approche innovante. Technologies, attentes des entreprises, modèles opérationnels, l’outsourcing peut aujourd’hui dire qu’il est un partenariat stratégique pour ses clients.

Outre la réduction des coûts et l’amélioration des services de back-office, l’externalisation offre un cadre collaboratif mené par des agents formés, capables d’intégrer de nouveaux produits ou services à valeur ajoutée à la place de l’entreprise en demande. Votre partenariat avec ProContact vous permettra d’accélérer votre croissance et vous assurera une longueur d’avance sur vos concurrents, y compris les plus solidement implantés sur le marché !

Les avantages d’un partenariat stratégique avec ProContact

Étant donné le contexte pandémique et économique actuel, nous pouvons nous permettre de prédire que le marché de l’externalisation va aider les entreprises à devenir plus collaboratives et compétitives. Par exemple, chez ProContact, nous mettons l’accent sur les résultats tout en partageant les risques.

Gagnez en agilité et choisissez donc un partenariat stratégique avec notre centre de relation client. Pour vous aider à rester compétitif, flexible, nous mettons à votre disposition une technologie de pointe, des agents formés, des équipes enthousiasmées à l’idée d’aider votre entreprise à aller plus loin et à dépasser la concurrence. Nous vous donnons accès à des outils et des compétences vitales aujourd’hui pour vous adapter aux évolutions du marché !

Une stratégie personnalisée grâce à notre expertise

Il y a quelques années encore, les entreprises se tournaient vers l’externalisation uniquement pour sous-traiter à moindre coût des postes considérés comme à basse valeur ajoutée, trop chronophages pour permettre aux équipes d’exprimer pleinement leurs talents. Désormais, c’est une demi-vérité, car ces critères ont évolué.

Par exemple, chez ProContact, nous vous proposons des contrats personnalisés, adaptés à la durée de vos besoins : à court, moyen ou à long terme. Adaptez votre entreprise aux conditions macro-économiques, locales et internes. Nous vous accompagnons étroitement si vous souhaitez apporter des changements à notre partenariat, au fur et à mesure du développement de votre entreprise !

Transformons la flexibilité en moteur de votre stratégie d’évolution, afin que vous puissiez vous adapter en toute fluidité aux pics et aux creux du cycle économique. Outre la livraison des principaux indicateurs de performance, nous vous offrons une agilité impensable il y a quelques années à peine.

ProContact, un partenaire d’externalisation plus qu’un fournisseur

Avec chaque client qui loue nos services, nous mettons un point d’honneur à développer une relation basée sur la confiance et la transparence. ProContact a bâti sa réputation sur sa capacité à partager tous les aspects qui composent l’entreprise en demande : depuis la conception, à l’innovation, en passant par la collaboration ou encore l’ingénierie. Nos agents sont motivés et formés pour s’assurer de délivrer un service de meilleure qualité que celui proposé par la concurrence.

Contactez-nous !

Compétences, qualité, efficacité, contrôle, compétitivité, disponibilité, flexibilité, stratégie, oui, à première vue, l’externalisation peut donner l’impression d’être un projet intimidant, mais elle va permettre à votre entreprise d’améliorer son évolutivité. Confiée à un prestataire fiable et reconnu pour la qualité de ses services, votre entreprise gagnera un partenaire sur laquelle elle peut compter pour se développer et perdurer dans un contexte pandémique et concurrentiel fort.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en agilité, de réduire leurs coûts d’exploitation, important actuellement, en pleine récession économique. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

 

Pour aller plus loin

Comment transformer votre externalisation en un partenariat durable et solide ?

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L’externalisation est un processus qui peut sembler complexe, une décision difficile à prendre, une étape stressante. Toutefois, adopter cette solution représente en réalité bien plus qu’un sacrifice au niveau de l’entreprise, car en vous tournant vers le bon prestataire, non seulement vous obtiendrez un soutien de tous les instants, mais surtout, vous trouverez un partenaire de bon conseil, efficace, qui mettra son expertise à votre service. En tant que centre de contact, ProContact va plus loin dans l’outsourcing, car au cœur de notre culture d’entreprise, l’humain ainsi que des valeurs solides. Voici nos conseils pour un partenariat durable, dans la continuité de ce que nous partagions sur la confiance comme pilier d’un partenariat réussi.

Pourquoi construire une relation avec son prestataire d’externalisation ?

La relation qu’une entreprise construit avec son prestataire d’externalisation aura immanquablement un impact sur la valeur tirée de l’arrangement et sur son succès. Il est donc essentiel pour chaque partie de s’accorder sur certains points. Afin de transformer leur contrat d’outsourcing en une expérience positive, productive et pérenne.

Les avantages à externaliser

En choisissant l’outsourcing, vous engagerez bien entendu les services d’une autre entreprise, d’un fournisseur d’externalisation. Toutefois, il est important de voir au-delà du contrat, des obligations ou encore des chiffres.

  • Des conditions de paiement flexibles, qui permettent de rationaliser les dépenses de votre entreprise ;
  • La mise en œuvre rapide de tâches et projets qui permettent à votre entreprise de se concentrer sur son cœur de métier ;
  • La mise à disposition de moyens techniques et humains qui permettront à votre entreprise de se développer et de continuer à satisfaire ses clients
  • L’apport volontaire d’un regard extérieur, d’idées nouvelles, qui permettront à votre entreprise d’optimiser ses tâches, process ;
  • Un service personnalisé, en accord avec l’image de votre entreprise

Une expertise incomparable

Votre prestataire en externalisation est un expert dans son domaine et en lui faisant confiance. En créant une relation saine et claire. Votre entreprise pourra tirer parti de son expertise pour des coûts incomparables avec ceux pratiqués, par exemple, dans votre pays.

Il est donc important d’exprimer clairement vos problématiques afin que votre partenaire puisse mettre en place des solutions capables d’inverser la situation. En votre faveur.

Chez ProContact, nous prenons en charge un large éventail de besoins. Divisées en trois grandes catégories, à savoir le Marketing, le Back-Office et le Front Office.

  • Prospection B2B / B2C ;
  • Télésecrétariat ;
  • Relation client ;
  • Outil GRC et logiciel CRM ;
  • Enquêtes de satisfaction ;
  • Ressources humaines

Transformer votre prestataire d’externalisation en partenaire de tous les instants

Pour produire une synergie équilibrée, productive et gagnante pour chaque partie. Une relation professionnelle doit reposer sur quelques gestes simples, y compris dans le cadre d’une externalisation.

  • Notre rôle en tant que centre de contact est de permettre à votre entreprise d’atteindre ses objectifs. Au quotidien, nous nous investissons dans votre réussite en prenant toutes les mesures nécessaires afin d’optimiser vos performances, de vous permettre de franchir les étapes essentielles pour vous développer.
  • Nous avons mis en place des process, que nous améliorons constamment, afin de vous délivrer une prestation à la hauteur de vos attentes et surtout, capables de vous faire évoluer rapidement malgré la concurrence et le contexte économique actuel, particulièrement complexe.
  • Nous ajustons nos process en fonction de vos besoins et n’hésitons pas à faire des suggestions afin de trouver une entente pertinente.
  • Nous sommes taillés pour devenir des membres à part entière de votre équipe !

Un partenaire au fait de tous les tenants et aboutissants de votre entreprise

En tant que partenaire d’externalisation, notre centre d’appel a pour mission de nous adapter à votre entreprise. Afin de pouvoir ensuite transmettre son image de la manière la plus juste possible auprès de vos clients et prospects.

Pour cela, nous invitons chaque client à nous former, comme ils le feraient pour tout nouveau collaborateur. En ayant accès à toutes les ressources et documents adéquats. Cela nous permettra de cerner avec exactitude vos besoins et processus internes pour devenir votre meilleur ambassadeur !

Une définition claire et écrite des rôles de chaque partie

Pour un partenariat réussi. Il est important de mettre à plat et à l’écrit toutes les tâches et les délais à respecter par chaque partie. Votre entreprise et notre centre de relation client.

En mettant en place une procédure officielle. Cela permettra d’éliminer toute ambiguïté quant aux actions et aux livrables de chaque côté de ce partenariat.

En mettant à l’écrit le rôle de chacun. En faisant les mises à jour nécessaires lorsque cela est requis, chaque membre de notre équipe. Mais également chaque collaborateur de votre entreprise sera capable de travailler en harmonie et en toute efficacité.

La communication, clé de voûte d’un partenariat d’externalisation réussi !

Principale cause d’échec entre les clients et leur prestataire : le manque de communication. Chez ProContact, nous favorisons et encourageons une communication régulière. Maintenue y compris si votre entreprise œuvre sur un fuseau horaire différent.

Cette communication constante nous permettra d’adapter nos prestations en fonction des évolutions de votre entreprise. Avec une communication solide, nous serons capables ensembles de prévenir toute problématique susceptible de survenir. De créer et de nourrir une culture commune productive et positive. D’adapter nos stratégies et tactiques communes, de dissiper toute ambiguïté afin d’optimiser intelligemment les performances.

Contactez-nous !

L’externalisation peut être un projet intimidant. Mais confié à un prestataire fiable et reconnu pour la qualité de ses services. Votre entreprise gagnera un partenaire sur laquelle elle peut compter pour se développer et perdurer dans un contexte concurrentiel fort.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en flexibilité, de réduire leurs coûts d’exploitation, important actuellement, en pleine récession économique. Découvrez pourquoi choisir ProContact. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Activités digitales : lorsque l’externalisation devient une force de développement pour votre entreprise

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La communication est sans doute l’un des fondamentaux de toute entreprise qui souhaite faire connaître ses services et activités. Mais surtout qui veut continuer à les vendre efficacement et à grande échelle. Cette constatation pèse plus lourd encore aujourd’hui, à l’ère de la digitalisation. Qui a donné naissance à une forme de communication totalement dématérialisée. Véritable discipline, complexe, qui ne laisse aucune place à l’improvisation, elle est devenue vitale.

Or, le digital étant en constante évolution.

Il est essentiel de posséder des ressources compétentes et sans cesse à jour en la matière. Nos technologies sont d’ailleurs détaillées sur notre page IA & Innovation. En tant que pourvoyeur de services à d’autres entreprises, si ces compétences font défaut en interne, l’externalisation vous permettra de rester dans la course en toute transparence. ProContact vous ouvre les portes de son Service Digital afin de mettre en place un partenariat durable et surtout gagnant sur tous les plans : aussi bien pour votre entreprise que pour celle de vos clients !

Zoom sur le « digital »

Comment expliquez-vous le concept de « digital » à vos clients ? Tout commence par la numérisation des supports d’information, induisant par la même occasion un changement au sein des entreprises. Ces dernières doivent désormais offrir à leurs audiences un parcours numérique facile d’utilisation, capable de créer des émotions, de fidéliser.

Avec la communication digitale, l’entreprise doit basculer dans un environnement entièrement numérique, accessible notamment par internet, les médias sociaux. Les appareils mobiles et les objets connectés. C’est-à-dire tout ce qui contient un écran et qui est utilisable littéralement du bout des doigts.

Conserver vos activités digitales en interne VS l’externalisation

Si vous pensez créer une équipe digitale en interne

Si vous pesez le pour et le contre quant à la formation d’une équipe digitale en interne. Cette solution peut être efficace au début pour ensuite soulever de nombreuses problématiques :

Un changement au cœur de la culture de votre entreprise : les profils digitaux sont généralement créatifs et flexibles (horaires, communication, etc.), ce qui peut provoquer des changements, des perturbations au cœur de votre entreprise.

Si cette dernière fonctionne de manière traditionnelle.

Un recrutement qui demande une connaissance du digital en interne.

Comment être certain que vos ressources humaines sont capables d’embaucher les profils adéquats à vos besoins en digital ? Leur rémunération est-elle conforme à celle pratiquée sur le marché ? Leur expertise est-elle à la hauteur de vos attentes et à celles de vos clients ?

La grande question de la fidélisation des spécialistes du digital.

Difficile aujourd’hui de fidéliser un collaborateur et les spécialistes du digital n’échappent pas à ce phénomène. Très demandés, ils n’hésitent pas à changer d’employeur, ce qui peut être particulièrement problématique si vous délivrez des services en la matière à d’autres clients.

Les avantages à vous tourner vers l’externalisation

Les activités digitales forment un processus de tous les instants et devant la numérisation galopante. On peut dire qu’elles ne vont pas disparaître de si tôt. L’externalisation vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en continuant à offrir vos services axés sur les activités digitales sans interruption.

Vous n’aurez plus besoin de vous concentrer sur votre stratégie digitale.

Une bonne stratégie digitale n’est jamais figée, au contraire, elle a besoin d’être constamment améliorée, modifiée en fonction des tendances. En tant qu’agence web, site de e-commerce, spécialiste du marketing digital, start-up, un pure player, votre temps est suffisamment partagé entre les différentes tâches inhérentes à votre métier. Pourquoi ne pas profiter de l’externalisation pour déléguer l’une de celles qui demandent une attention de tous les instants ?

Vous n’aurez plus besoin d’embaucher des ressources supplémentaires.

Grâce à l’externalisation, donnez enfin la possibilité à vos ressources internes de se concentrer sur le métier de votre entreprise et la satisfaction de vos clients. Les activités digitales demandent des connaissances constamment mises à jour, ce qui peut se révéler compliqué pour les équipes déjà surchargées. ProContact allège cet aspect tout en vous permettant d’économiser sur les dépenses salariales.

Vous n’aurez plus besoin de former vos ressources sur le numérique.

Former ses ressources internes au digital demande du temps et un investissement financier conséquent. Devant ce défi qui demande également beaucoup d’énergie, y compris si vous possédez des spécialistes en interne, l’externalisation vous évite de devoir planifier l’aspect formation.

Pourquoi choisir le Service Digital de ProContact pour externaliser votre offre Activités Digitales ?

Le Service Digital de ProContact vous offre une prestation digitale professionnelle, rentable sans compromis sur la qualité.

ProContact possède près de 20 ans d’expérience et une réputation solide dans le secteur de l’externalisation. Nos agents sont triés sur le volet et bénéficient des meilleures formations continues pour assurer une prestation incomparable avec celle de la concurrence.

Chez ProContact, nous sommes conscients qu’un environnement de travail à la pointe. Toujours à jour aussi bien au niveau matériel que logiciel est la garantie d’une efficacité de tous les instants. Nous fournissons à nos employés l’infrastructure et les installations appropriées pour les motiver à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Comptez sur notre Service Digital pour un partenariat solide et fiable !

Aujourd’hui, l’externalisation est le choix le plus pertinent pour des activités digitales toujours à la pointe. Au diapason avec les besoins de vos clients. , en externalisant vos activités digitales auprès ProContact. Vous gagnez du temps et pourrez ainsi élargir votre offre à destination de vos clients.

Notre Service Digital vous libère des problèmes de recrutement en mettant à votre disposition une équipe de collaborateurs recrutés et formés par nos soins.

  • Marketing ;
  • Réseaux sociaux (Community management, etc.)

Pour en savoir plus sur nos métiers, pour un partenariat sur mesure, contactez notre Service digital.

Appelez-nous au 01 77 75 04 50 ou laissez-nous un message à travers notre formulaire de contact.

Pour aller plus loin

Externalisation : 5 raisons d’en faire une valeur ajoutée pour votre entreprise en développement

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En tant que petite entreprise, votre priorité est de croître et de vous installer solidement devant la concurrence. En conséquence, vos équipes doivent se concentrer sur les fonctions commerciales principales et développer votre produit ou votre service. Entretemps, qui va s’occuper, par exemple, de l’aspect marketing, de la formation des collaborateurs, de la disponibilité des outils informatiques, de la résolution de problèmes, sans empêcher la direction de se concentrer sur le développement de l’entreprise ? L’externalisation est la meilleure réponse à vos attentes et à vos besoins, comme nous l’expliquons également pour les petites et moyennes entreprises !

Deux enquêtes, le même résultat

Une enquête américaine menée par Pricewaterhouse Cooper a mis en avant la capacité des petites entreprises à se développer plus rapidement en ayant recours à l’externalisation. Mieux encore, toujours selon cette enquête, elles peuvent réaliser plus de profits que celles qui préfèrent une gestion uniquement interne.

Une autre enquête, menée celle-ci par Deloitte en 2014, indiquait que l’externalisation permettait aux entreprises de rester dans la compétition tout en étant capable de faire face aux évolutions technologiques et réglementaires.

Si vous êtes à la recherche d’une solution facile à mettre en place, rapide et efficace pour développer votre entreprise, voici 6 bonnes raisons de vous tourner vers l’outsourcing !

L’externalisation pour une meilleure productivité et à faible coût

En tant que petite entreprise nouvellement installée dans le paysage économique, vous devez vous concentrer sur votre croissance et sur votre développement commercial. Or, en attribuant des responsabilités supplémentaires à des collaborateurs qui ne possèdent pas l’expertise nécessaire, des expertises qui ne correspondent pas à leur rémunération, le résultat peut être négatif financièrement. Si vous pensez embaucher des collaborateurs supplémentaires, l’impact sera sans appel : vous augmenterez vos dépenses courantes et vos frais généraux.

Comment procéder alors, pour ne pas avoir à sacrifier l’expertise de votre responsable RH ou celle du responsable marketing ? Là encore, la réponse consiste en l’externalisation ! ProContact prend en charge vos services de ressources humaines, enquête de satisfaction pour évaluer la qualité de vos prestations, votre télésecrétariat, votre téléprospection et votre télémarketing.

Plus qu’un centre d’appel, nous couvrons d’autres métiers grâce notamment à notre Service Digital. Contactez-nous et confiez à nos équipes votre maintenance / refonte de sites web, gestion e-commerce ou réseaux sociaux, traitement de dossiers, design & graphisme, ou encore création de contenus.

Le gain sera multiple : votre entreprise travaillera avec les économies d’échelle, elle parviendra à structurer ses coûts donc à faire des économies tout en devenant capable d’offrir un avantage concurrentiel à vos clients.

L’externalisation est une solution concrète pour respecter votre budget tout en ayant la capacité de l’ajuster selon vos besoins.

Concentrez-vous enfin sur votre cœur de métier !

En externalisant les tâches à moindre valeur ajoutée, en les confiant à d’autres professionnels formés et qualifiés, vos collaborateurs internes seront enfin en mesure de se concentrer sur le cœur même de votre entreprise. Ils pourront également consacrer le temps nécessaire à vos clients principaux, tout en mettant à profit les ressources de l’entreprise, y compris si elles limitées pour l’heure.

Une présence au niveau mondial

Aujourd’hui, pour un développement serein et solide, une entreprise ne doit pas se contenter d’être présente sur la scène régionale. En tant que petite entreprise, l’externalisation vous permettra d’avoir une visibilité sur d’autres transactions potentielles, à échelle internationale.

Économisez sur les dépenses salariales

En plus des coûts d’exploitation, votre entreprise doit prendre en considération de nombreuses dépenses, telles que la mutuelle des employés, les locaux, le matériel, etc. En plein développement, vous devez néanmoins limiter ces coûts en attendant de faire des bénéfices.

Grâce à l’externalisation, vous économiserez sur les dépenses salariales et par effet domino sur les dépenses de formation, pour le matériel et les locaux.

Vendez plus efficacement vos services ou produits

Pour grandir, une entreprise doit être efficace lorsqu’elle traite avec ses clients. ProContact met à votre disposition des équipes formées pour vendre votre image, vos services et produits. Pour cela, ces équipes délivrent un message clair avec des argumentaires commerciaux précis, sans ambiguïté.

Si votre entreprise souhaite lancer un nouveau service ou proposer un nouveau produit sur le marché, cela demandera des ressources internes suffisamment présentes et conséquentes pour y parvenir. En plein développement, vous ne pouvez pas vous permettre toutefois de mettre vos activités essentielles, au risque de perdre une partie de votre clientèle.

L’externalisation, un outil puissant pour le développement de votre entreprise

En externalisant les activités à moindre valeur ajoutée, vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier et conserver votre compétitivité. Vos collaborateurs pourront par la même occasion mettre toutes leurs ressources, connaissances, leur expertise au profit de leurs missions originelles.

N’oubliez pas que votre prestataire représentera un partenaire capable de vous offrir une vision extérieure, des outils technologiques, des ressources humaines. Chez ProContact, grâce à ces éléments, votre entreprise bénéficiera d’une vision extérieure, offerte par des professionnels du marketing, des RH et du digital.

En tant qu’entreprise en développement, vous devez combler rapidement et efficacement les lacunes de compétences internes, respecter les délais, être disponible.

Avec l’externalisation, vous disposez d’un moyen de vous installer durablement sur votre marché tout en devenant un concurrent sérieux.

Découvrez l’ensemble de nos services et pourquoi choisir ProContact.

Pour aller plus loin

Nos conseils pour réduire vos coûts de fonctionnement grâce à l’externalisation

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L’externalisation rime avec réduction des coûts. Cette solution consiste à confier un ou plusieurs services d’une compagnie à une entreprise tierce. Comment l’optimiser pour être gagnant également sur le plan financier ? ProContact est présent à l’île Maurice depuis plus de 18 ans maintenant. Notre expertise nous a valu le statut de référence dans le secteur des centres de contact. Voici nos conseils !

L’externalisation a convaincu des milliers d’entreprises à travers le monde entier. Également appelée outsourcing, cette solution offre de nombreux avantages aux compagnies qui décident de confier certains de leurs services à un spécialiste. Les raisons sont nombreuses, mais la principale reste la réduction des coûts, rendant ce secteur particulièrement dynamique en toutes circonstances. Si vous possédez une entreprise, si vous envisagez d’externaliser, la première démarche consiste à comprendre comment cette solution peut aider à réduire les coûts.

Misez sur un prestataire capable de prendre le relais tout en étant loin de votre entreprise

Pour une réduction des coûts efficace, ne vous arrêtez pas au premier prestataire que vous contacterez.

Votre prestataire doit démontrer qu’il possède toutes les ressources nécessaires afin de gérer vos projets et de répondre sans délai à vos besoins. Ses agents doivent donc être formés en permanence pour prendre en main vos propres clients et demandes en toute transparence et à niveau égal avec ce que vos ressources internes. Ainsi, vos services seront délivrés à distance, mais de manière beaucoup plus efficace.

N’hésitez pas à démarcher les spécialistes de l’externalisation tels que ProContact. Si nous sommes situés à l’île Maurice, nos agents sont polyglottes, qualifiés et formés, flexibles pour délivrer des prestations adaptées à votre fuseau horaire.

En nous confiant vos besoins, vous économiserez sur les dépenses en recrutement. Nous assurons également la formation de nos agents, permettant ainsi à votre entreprise de se concentrer sur son cœur de métier.

Des agents disponibles selon vos horaires

Si la question des fuseaux horaires se pose, sachez que chez ProContact, nous adaptons nos horaires à celles de votre entreprise. Nous sommes également capables d’assurer la continuité des services externalisés lorsque vos bureaux sont fermés, si vous en exprimez le besoin. Nous vous donnons ainsi la possibilité de réduire votre délai d’exécution.

Externaliser pour réduire vos coûts salariaux

La réduction du délai d’exécution permettra à votre entreprise d’utiliser ses ressources plus efficacement, mais aussi d’embaucher uniquement des employés essentiels à son bon fonctionnement.

L’externalisation pour ne pas pâtir d’une réduction de la masse salariale

Si votre entreprise traverse un épisode économique compliqué et qu’elle est obligée de se séparer de certains collaborateurs, y compris ceux qui sont importants, l’externalisation peut prendre le relais. Cette solution prendra le relai en vous permettant d’augmenter vos marges et de réduire les frais fixes. Elle libérera également du capital pour d’autres usages. De plus, votre prestataire pourra vous proposer un contrat à durée déterminée, vous permettant de réduire plus encore vos dépenses.

L’externalisation pour bénéficier d’une technologie de pointe

Cette dernière décennie a résolument vu de nombreuses innovations venir en aide aux entreprises. Chez ProContact, nous avons investi notamment dans un CRM de pointe permettant tous les traitements possibles de l’outsourcing : e-mail, chat, SMS, GED. Nous prenons ainsi en charge vos services de ressources humaines, enquête de satisfaction pour évaluer la qualité de vos prestations, votre télésecrétariat, votre téléprospection et votre télémarketing.

De plus, nous avons mis en place un Service Digital qui prend en charge votre maintenance / refonte de sites web, gestion e-commerce ou réseaux sociaux, traitement de dossiers, design & graphisme, ou encore création de contenus.

L’externalisation est donc le meilleur moyen pour votre entreprise d’économiser sur les investissements technologiques.

L’externalisation pour réduire les exigences financières

Il y a une immense différence entre les salaires pratiqués dans les pays occidentaux et ceux dans les pays tels que l’île Maurice, où la main d’œuvre qualifiée ne manque pas. L’externalisation avec ProContact c’est la possibilité pour votre entreprise d’économiser davantage de capital, car outre l’aspect des salaires, vous n’avez pas besoin d’investir dans des locaux et le matériel.

Un prestataire entièrement dédié à vos besoins

Un bon prestataire d’externalisation procède à un recrutement ultra sélectif basé sur la maîtrise de la langue, le professionnalisme et l’enthousiasme. Il doit posséder une équipe Centre d’Appel opérationnelle sans délai et proposer à ses agents une formation initiale et continue soutenue. Chez ProContact, nous présentons peu de turnover et une ancienneté moyenne des collaborateurs de 4 ans et demi.

Pour mieux vous servir, nous mettons à disposition des « ambassadeurs virtuels », entièrement dédiés à vos opérations et soucieux de l’image que vous souhaitez véhiculer.

Choisir l’externalisation, c’est pouvoir compter sur des professionnels formés par les soins de leur employeur. Si vous deviez embaucher des employés présentant le même niveau d’expertise dans votre pays d’origine, le coût serait bien plus élevé.

Une externalisation pas à pas

En quoi une externalisation pas à pas peut-elle réduire les coûts ? Une fois votre projet d’externalisation en place, durant la phase de transition, vous pouvez embaucher uniquement une partie de l’équipe offshore. Cela réduira les coûts de formation de cette même équipe.

Une fois l’équipe en question opérationnelle, les agents les plus expérimentés pourront prendre les rênes et former leurs homologues.

Votre prestataire d’externalisation est un partenaire. Son rôle et d’augmenter l’efficacité de votre entreprise tout en lui permettant de gagner sur de nombreux plans, y compris financiers. ProContact vous accompagne dans votre projet d’outsourcing, vous conseille et vous aidera à mettre en place une équipe capable de prendre en main vos besoins rapidement et en toute transparence.

Découvrez pourquoi choisir ProContact et l’ensemble de nos services.

Pour aller plus loin

Externalisation : la confiance, pilier essentiel d’un partenariat réussi !

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L’externalisation est un outil destiné à aider les entreprises à se développer. Pour y parvenir, il est essentiel de construire un partenariat qui repose sur la transparence et la communication, mais surtout la confiance — des principes que nous détaillons dans notre page Pourquoi choisir ProContact.

ProContact : votre partenaire pour une reprise efficace, en toute confiance !

L’externalisation est en réalité un processus relativement simple à mettre en place, à condition que le travail effectué en amont soit pertinent. ProContact propose de solutions optimisées et des services innovants qui s’adaptent à vos attentes. En nous confiant certains services inhérents à vos ressources humaines, votre service d’enquête de satisfaction pour évaluer la qualité de vos prestations, votre télésecrétariat, téléprospection et télémarketing, vous nous confiez votre image en échange d’une qualité et d’une productivité pour un coût optimisé.

Pour aller plus loin, ProContact a développé un Service Digital dédié à l’externalisation digitale des professionnels : agences web, sites de e-commerce, spécialistes du marketing digital, start-up, pure players, etc. Tous les métiers sont concernés : que vous ayez besoin de maintenance / refonte de sites web, de gestion e-commerce ou réseaux sociaux, de traitement de dossiers, de design & graphisme, ou encore de création de contenus.

Pourquoi la confiance est-elle importante dans le cadre d’une externalisation ?

Ce n’est un secret pour personne, la confiance est le fondement de toute relation saine et durable. Dans le monde des affaires, et plus encore dans le cadre de l’outsourcing, il est essentiel pour une entreprise de pouvoir faire confiance à ses partenaires, qui vont recevoir, manipuler et nourrir des informations internes sensibles. Un proverbe russe rappelle judicieusement que vous pouvez « faire confiance, mais vérifiez ».

Construire une relation de confiance

La confiance ne s’acquiert pas dès le début d’une collaboration, y compris dans l’univers de l’externalisation. Néanmoins, il existe quelques étapes essentielles pour amorcer ce processus et partir sur des bases saines avec votre prestataire :

  • Effectuez une vérification approfondie des antécédents de votre prestataire,
  • Échangez avec d’autres entreprises qui ont réussi l’externalisation de leurs services et demandez des conseils sur la façon d’éviter les pièges,
  • Établissez une période d’essai ainsi que des marqueurs de performance à court terme

Votre prestataire d’externalisation peut tout à fait devenir un conseiller de confiance

Au fil du temps, les méthodes de travail ont radicalement changé, la technologie s’étant immiscée dans l’équation. Avec le télétravail, la mobilité est plus que jamais d’actualité, mais également bien plus agiles. À tel point qu’aujourd’hui, on peut externaliser de nombreuses fonctions et services afin de bénéficier de meilleures ressources et compétences.

Comment développer une relation mutuellement bénéfique avec votre prestataire d’externalisation ?

Tout passe par la communication !

En résumé, chaque acteur de votre projet d’externalisation doit prendre le temps à connaître les membres de l’équipe située en face. Le but est d’inclure l’équipe externalisée, de la transformer en partenaire qui sait clairement ce qui est attendu d’elle.

Ainsi, en tant qu’entreprise, vous savez d’emblée que la communication est d’une importance capitale dans toute relation professionnelle. Dans le cadre de l’externalisation, cet aspect doit pouvoir atteindre un niveau exceptionnel en sachant que la communication se passe principalement par e-mail, appels voix, vidéo ou messagerie instantanée. Ces médias peuvent contenir certaines nuances qu’il est important de prendre en considération, afin, justement, de maintenir un niveau de confiance élevé.

Dès le début du processus d’externalisation, il est important de rencontrer les membres de l’équipe, que cela soit en personne ou par vidéo. Il s’agit de créer une interaction en direct, base d’une communication forte par la suite.

Pour instaurer un rapport et un dialogue efficaces et bidirectionnels, la deuxième action à mettre en place consiste à planifier des appels réguliers ou des réunions d’équipe.

Objectifs à atteindre et mesure à prendre

Pour réussir son projet d’externalisation, il est essentiel d’être clair sur ses objectifs et les mesures mises en œuvre pour obtenir les résultats escomptés. Ainsi, chaque acteur, à la fois interne et mis à disposition par le prestataire, doit être sur la même longueur d’onde. L’absence d’objectifs et de paramètres communs viendra nourrir les risques d’erreurs et le sentiment de frustration.

Pour cela, il faudra compter sur les indicateurs de performance clé (KPI) et les accords de niveau de service (SLA). Ces outils offrent une feuille de route destinée à mesurer le succès d’un projet externalisé. Ajourons à cela l’expression des résultats commerciaux souhaités pour évaluer la satisfaction à l’égard d’un projet externalisé.

Réussir son externalisation dans un climat de confiance : c’est possible !

La réussite de l’externalisation d’un ou plusieurs services commence par une collaboration entre équipe interne et équipe externalisée. L’absence de communication, d’objectifs et de mesures compréhensibles et applicables par tous peut nuire au projet.

En trouvant des moyens concrets d’ouvrir et d’entretenir la communication avec votre prestataire, le climat sera propice à une collaboration durable et productive. L’ensemble peut tout à fait se passer dans la simplicité et l’efficacité, sans se perdre dans des processus complexes. Concrètement, il est important de choisir des outils et de mettre en place des processus de collaboration qui parle à tous.

Par exemple, tous les commentaires, positifs comme négatifs, peuvent et doivent être partagés avec l’équipe externalisée. En procédant en toute transparence, votre prestataire sera capable de calibrer son offre, d’ajuster ses équipes afin d’atteindre vos objectifs.

Cette relation de confiance se construit souvent dès le cahier des charges, puis se prolonge à travers nos différents services d’externalisation.

Pour aller plus loin

Pourquoi l’externalisation fera-t-elle du bien à votre entreprise ?

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Le monde des affaires ne fait pas de cadeau, aussi, en tant qu’entreprise.

Qu’entrepreneur, vous devez toujours rester sur vos gardes. Pour optimiser votre organisation, vos ressources, vos finances, il existe une solution qui s’adresse à tous les types de compagnies. Il s’agit de l’externalisation, également appelée outsourcing en anglais ou encore Business Process Outsourcing (BPO). Pour un aperçu complet, consultez notre page Pourquoi choisir ProContact.

De manière générale, l’externalisation consiste à s’octroyer les services d’une personne ou d’une entreprise spécialisée. Située dans le pays du client ou à l’étranger (offshore), afin qu’elle prenne en charge un service ou une offre. L’outsourcing est devenu une pratique commerciale courante qui permet aux entreprises d’acquérir des services et des compétences qu’elles auraient généralement du mal à développer. En raison de restrictions financières ou humaines, voire d’une combinaison des deux. Concrètement, cette solution permet à une entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et sur son développement. Sans devoir procéder à des investissements majeurs. Elle lui évite également de devoir se pencher sur tous les tracasseries administratives qui accompagnent l’embauche de collaborateurs.

Pour résumer l’externalisation s’adapte à la vision et aux objectifs des entreprises qui y font appel. Devant la qualité offerte aujourd’hui par les spécialistes de l’outsourcing offshore. Cette solution est devenue un élément central des stratégies commerciales, y compris lorsque les entreprises traversent une période complexe. Pratique pour économiser de l’argent, elle permet également de préserver la qualité des services de ses clients. Leur image et la satisfaction de leurs clients.

Pourquoi l’externalisation s’adresse-t-elle à votre entreprise ?

Les raisons sont nombreuses pour s’intéresser de très près à l’externalisation. Que l’on pourrait définir comme « l’utilisation stratégique de ressources extérieures à qui l’on confie des activités traditionnellement gérées par les collaborateurs et les ressources internes ».

  • Réduction et contrôle des coûts d’exploitation (le plus grand moteur),
  • Amélioration de l’orientation de l’entreprise,
  • Accès à des technologies, connaissances de qualité,
  • Libération des ressources internes à d’autres fins,
  • Rationalisation ou augmentation de l’efficacité des fonctions chronophages,
  • Maximisation de l’utilisation des ressources externes,
  • Partager des risques avec une entreprise partenaire

Le facteur financier. Selon une enquête menée par la London School of Economics (LSE). Près de 70 % des entreprises optent pour l’externalisation afin de réduire leurs coûts. En tant qu’entreprise, la rentabilité est le facteur le plus important de votre bilan. Pour y parvenir, vous devez offrir un produit ou un servie de qualité, mais à moindre coût.

De nouvelles compétentes : l’externalisation vous débarrasse des divers facteurs qui plombent la formation et le recrutement. En choisissant soigneusement votre prestataire, les retours de ses clients présents et précédents, la qualité des projets qu’il mène. Vous trouverez un partenaire capable de vous fournir une main-d’œuvre qualifiée à très faible coût.

Gain de temps : l’expérience aidant. Les entreprises spécialisées dans l’externalisation sont capables de proposer des prestations équilibrées en termes de coûts et de délais. Plus clairement, votre prestataire sera capable de délivrer ses services selon vos délais sans compromettre la qualité. De plus, il proposera des horaires flexibles, rendant votre entreprise accessible en dehors de ses heures habituelles de fonctionnement.

Des services plus rapides et de meilleure qualité. Avec l’arrivée de l’informatique et du numérique, les prestataires d’externalisation sont aujourd’hui capables de fournir rapidement les meilleurs services au.

Efficacité et flexibilité accrues. Afin que votre entreprise se développe, elle doit travailler deux fois plus durant ses heures d’ouverture. Augmentez votre productivité grâce à un prestataire capable de vous assister sur vos projets.

Votre cœur de métier : l’externalisation permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur ce métier. Le temps gagné permet à chaque département de se focaliser sur sa mission principale. L’externalisation réduit la charge de travail opérationnel !

Continuité d’activité et gestion des risques : un turnover élevé peut être facteur d’incertitude et d’incohérence. L’externalisation offre à l’entreprise la garantie d’une continuité d’activité.

Les facteurs essentiels à prendre en considération pour réussir son projet d’externalisation

L’externalisation peut être efficace. À condition de prévoir des solutions concrètes pour les inconvénients que cette solution pourrait soulever au sein de votre entreprise.

  • Sentiments négatifs ou de manque de considération de la part du personnel existant,
  • Rétention du personnel existant,
  • Amélioration de la qualité des produits / services qui peuvent poser problème,
  • Amélioration de la communication avec les équipes du prestataire d’externalisation (langue, fuseaux horaires),
  • Procédure pour garder le contrôle sur les politiques et procédures,
  • Amélioration de la sécurité des données

Crise économique et externalisation : internet, un outil gagnant pour votre entreprise

Si l’externalisation ne date pas d’hier, cette solution montre plus encore son efficacité avec l’avènement d’internet. En effet, grâce à la toile et à la dématérialisation, l’outsourcing prend une dimension plus intéressante encore. Puisqu’elle permet de continuer son activité, y compris, pendant cette période de confinement.

Les prestataires sont suffisamment équipés pour permettre à leurs ressources humaines à poursuivre leurs activités en toute transparence. Quant aux coûts. Ils restent les mêmes puisque ce type de prestation entre dans le cadre de la continuité d’activité en temps de catastrophe sanitaire.

L’externalisation offshore est une solution qui s’adresse à toutes les entreprises qui souhaitent continuer à satisfaire leurs clients tout en se concentrant sur leur cœur de métier. Economique, pratique, elle est capable de s’adapter à toutes les situations, y compris dans les périodes économiquement complexes.

Pour aller plus loin, retrouvez notre pilier sur l’externalisation en période de récession économique et notre page Nos Services.

Pour aller plus loin