Externaliser son secrétariat ? La bonne solution !

Le secrétariat ne se résume pas au décrochage de téléphone et à l’organisation de rendez-vous. En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez pouvoir compter sur une personne organisée, formée et professionnelle qui prendra en charge toutes les tâches à faible valeur ajoutée tout en étant plus stratégique qu’elles n’y paraissent. Si toutefois votre entreprise n’a pas la possibilité ou les moyens de créer un poste, y compris en interne, voici comment l’externalisation peut répondre favorablement à vos besoins.

Votre projet de secrétariat externalisé

Plusieurs cas de figure peuvent justifier votre décision d’externaliser la partie secrétariat de votre entreprise :

• Vous êtes au tout début de votre activité,
• Vos salariés affichent un surcroît de travail,
• Vous souffrez de l’absence d’une secrétaire ou alors vous avez besoin d’une secrétaire supplémentaire

Quoi qu’il en soit, votre planning étant suffisamment surchargé, vous avez besoin de déléguer certaines tâches administratives à faible valeur ajoutée, répétitives et particulièrement chronophages telles que la gestion des appels, des présences, des emails, etc.

D’un autre côté, vous n’avez pas le temps ou le budget pour recruter une personne extérieure, voire en interne. Idem pour la formation de cette personne… Parmi les solutions qui s’offrent à vous, parlons de l’externalisation.

Les nombreux avantages du télésecrétariat

• Cette option permet à l’entreprise de faire des économies sur les embauches (charges sociales, heures de formation, retraite, etc.,
• Le prestataire fournit tout le matériel, toutes les fournitures utiles à l’exécution de la mission que vous lui confiez,
• Les télésecrétaires peuvent fonctionner à l’heure ou l’unité,
• Le métier n’est pas régulé par des conditions légales, aussi, vous pouvez demander à votre prestataire de vous fournir un service 24/24 et 7/7,

Le secrétariat externalisé : explications

En choisissant d’externaliser son secrétariat, le dirigeant d’entreprise va déléguer certaines tâches à une entreprise tierce, dont les salariés sont formés pour prendre en charge un large éventail de tâches, adaptable en fonction des besoins du demandeur. Il peut s’agir :

• De la permanence téléphonique (passage d’appels sortants, filtrage des appels entrants, prise des messages, etc.),
• De la gestion des rendez-vous,
• De transcription de comptes rendus,
• D’établissement et suivi des devis et factures,
• De relance des impayés,
• De la gestion du courrier électronique (tri, traitement, classement, rédaction),
• Maintenance de bases de données,
• De la gestion des présences du personnel, etc.

Également appelé télésecrétariat, le secrétariat externalisé consiste dans la grande majorité des cas à s’adresser à une entreprise spécialisée située en dehors du pays. Cela permet au dirigeant ou à l’entrepreneur de confier les tâches dont il ne peut s’occuper à une ou à plusieurs personnes, en fonction de son volume de travail. En échange, il bénéficie d’un service calibré, soutenu par des outils dédiés ou alors standards.

De nombreuses entreprises ont sauté le pas !

De nombreuses entreprises ont sauté le pas et confié leur secrétariat à une entreprise tierce, située à l’étranger, comme à l’île Maurice, car cette option comporte de nombreux avantages aussi bien pour la compagnie que pour les salariés :

• Les entreprises spécialisées dans l’externalisation disposent d’ores et déjà de toutes les ressources humaines et matérielles nécessaires afin de prendre en main les missions qui lui sont confiées, sans besoin que le client ait besoin d’intervenir
• Possibilité par la suite pour l’entreprise cliente de se concentrer sur son cœur de métier,
• Plus de spectre de surcharge de travail pour les salariés,
• Plus de nécessité de recrutement, par exemple, d’intérimaire, pour combler le surplus d’activité,
• L’externalisation offshore permet à l’entreprise de faire des économies substantielles sur les charges

Externaliser son secrétariat courant pour faire des économies

Les tâches quotidiennes qui incombent au secrétariat sont résolument chronophages ! Elles siphonnent le temps que l’entreprise peut consacrer pleinement à son propre développement, pourtant essentiel pour pérenniser, et faire face à la concurrence. En externalisant les tâches que vous considérez sans valeur ajoutée, cela permet à la partie administrative de l’entreprise de continuer à fonctionner tout en vous permettant de consacrer tout le budget nécessaire à vos projets de développement, d’expansion, etc.

Le télésecrétariat est la solution la plus populaire parmi les entreprises qui souhaitent pouvoir continuer à fonctionner sans rogner sur la fluidité.

Bien choisir son prestataire

Dans le cadre de l’externalisation de votre secrétariat, il est essentiel de prendre le temps nécessaire afin de choisir le bon prestataire. La sélection de l’entreprise capable de répondre à vos besoins fait partie intégrante du processus d’outsourcing.

Le prestataire parfait doit être capable :

De vous proposer des formules sur mesure, adaptées à vos besoins, modifiables en fonction de la charge de travail.

De vous proposer une écoute et des conseils tout en s’adaptant afin de passer du stade de prestataire à celui de véritable partenaire au quotidien. Son rôle est de collaborer avec votre entreprise afin que vos salariés puissent se focaliser sur leur mission première : développer la compagnie.

De faire preuve d’une grande disponibilité en sachant qu’un service de secrétariat ne connait jamais véritablement de temps mort. En cas d’urgence, le prestataire, ou plutôt partenaire doit être capable de vous assister « au pied levé », à n’importe quel moment.

De vous proposer des tarifs compétitifs tout en étant capable de délivrer une prestation de qualité, à la hauteur de vos besoins et de vos attentes. D’ailleurs, l’externalisation offshore permet aux entreprises de faire une économie de 30 à 50 %, si sa mise en place est suffisamment pensée et organisée.

Vous fournir des garanties de services, respectueux de votre cahier des charges, notamment en ce qui concerne les outils utilisés, le nombre de ressources humaines, les temps de traitement, la qualité du matériel, le niveau de compétence des intervenants, etc.

Le télésecrétariat est un outil disponible à longueur d’année, modulable en fonction des besoins de l’entreprise. Cette solution, si elle peut susciter des inquiétudes et des réticences au début, permet à toute entreprise qui se tourne vers elle de gagner sur de nombreux tableaux, aussi bien humains que matériels et financiers. Les témoignages sont suffisamment nombreux l’illustrer !