Externalisation BPO pour PME francophones — proximité, flexibilité et accompagnement sur mesure. ProContact, partenaire à taille humaine depuis 2001.

Archive d’étiquettes pour : PME

Quand est-il temps d’externaliser ?

/0 Commentaires/dans ,

L’externalisation est une solution puissante pour les entreprises qui souhaitent se développer, faire face à une concurrence féroce. Tout en se positionnant favorable sur le marché. Quelle que soit leur taille, elles deviennent capables de combler les écarts de compétences au sein de leurs équipes. D’améliorer leur efficacité et de mieux se concentrer sur leur cœur de métier.

Aujourd’hui, la technologie rend l’externalisation particulièrement abordable, à tel point que certains pays en ont fait leur spécialité.

À l’image de l’île Maurice, leader dans cette région, lorsqu’on en vient aux call centers. Néanmoins, il est important en tant que client potentiel, de s’assurer que cette solution est adéquate, par exemple, en faisant le point sur la capacité de vos services à accomplir certaines tâches en toute efficacité.
Pour approfondir le sujet, retrouvez également notre article sur les grandes raisons de franchir le pas de l’externalisation.

3 questions pour déterminer si l’externalisation est la solution pour votre entreprise

Avant de commencer, il faut garder en tête que l’externalisation est un outil. Utilisé avec réflexion et organisation. Elle permettra à l’entreprise de mieux se concentrer sur son cœur de métier tandis qu’elle laissera une autre se concentrer. Elle aussi, sur sa spécialité !

L’externalisation va-t-elle aider votre entreprise à évoluer ?

Le sondage mondial réalisé par Deloitte en 2018 et portant sur l’outsourcing a mis en avant le facteur financier. Qui reste l’un des principaux avantages de l’externalisation, néanmoins, les entreprises ne s’en contentent pas. Au contraire. Elles se tournent vers cette solution pour avoir l’opportunité de collaborer avec des partenaires afin d’intégrer des services qu’elles ne pourraient pas fournir autrement.

Du côté des jeunes entreprises et PME, l’externalisation peut être la clé pour un développement rapide et efficace.

Ne serait pas possible sans cette valeur ajoutée.

L’externalisation va-t-elle apporter un savoir-faire supplémentaire à vos équipes ?

Oui, l’externalisation peut enrichir les compétences de vos équipes ! Prenons pour exemple une équipe marketing qui est parfaitement formée. Mais qui n’a pas le temps de s’occuper de la téléprospection et du télémarketing. En externalisant cette partie de leur mission, vous permettrez à cette même équipe de mettre en œuvre son expertise. De l’améliorer, complétant ainsi sa mission. En d’autres mots, qu’il s’agisse des ressources humaines. Des enquêtes de satisfaction pour mesurer la qualité de vos prestations ou même de votre télésecrétariat. L’outsourcing est un biais d’amélioration et d’excellence pour vos équipes internes.

L’externalisation risque-t-elle de rendre vos équipes moins efficaces ?

L’externalisation ne consiste pas uniquement à confier des tâches « chronophages » ou à basse valeur ajoutée. En effet, dans certains cas, la conclusion est que votre entreprise a besoin d’outsourcer certains services de base. Dans un tel cas, il ne s’agit pas de subtiliser l’expertise d’une équipe. Mais d’une possibilité pour elle de se consacrer plus efficacement à son métier et à être plus productive. Comment ? L’externalisation est une occasion de simplifier certains processus et de dégager du temps pour les projets critiques.

Pour résumer cette partie, toute entreprise, qu’il s’agisse d’une TPE, d’une PME ou d’une très grande organisation. Peut commencer son processus d’externalisation en se posant ces trois questions essentielles. L’outsourcing est avant tout une solution stratégique. Qui permet, par exemple, aux petites entreprises de se positionner favorablement par rapport aux plus grandes. Quoi qu’il en soit. Il est essentiel de faire le point sur les services qui peuvent être confiés à une entreprise tierce. Toujours avec l’optique d’obtenir des résultats optimaux.

Les signes qu’il est temps d’externaliser !

Désormais, dans un contexte concurrentiel sans merci, de pression constante sur le marché mondial. Toute entreprise a pour mission de diriger son activité de la manière la plus efficace qui soit. Tout en réduisant les coûts opérationnels et tout en maintenant une qualité de service irréprochable. Si vous vous retrouvez dans l’un des bilans suivants, votre entreprise est prête pour l’externalisation.

Mes collaborateurs n’ont pas le temps, les ressources, la formation nécessaires pour gérer certaines tâches : imaginons qu’un département de votre entreprise doive gérer quotidiennement une tâche essentielle. Or, les collaborateurs de ce département ne possèdent pas le temps.

La formation requise ou même les ressources pour s’y atteler de manière fluide et efficace. Dans un tel cas, l’externalisation est la réponse la plus adéquate, car elle vous permettra de collaborer avec des professionnels compétents, équipés, qui connaissent et comprennent votre problématique. Outre l’économie de temps et d’énergie, ces professionnels seront eux aussi encadrés.

Mon entreprise fonctionne sur un budget contrôlé : c’est un fait, l’externalisation connaît beaucoup de succès.

Elle réduit considérablement les coûts d’exploitations de ses adeptes. La délégation de certains services (télésecrétariat, enquête satisfaction, RH, téléprospection, télémarketing, etc.) permettra à votre entreprise de réduire ses dépenses opérationnelles, salariales et d’augmenter ses bénéfices.

Mon entreprise stagne.

Le constat est sans appel, votre entreprise ne parvient pas à se développer comme il se doit dans son secteur. Par exemple, votre service marketing est trop occupé par des tâches routinières quotidiennes, devenant incapable de proposer de nouvelles idées pour la commercialisation de votre produit ou de votre service. L’externalisation de ces mêmes tâches permettra à votre département marketing à modifier ses objectifs principaux, à se concentrer sur sa mission principale.

Mes collaborateurs sont à court d’idées.

Ce phénomène est assez typique dans les entreprises installées depuis longtemps sur le marché, avec une équipe de collaborateurs solidement implantée. Si le recrutement de nouvelles têtes peut être la solution miracle, cela a un coût non seulement en temps, mais surtout en argent. L’externalisation est ici une solution parfaitement maîtrisable, l’arrivée de personnes extérieures étant synonyme de nouvelles idées ! Elle permettra à votre entreprise de prendre de nouvelles directions, de mettre en œuvre de nouvelles idées.

Mon équipe d’encadrement est surchargée : les spécialistes de l’externalisation sont fiables et responsables.

Vous évitera de contrôler leur travail sans répit pour vous assurer de leur sérieux. Si votre équipe de cadres est surchargée, l’outsourcing est une solution tout à fait envisageable, à condition bien évidemment de créer une équipe de contrôle interne, qui supervisera l’ensemble.

L’externalisation n’est pas une vaine tentative de garder la tête hors de l’eau. Mais une véritable décision organisationnelle. Qui consiste à déléguer certaines fonctions à des professionnels extérieurs, spécialisés dans ce type de mission. Pour les accompagner, elles peuvent compter sur les technologies, qui, elles aussi, évoluent avec une rapidité phénoménale. Ce qui est particulièrement rassurant pour les entreprises désireuses d’externaliser.

Pour découvrir l’ensemble de nos solutions, consultez nos services d’externalisation ou notre page Pourquoi choisir ProContact.

Pour aller plus loin

L’externalisation, alliée de la compétitivité de l’entreprise

/0 Commentaires/dans ,

L’entreprise peut mettre en œuvre diverses options qui vont lui permettre d’améliorer sa position concurrentielle sur le marché. Développement de processus innovant, nouveau projet commercial, nouvelle technologie sont des solutions qui peuvent être déployées en interne. À celles-ci, ajoutons l’externalisation et ses nombreux bienfaits parmi lesquels la possibilité de repositionner l’entreprise, de rénover ses activités, de concrétiser rapidement des projets tout en faisant des économies. Comment transformer l’outsourcing en outil au service de la compétitivité de votre entreprise, quels que soient sa taille et son cœur de métier ?

Externalisation : définition

On parle d’externalisation, qui vient de l’anglais « outsourcing », lorsqu’une entreprise décide de confier un ou plusieurs de ses services à une entreprise tierce, spécialisée et souvent située à l’étranger, comme à l’île Maurice. Dans l’esprit collectif, l’externalisation a pour but de « débarrasser » les entreprises des tâches trop gourmandes en temps, en énergie, en ressources humaines et financières, néanmoins, un nouveau regard s’impose. En effet, elle permet aujourd’hui aux salariés de participer activement au développement de leur entreprise, en se concentrant sur le cœur de métier de leur employeur, quel qu’il soit, sans avoir à gérer des tâches parasites.

Les entreprises spécialisées dans l’externalisation sont en effet expertes et disposent des ressources humaines et matérielles nécessaires afin de prendre en charge un ou plusieurs services, tels que les Ressources humaines, les enquêtes de satisfaction pour évaluer la qualité de vos prestations, le télésecrétariat, la téléprospection ou encore le télémarketing.

Pourquoi les entreprises choisissent-elles d’externaliser ?

Selon les études sectorielles sur l’externalisation offshore, environ 35 % des entreprises se tournent vers l’outsourcing pour bénéficier des avantages liés aux coûts. 25 % d’entre elles justifient l’adoption de cette solution pour pallier à la pénurie des compétences locales. Enfin, 22 % ont été séduites par la flexibilité qui vient naturellement avec l’externalisation l’outsourcing, tandis que 18% sont motivées par le gain de temps.

Ce n’est donc un secret pour personne : l’externalisation comporte de nombreux avantages, dont la principale, se concentrer sur son cœur de métier. Grâce au gain de temps, aux économies sur les coûts d’exploitation et salariaux, elle octroie du temps aux dirigeants afin qu’ils puissent se focaliser les aspects stratégiques essentiels pour le développement de l’entreprise.

L’entreprise devient plus réactive, souple, puisque ses forces n’ont plus à gérer des tâches chronophages, sans grande valeur ajoutée.

Bon à savoir

On tend à confondre les concepts d’externalisation et de sous-traitance, alors qu’il s’agit de deux univers différents.

Dans le cadre d’une sous-traitance, une entreprise principale va se mettre en relation avec un sous-traitant avant tout pour augmenter ses revenus tout en réduisant ses coûts d’exploitation et en occupant une place de choix sur le marché. Pour cela, le sous-traitant va réaliser une tâche en sous-œuvre tandis que l’entreprise commanditaire va diriger l’entièreté des opérations.

Pourquoi l’externalisation a de beaux jours devant elle ?

L’externalisation est une décision pertinente pour toute entreprise désireuse d’améliorer et d’augmenter sa compétitivité sur le marché, aussi, elles sont de plus en plus nombreuses à se lancer, en traversant leurs frontières. Les raisons sont nombreuses :

Les prestataires ont réussi le pari d’aider efficacement leurs clients à développer leurs produits dans un environnement qualitatif et professionnel. Pour cela, ils font un travail permanent visant à maîtriser et à développer un ensemble de compétences de base, leur permettant ainsi de relever les nombreux défis tout en offrant une gamme de services plus étendue.

Si les entreprises peuvent prendre du retard sur les progrès technologiques et les innovations, les prestataires sont à la page ! Qu’il s’agisse du matériel, de la formation, de la qualité, des bonnes pratiques en général, les entreprises spécialisées dans l’externalisation sont toujours à jour.

Spécialisés, les prestataires sont capables de faire les investissements nécessaires afin d’être à la pointe en matière de technologies, y compris malgré des délais de mise sur le marché et des cycles de vie des produits toujours plus courts. En externalisant un ou plusieurs services, les entreprises clientes vont bénéficier de ces avantages concurrentiels !

Pourquoi l’externalisation est-elle une alliée de la compétitivité de l’entreprise ?

Chaque entreprise va décider d’externaliser en fonction de ses besoins et de ses objectifs, aussi, les avantages vont être différents :

  • L’externalisation offre aux entreprises un moyen de s’affranchir de la concurrence sur le marché en engageant un prestataire, mais surtout un partenaire, doté de l’expertise et des capacités nécessaires pour commercialiser rapidement les innovations
  • La présence d’un prestataire expérimenté va inciter les entreprises à pénétrer et à exécuter rapidement de nouveaux marchés
  • En n’ayant plus à investir des fonds des services non critiques, les entreprises peuvent se développer grâce à une charge financière réduite et, par conséquent, réagir de manière opportuniste sur de nouveaux marchés
  • Enfin, l’externalisation aux entreprises de se concentrer sur les compétences clés et de créer des compétences qui ajoutent directement de la valeur aux clients.

En route pour l’externalisation !

L’externalisation comporte un éventail infini d’avantages directs et indirects. Elle permet aux entreprises de développer une relation puissante avec leurs prestataires, grâce à une collaboration basée sur l’innovation, le développement.

Compte tenu des avantages considérables, l’externalisation des services, quels qu’ils soient, est devenue au fil du temps un atout stratégique, voire transformateur. En devenant un outil puissant pour la concentration sur les activités, pour la gestion effective de ses effectifs, de génération de valeur toujours plus grande, l’outsourcing rime avec innovation, avantages et développement, mais surtout avec compétitivité. En confiant certains processus à une entreprise spécialisée dans l’outsourcing, vous faites le choix gagnant pour l’ensemble de votre organisation.

Pour aller plus loin

Envie d’externaliser ? 8 points essentiels à analyser

/0 Commentaires/dans ,

Aujourd’hui, grâce à l’externalisation, les entreprises débordées ou devenues trop dépendantes des délais peuvent déléguer un ou plusieurs services auprès de spécialistes. Toutefois, le marché des sociétés spécialisées dans l’outsourcing est immense, aussi, il peut être difficile pour l’entrepreneur d’avoir une idée exacte de la qualité du travail, de la conformité avec les normes, de la supervision, de la transmission pertinente des informations. En plus de cela, l’entrepreneur doit pouvoir déterminer quel(s) service(s) externaliser et quels sont ceux que son entreprise va conserver : le but est qu’aucune action vitale ne soit prise en main par un tiers, aussi spécialiste soit-il.

Si vous êtes en pleine réflexion quant à l’externalisation, voici 8 points essentiels sur lesquels vous pouvez travailler afin de prendre la meilleure décision pour votre entreprise. Avant de vous lancer, découvrez aussi pourquoi choisir ProContact comme partenaire d’externalisation.

Le prestataire : son histoire, son évolution et sa valeur ajoutée

L’externalisation ne s’improvise pas, car il en va du développement et de la réussite de votre entreprise. Ainsi, il est essentiel de prendre le temps nécessaire, comme vous le feriez pour choisir un responsable d’équipe ou un collaborateur clé, afin de déterminer quel prestataire répondre exactement à vos besoins et à l’ambition de votre entreprise. Concrètement, procédez à une vérification poussée de son savoir-faire : possède-t-il les ressources nécessaires pour prendre en main la mission que vous souhaitez lui confier ? Peut-il illustrer cela avec des exemples ?

N’hésitez pas à comparer plusieurs prestataires en répartissant les tâches afin de déterminer celui qui sera le plus efficace, le plus fiable et choisissez celui qui sortira nettement du lot. Cela demandera du temps et un investissement financier, néanmoins, le gain en vaut la peine pour votre entreprise.

Bien déterminer ce qui sera délégué au prestataire et ce qui sera gardé en interne

La meilleure approche consiste à déterminer avec exactitude quelles tâches :

  • Peuvent être effectuées avec simplicité et pour lesquelles il existe un processus à suivre,
  • Nécessitent des informations supplémentaires, une amélioration des processus au fil du temps ou la participation d’autres membres de l’équipe du fait de leur importance

Ainsi, vous parviendrez à comprendre quelles tâches peuvent être déléguées, car simples et celles qui doivent impérativement être gérées en interne, du fait de leur importance au niveau de votre organisation. Gardez à l’esprit que les collaborateurs en interne sont à même de comprendre l’entreprise, sa culture et ses objectifs.

Une externalisation supervisée par un responsable interne

L’externalisation n’est en aucun cas signe de désengagement total de la part de l’entreprise cliente. Qu’il s’agisse d’externaliser, par exemple, vos ressources humaines, votre service d’enquête de satisfaction afin de mesurer la qualité de vos prestations, votre télésecrétariat, votre téléprospection ou même votre télémarketing, vous devez confier la supervision de l’ensemble à un responsable interne. En l’absence d’un tel profil au sein de votre entreprise, il est temps de rechercher la personne qui gérera le processus et qui travaillera avec l’équipe d’outsourcing pour s’assurer qu’elle fournit un travail de qualité et dans les délais. Ce responsable travaillera de concert avec le responsable de projet pour s’assurer que tous les acteurs sont au diapason, avec des objectifs planifiés et atteignables.

Embaucher un consultant pour créer une Procédure Opérationnelle Normalisée irréprochable

L’externalisation d’un ou plusieurs services tient à sa qualité et aux résultats qui en découlent. Pour déterminer ces deux éléments, il est essentiel d’avoir une expertise en interne et si tel n’est pas le cas, vous devez engager un consultant. Ce dernier aura donc pour mission de créer une Procédure Opérationnelle Normalisée (PON) en auditant et en observant la manière de procéder de vos propres collaborateurs. En cas de défaillance, il pourra également vous aider à recruter un profil externe afin d’y remédier.

Un processus d’externalisation documenté

Ce processus documenté repose en grande partie sur l’importance du cahier des charges, qui formalise vos attentes et sécurise la relation avec votre prestataire.

Avec choisissant l’externalisation, votre but est de gagner du temps et de permettre aux membres de votre équipe interne de se concentrer davantage sur des tâches plus prioritaires. Pour cela, comment allez-vous pouvoir déterminer la qualité de travail d’un prestataire ? La meilleure manière de procéder consiste à « mettre à l’essai » les entreprises spécialisées potentielles en leur fournissant un processus clairement rédigé et documenté pour la réalisation des tâches qui vous intéressent. En documentant au maximum ce processus, vous pourrez maintenir le contrôle quant à la qualité et la cohérence entre vos attentes et les résultats livrés, avec une révision minimale. De plus, en tant que partenaire, le bon prestataire doit pouvoir être à même de vous prodiguer des conseils qui permettront d’améliorer vos processus.

Le temps, un allié incontournable et essentiel

Une fois que vous avez choisi les tâches que vous souhaitez externaliser, déterminez le temps et les coûts nécessaires à leur réalisation en interne. C’est ensuite que vous allez commencer à intégrer petit à petit des sources externes dans la réalisation de ces mêmes tâches, afin de comparer la productivité des deux parties (interne et externe) par rapport au coût.

Les métriques en main, privilégiez de plus en plus le prestataire en investissant en priorité dans les tâches respectueuses des délais et du budget impartis, tout en réduisant celles qui se rapprochent de vos marges de fonctionnement habituelles.

Quelle qualité, fiabilité, communication et responsabilisation ?

Un bon prestataire doit pouvoir vous garantir quatre caractéristiques : la qualité de ses équipes et de son matériel, sa fiabilité, son sens de la communication et sa prise de responsabilité. Plus clairement, vous pourrez externaliser lorsque vous certain que l’entreprise choisie :

  • Fournit un travail de qualité,
  • Possède des équipes toujours disponibles,
  • Des superviseurs capables de communiquer clairement et efficacement,
  • Qu’elle est toujours prête à prendre du travail supplémentaire

Toujours externaliser des tâches sans valeur ajoutée pour votre entreprise

Dernier point et non des moindres, il est important pour le développement de votre entreprise d’externaliser uniquement les tâches non essentielles, qui prennent trop de ressources en interne. Ces tâches doivent concrètement empêcher vos équipes de se concentrer sur le cœur de métier de votre entreprise. Si vous constatez qu’une tâche est prise en main en interne sans que cela ait des conséquences sur le travail habituel, revoyez les points de votre projet d’externalisation.

En prenant soin de peser et de décortiquer chaque tâche que vous souhaitez confier à l’externalisation, vous déterminerez plus facilement les difficultés et des points de croissance de votre entreprise.

Pour aller plus loin

Externalisation : l’importance du cahier des charges

/0 Commentaires/dans ,

Le cahier des charges est un élément essentiel qui fait partie de la première étape du processus d’externalisation. C’est d’ailleurs l’une des clés pour bien préparer son externalisation. Il va venir garantir un résultat optimal, satisfaisant grâce à des informations précises et complètes. Il s’agit d’un véritable outil destiné de définir clairement le problème, d’identifier les besoins, de déterminer les résultats attendus tout en établissant les règles de conduite entre le client et son prestataire. En quoi consiste-t-il ? Comment le rédiger ?

Cahier des charges : définition

On parle de cahier des charges ou CDC. Il s’agit d’un document référentiel et contractuel qui permet de mettre par écrit les idées qui vont permettre à votre entreprise de se développer et de prospérer. Mais également de vous situer par rapport à vos attentes. Il est adressé au « maître d’ouvrage ». Qui va communiquer les détails au « maître d’œuvre » quant à ses attentes durant la concrétisation d’un projet. Le CDC va également reprendre les pénalités en cas de non-respect des attentes exprimées à l’écrit par le client.

Plus clairement, le CDC doit répondre aux éléments suivants :

  • Pourquoi la mise en place du projet concerné ?
  • Les étapes de la mise en place
  • Les bénéfices d’un tel projet pour l’entreprise,
  • Les désavantages pour l’entreprise à ne pas concrétiser ce projet,
  • Les acteurs qui vont s’assurer du suivi produit

Bon à savoir :

Le maître d’ouvrage a le droit, si cela s’avère nécessaire, de modifier le cahier des charges durant le projet. Cela même si le maître d’œuvre a d’ores et déjà accepté la version antérieure !

Comme mentionné plus haut, le cahier des charges est un document contractuel. Qui permet de lever toute ambiguïté entre le client et le prestataire. Concrètement, le CDC va fournir une ligne directrice claire et sans zone d’ombre au maître d’œuvre. Afin que le maître d’ouvrage puisse, de son côté, être certain de livrer une prestation conforme aux désidératas du client.

Usage du cahier des charges en interne

Le cahier des charges est un outil efficace et complet qui :

  • Permet à l’entreprise d’identifier ses besoins et de choisi ceux à traiter en priorité. Il permet d’avoir une visibilité sur les évolutions à venir
  • Permet de choisir le prestataire pertinent qui va pouvoir répondre rapidement et efficacement aux besoins de l’entreprise.

Comment rédiger un cahier des charges pertinent ?

3 grands axes

Pour un cahier des charges aux normes, l’ensemble du document doit prendre en considération trois grands axes. Qui sont les suivants :

Contexte et présentation du projet :

  • De quel type de projet s’agit-il ?
  • Quel est son objectif ?
  • Les prévisions en matière de gains et de dépenses si possible,
  • Situation du produit ou service par rapport à d’autres éléments similaires au sein de l’entreprise,
  • Études réalisées et à réaliser

Expression fonctionnelle du besoin :

Cette partie reprend l’analyse des besoins fonctionnels afin de décrire la solution proposée par votre entreprise. Mais également les contraintes techniques ainsi que les éléments inévitables qui font partie intégrante du projet.

Résultats attendus :

Dans cette partie, vous devrez proposer des pistes à explorer afin de réussir le projet.

Concernant la rédaction à proprement parler du cahier des charges. L’entreprise qui souhaite externaliser l’un de ses services peut prendre cette partie en charge ou alors s’adresser à un prestataire spécialisé. Cette option peut s’avérer pratique, puisqu’elle permettra au client d’obtenir une vision externe, expérimentée, peut-être même innovante.

Contenu du cahier des charges

Afin de remplir son rôle efficacement et permettre au prestataire de comprendre et de fournir un service de qualité. Le cahier des charges doit contenir un maximum de détails. Pour cela, commencez par résumer l’entreprise, sa création, son existence et les besoins auxquels elle répond. Il doit ensuite mentionner les informations propres au service ou au produit que votre entreprise propose. Enfin, il reprendra clairement les fonctionnalités, les besoins et données techniques inhérents au projet dont il est question.

Cas d’école : cahier des charges pour l’externalisation d’un service téléphonique

Pour l’entreprise, l’externalisation d’un service téléphonique (enquête de satisfaction, télésecrétariat, téléprospection, télémarketing, etc.), comporte un large éventail de bénéfices :

  • Des plages horaires plus étendues,
  • Permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier,
  • De gagner du temps,
  • De mieux redistribuer les rôles,

En quoi le cahier des charges va-t-il lui permettre de réussir son externalisation ?

À travers ce document, l’entreprise va exprimer clairement ses attentes, ses instructions. Le vocabulaire spécifique à son activité, son organigramme, instructions à suivre, etc.

En retour. Le prestataire s’appuiera sur le CDC pour former ses téléopérateurs afin qu’ils incarnent le client et son image de manière personnalisée. Pour cela. Il sera fourni aux cadres chargés des téléopérateurs destinés à la prise d’appels entrants au nom de leur client.

Grâce aux informations fournies dans le cahier des charges. Les différents acteurs (cadres et téléopérateurs externes) vont fournir une prestation sur mesure.

En conclusion

Afin de trouver le prestataire qui pourra répondre positivement à tous vos besoins. Vous devrez rédiger un document spécialement conçu à cet effet, formel, facilement lisible, mis en forme. Ainsi. Le cahier des charges vous permettra de définir de manière posée vos besoins afin d’expliciter la finalité de votre projet d’externalisation.

Toutes les informations qu’il contient doivent provenir de sources sûres, concrètes et précises. Afin que chaque intervenant puisse remplir son rôle de manière fluide tout au long du déroulement de l’externalisation. Sans devoir interpréter :

  • Les éléments à développer,
  • Les contraintes techniques,
  • Un état du service existant,
  • Explicitation du ou des besoins,
  • Budget prévu,
  • Liste des différents intervenants et leurs rôles respectifs,
  • Etc.

Il est clair que cet outil fait gagner du temps et facilite la communication entre les différents intervenants au cœur de votre projet d’outsourcing. Le CDC est donc incontournable. Car il va permettre de définir par écrit les besoins et les spécifications d’un plan tout en rendant ces informations compréhensibles par tous les acteurs qui vont participer au projet d’externalisation de votre entreprise.

Pour aller plus loin

Petites et moyennes entreprises : les raisons d’externaliser certains services

/0 Commentaires/dans ,

L’externalisation est aujourd’hui rentrée dans les mœurs, d’autant plus que les PME n’hésitent plus à se tourner vers cette solution. Si vous êtes une PME et que vous souhaitez vous tourner vers l’externalisation. Voici un panorama des services qui peuvent être pris en main par une société extérieure. Ainsi que les avantages que comporte un tel choix.

L’externalisation dans les grandes lignes

Externalisation, outsourcing, il s’agit d’une forme de sous-traitance qui consiste à transférer des activités auprès d’un prestataire externe. Spécialisé dans ce type de service. Cette entreprise peut se trouver dans votre pays ou alors, dans un pays étranger, comme l’île Maurice. Avec les nouvelles technologies, l’externalisation peut se faire par intranet. Centre de relation client multicanal, plateforme d’archivage et de nombreuses activités peuvent en bénéficier. Comptabilité, paye, facturation, helpdesk informatique, etc.

POURQUOI externaliser ?

La concurrence entre entreprises est on ne peut plus rude, aussi. Chaque société fait de son mieux pour trouver des solutions afin d’augmenter et d’optimiser leur productivité. L’externalisation est une solution qui vous gagner du temps.

  • En confiant les tâches à faible valeur ajoutée à une société externe, votre entreprise peut concentrer ses ressources sur son véritable métier,
  • L’externalisation consiste à ajouter des compétences à l’entreprise : l’entité externe qui vient se greffer apportera un savoir-faire professionnel spécialisé, fiable et complet,
  • La qualité étant l’un des piliers de toute entreprise, cette nouvelle expertise sera un plus inégalable,
  • L’externalisation est synonyme de coûts fixes, d’économies importantes sur la masse salariale, les investissements à long terme et les stocks,
  • Les prestataires externes sont les spécialistes de l’adaptation, aussi, ils viennent ajouter un certain dynamisme qui a pu se perdre au fil du temps au sein de votre organisation interne

Quels services externaliser ?

Vos objectifs en tant que PME :

  • Développement,
  • Positionnement sur le marché,
  • Rentabilité,
  • Productivité,
  • Efficacité,
  • Concurrence

Or, certaines tâches, incontournables, certes, augmentent les coûts d’exploitation ou de fonctionnement, grevant par la même occasion vos impératifs. ), au service client (gestion des appels), en passant par l’émission de la paie, ou encore l’archivage des données.

L’importance de l’audit interne

Un audit interne vous permettra de séparer les tâches qui nécessitent d’être traitée sur place et celles qui peuvent être externalisées. Confiées à une société spécialisée.

L’optique étant de développer votre entreprise, de renforcer sa position en tant que concurrent sérieux et solide des grands groupes. L’audit interne vous permettra, à terme. De consacrer la plus grande partie des ressources et compétences de votre PME aux tâches à forte valeur ajoutée.

  • De vous concentrer sur un plus large éventail de services et sur la qualité de ces derniers,
  • D’augmenter le nombre de compétences et de ressources sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire

Réussir une externalisation

La feuille de route

La feuille de route permet de mettre à plat les objectifs de votre PME. De définir les conditions et les moyens de contrôle de votre externalisation.

  • Établir aussi précisément que possible la part de compétence et les responsabilités de votre entreprise et du prestataire.
  • Mentionner le budget consacré à l’externalisation, sa situation géographique et les attentes de l’entreprise au niveau technique,
  • Citer les représentants de l’entreprise et du prestataire, dans une démarche de contrôle qualité,
  • Contenir un tableau de bord composé d’indicateurs clairs et fiables

La planification

L’externalisation rime avec planification, car, la réussite de cette étape passe par une stratégie réfléchie et millimétrée. Qui devra se dérouler en plusieurs étapes :

  • Décider des objectifs de votre PME à long terme,
  • Pointer, analyser et hiérarchiser les facteurs internes qui enrayent la fluidité de fonctionnement,
  • Déterminer plusieurs options stratégiques pour résoudre ces facteurs,
  • Trier, retenir et mettre en place les options les plus appropriées,
  • Monitorer les retombées

Cas d’école

Pourquoi externaliser votre service informatique ?

Diminution des coûts : un prestataire spécialisé dans l’externalisation possède des moyens humains, technologiques, matériels, de gestion que votre entreprise ne possède peut-être pas. Or, il en va de la qualité de votre service informatique, de sa fiabilité et de sa performance — c’est d’ailleurs tout l’enjeu des solutions d’IA et d’innovation que les prestataires spécialisés déploient aujourd’hui pour fiabiliser ces services.

Fiabilité et performance : si votre PME évolue dans une sphère éloignée de l’informatique, l’externalisation permet de profiter de l’expérience et des compétences d’une entreprise uniquement dédiée à cet aspect.

Votre cœur de métier : l’informatique demande un certain investissement humain, matériel, de temps et financier. Là encore, en confiant ce volet à une entreprise qui connaît son métier sur le bout des doigts, vous serez à même de concentrer vos ressources à votre propre métier.

L’adaptation à vos besoins : l’externalisation est synonyme d’adaptation de la part de votre prestataire. Que vous ayez besoin de plus ou de moins d’infrastructures ou de personnel, l’entreprise spécialisée s’adaptera en vous proposant tout simplement une nouvelle formule.

Contrôle de vos coûts : si l’externalisation est payante, elle permet de mieux contrôler les coûts de l’entreprise, notamment grâce à une facturation stable, sans coûts cachés tels que les prestations ponctuelles, l’absentéisme des salariés, les formations, niveau des intervenants, etc.

Un environnement sécurisé : aujourd’hui, une entreprise peut se retrouver victime de nombreuses attaques et les conséquences peuvent être désastreuses (perte de données essentielles, interruption des services) financièrement et au niveau de la production. L’externalisation permet de bénéficier d’un cadre sécurisé étant donné que les sociétés spécialisées possèdent des ressources performantes, entretenues ainsi que des pratiques calibrées et à jour avec les standards en cours.

En respectant les étapes et en prenant en compte vos besoins, l’externalisation devient un outil supplémentaire entièrement dédié à votre entreprise. Les sociétés spécialisées possèdent toutes les ressources nécessaires afin de soulager votre société et de permettre à vos salariés de se concentrer sur votre cœur de métier. Découvrez pourquoi choisir ProContact pour votre projet, ou contactez-nous pour en discuter. Trouvez votre équilibre et devenez un concurrent solide, organisé, de poids pour les grandes entreprises !

Pour aller plus loin