9 conseils pour réussir votre externalisation

C’est une mission permanente pour les entrepreneurs et les petits entrepreneurs, ils doivent faire preuve de créativité pour atteindre leurs objectifs commerciaux tout en économisant du temps et de l’argent. L’externalisation est une stratégie particulièrement efficace.

Les 9 conseils à suivre pour une externalisation réussie et en douceur

Définissez clairement les étapes de votre projet d’outsourcing

Une bonne externalisation se prépare, avec un calendrier, un cahier des charges et des ressources accessibles. La toute première étape consiste à définir les exigences de votre projet, afin de créer des informations précises, complètes, réalistes, sur lesquelles votre prestataire se basera pour vous fournir coût et mettre en place les ressources humaines et matérielles nécessaires.

La clarté et la précision vont devenir ici les bases de votre projet d’externalisation.

Évaluez les prestataires comme des candidats à l’embauche

Une fois que vous avez défini une liste de prestataires potentiels, évaluez les propositions de chaque entreprise d’outsourcing et surtout : posez des questions ! Comme vous le feriez avec un candidat à l’emploi, le choix d’un prestataire de service peut être une expérience relativement subjective. Néanmoins, pour un outsourcing pertinent, économique, efficace, qui va permettre à votre entreprise d’atteindre ses objectifs, vous devez faire preuve de méticulosité en vérifiant les références, commentaires et avis d’autres clients. Il s’agira de construire un dialogue dans lequel vous ferez part de vos attentes et préoccupations quant à la capacité du prestataire à répondre à vos attentes. Pour reprendre une expression populaire : mettez les pieds dans le plat !

Choisissez un prestataire expérimenté

Pour qu’une entreprise se développe, elle doit pouvoir compter sur des forces expérimentées, formées, dotées du matériel et des ressources nécessaires. Ceci est également valable pour l’externalisation. Misez uniquement sur un fournisseur qui connaît son sujet et éliminez ceux qui tâtonnent dans leur secteur.

Ne cherchez pas uniquement à faire des économies

Si cela est particulièrement tentant, choisir un prestataire uniquement en se basant sur ses tarifs peut être un piège. S’il s’agit d’une première expérience en matière d’externalisation, choisissez un prestataire dont la grille tarifaire se situe entre des prix très élevés et des prix très bas. Il s’agit de trouver un prestataire qui va vous proposer un bon rapport qualité / prix.

Intéressez-vous au portefeuille et aux résultats de votre prestataire

Vérifiez le portefeuille du prestataire choisi et assurez-vous que ses contrats ont bien répondu aux attentes de ses clients aussi bien concernant la qualité que le process. En cas de doute, proposez-lui de faire un essai sur une période de temps bien définie. Un prestataire de services qui souhaite réellement remporter un contrat doit être capable de vous fournir un descriptif argumenté de son travail et de ce qu’il peut proposer à votre entreprise, si elle externalise.

Cette approche a un coût, néanmoins, elle permettra à votre entreprise de faire de sérieuses économies.

Commencez petit

Toujours dans une logique de développement responsable et réfléchie de votre entreprise, commencez par confier un petit projet à votre prestataire. Cela vous permettra de jauger son organisation et sa capacité à répondre à vos besoins tout en respectant vos attentes par la suite, lorsqu’il s’agira de prendre en main des projets complexes.

Payez votre prestataire à des périodes précises

Tout comme vous devez définir clairement la portée du projet, vous devrez définir un calendrier comportant des jalons clairement définis, des points de contrôle planifiés, qui vont donner à votre entreprise une visibilité sur l’achèvement de votre projet. Ainsi, vous serez certain du respect des échéances, d’autant plus si vous liez ces dernières à des paiements. Concrètement, cela reviendra à payer, par exemple, 20 % à 30 % du prix total du projet à l’avance, le reste des paiements étant prévus en fonction de l’achèvement de 3 ou 4 étapes.

Les priorités, à négocier en amont

Quel que soit le service externalisé, vous devez vous assurer que le prestataire a bien compris la finalité de votre projet. Pour cela, vous devez négocier avant toute chose les composantes du service auquel vous vous attendez et expliciter le « produit final ».

Les écrits restent

Comme dans tout projet, certaines composantes peuvent venir à être modifiées. Il peut s’agir de l’étendue de la prestation, du « produit » final, des tarifs. Outre un calendrier clairement communiqué et consultable, faites en sorte que toute information, tout accord ou refus, aussi minime puissent-ils paraître, soient exprimés par écrit. Prenez soin également de conserver tout échange !

Pour résumer

L’externalisation peut sembler intimidante, néanmoins, en étant bien préparée, elle permettra à votre entreprise de se développer de manière sereine. En permettant à vos collaborateurs de se concentrer sur leur véritable métier, en confiant les services et tâches annexes, mais essentiels, à un professionnel spécialisé, vous constaterez des retombées positives.

Pour résumer les étapes clés :

Définissez vos besoins et préparez en calendrier clair, avec des étapes à suivre.

Prenez le temps nécessaire pour choisir un prestataire qui sera capable de vous écouter, de vous proposer des idées, d’échanger et surtout, qui a fait ses preuves auprès d’autres clients. Pour cela, procédez comme vous le feriez pour trouver un collaborateur clé.

Ne vous fiez pas uniquement à la grille tarifaire de votre prestataire, car les petits prix peuvent cacher de mauvaises surprises. Choisissez un prestataire dont les tarifs restent raisonnables.

Quels sont les retours des clients du prestataire sélectionné ? Là encore, prenez le temps de creuser, de faire des recherches.

Proposez une période d’essai à votre prestataire, en lui confiant un petit projet dans un premier temps. Vous pourrez ainsi juger sa capacité à répondre à vos besoins avec exactitude.

Ne payez pas la totalité du prix demandé à votre prestataire dès le début de la collaboration ! Procédez par étapes clairement définies.

Soyez clair dès le début de votre projet quant aux éléments à prendre en compte par votre prestataire afin qu’il réponde à vos besoins avec exactitude.

Mettez tous les échanges à l’écrit et conservez une trace électronique dans la mesure du possible !