Plus que jamais, il est urgent de combiner et d’optimiser les ressources internes et externes.

L’externalisation : la meilleure stratégie pour que votre entreprise sorte grandie de la crise du Covid-19

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Avec le spectre de la crise financière qui accompagne la crise sanitaire du coronavirus, les entreprises doivent trouver des solutions concrètes et rapides à mettre en place pour sortir de cette situation sans pertes. L’externalisation est une réponse parfaitement adaptée, néanmoins, il est essentiel pour les décideurs de surmonter le dilemme moral qui peut accompagner l’outsourcing, comme la loyauté des salariés. Plus que jamais, il est urgent de combiner et d’optimiser les ressources internes et externes. Tout commence en interne, grâce à une organisation contrôlée.

Pourquoi l’externalisation est-elle une valeur ajoutée pour les entreprises ?

Les prestataires d’externalisation offshore ont commencé à émerger à la fin des années 90. Au programme, des solutions efficaces, mais peu coûteuses et des ressources capables de face à la prétendue menace du « Bug de l’an 2000 ». Depuis lors, l’outsourcing s’est rapidement transformé, adapté pour offrir une main-d’œuvre hautement qualifiée, multilingue, capables s’adapter aux cultures étrangères de leurs clients. Aujourd’hui, ces prestataires sont capables de proposer des processus de gestion de projet matures et une qualité qui n’ont rien à envier à ce qui peut être proposé en interne.

Aujourd’hui, l’externalisation gagne et apporte plus encore en termes de valeur. Parmi les leaders mondiaux, citons l’île Maurice, qui a réussi le pari de soutenir de nombreuses entreprises occidentales dans leurs efforts de développement grâce à l’outsourcing.

L’externalisation est une spécialité

L’externalisation représente la solution la plus appropriée pour une entreprise qui souhaite continuer à se développer malgré la crise sanitaire actuelle. Toutefois, il ne s’agit pas, pour l’entreprise de transformer ses salariés en télétravail en agents externalisés. L’externalisation est une stratégie à part entière, mais dans laquelle les salariés de l’entreprise cliente ont un rôle majeur à jouer.

En faisant appel à l’externalisation, l’entreprise cliente fait le choix d’adopter un nouveau modèle organisationnel, équilibré grâce à un bassin de main-d’œuvre mondial. Il est donc temps de vous poser une question : à l’ère de l’externalisation et de la crise financière, vos salariés sont-ils prêts à former un atout essentiel ?

3 éléments à prendre en considération pour un passage en douceur vers l’externalisation

Trouver des solutions pour réduire les coûts

Le ralentissement économique actuel fait partie des préoccupations majeures pour la plupart des entreprises à travers le monde. Plus que jamais, la tendance est à la protection des marges bénéficiaires grâce à des réductions de coûts. Certaines entreprises envisagent de licencier leurs salariés ou de céder leurs actifs déficitaires.

Pour éviter d’en arriver là, de nombreuses entreprises projettent ou sont en cours de processus pour certains services, tels que les enquêtes de satisfaction pour évaluer la qualité de leurs prestations, leur télésecrétariat, téléprospection ou télémarketing. Ce réflexe va leur permettre de réduire leurs coûts, de se recentrer sur leur cœur de métier, participant ainsi activement au développement de leur organisation, y compris dans le contexte de crise sanitaire.

C’est un fait, la réduction des coûts a toujours l’une des raisons principales de l’externalisation et cela ne devrait pas changer malgré les conditions complexes actuelles et à venir. En conséquence, les contrats d’externalisation vont, à très court terme, proposer des mécanismes de contrôle des coûts personnalisés, adaptés. Pour cela, en tant que client, vous devrez discuter à bâton rompu avec votre prestataire. Ainsi, vous parviendrez, ensemble, à déterminer avec précision les services à externaliser et les tarifs applicables.

Pour une externalisation rentable, prenez le temps de construire un contrat gagnant-gagnant, aussi bien pour votre entreprise que votre prestataire. Avec un mécanisme de contrôle des coûts parfaitement rodé, vous parviendrez à mettre en place un partenariat durable.

Faire évoluer vos équipes

Ressources humaines, marketing, il est temps de faire évoluer vos équipes internes que cela soit sur le plan managérial ou technique. Cette action aura des conséquences bénéfiques une fois vos services externalisés, car plus un collaborateur occupe une place importante dans l’organigramme, plus il sera performant et fidèle à l’entreprise.

En montant en compétence, vos collaborateurs pourront eux aussi contribuer de manière significative à votre projet d’outsourcing.

Un contrat d’externalisation flexible

Devant les incertitudes économiques actuelles, il est essentiel pour toute entreprise de réagir rapidement aux conditions changeantes du marché. Dans le cadre d’une externalisation, il est important de disposer d’un contrat personnalisé, donc flexible. Cette flexibilité permettra de s’adapter à tout changement pouvant résulter, par exemple, d’une restructuration ou d’un désistement des investisseurs ou alors d’une modification du volume des services, de la portée géographique des services, etc.

Pour parvenir à l’écriture d’un contrat en votre faveur, n’hésitez pas stipuler que le prestataire devra continuer à fournir ses services y compris si votre entreprise cède une entité selon les mêmes conditions et sur une période minimale après la cession.

Un contrat flexible doit éviter à tout prix les clauses contractuelles strictes et favoriser un mécanisme de contrôle des changements clair et réalisable. Ainsi, les deux parties pourront convenir et mettre en œuvre tout changement rapidement.

Chaque question doit être soigneusement examinée. Cela permettra ainsi à votre entreprise de déterminer s’il convient d’externaliser un ou plusieurs services dans le climat économique actuel. Impliquez vos services financiers, techniques et juridiques dès le début du processus de négociation avec votre prestataire. Prévoyez suffisamment de temps pour rédiger un contrat clair et sans ambiguïté. L’externalisation ne doit pas être considérée comme une bouée de sauvetage, mais bien comme une stratégie gagnante. La crise sanitaire du Covid-19 est sans doute l’occasion pour votre entreprise de rebondir intelligemment et efficacement, là où la concurrence aura du mal à retrouver une place solide sur le marché.

 

 

Plus que jamais, il est urgent de combiner et d’optimiser les ressources internes et externes.

Outsourcing: the best strategy to help your business grow despite the Covid-19 crisis

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With the spectre of the financial crisis that accompanies the coronavirus health crisis, companies must find concrete and quick solutions to put in place to get out of this situation without losses. Outsourcing is a perfectly adapted response, however, it is essential for decision makers to overcome the moral dilemma that can accompany outsourcing. One example is employee loyalty. More than ever, there is an urgent need to combine and optimise internal and external resources. It all starts internally, thanks to a controlled organisation.

Why is outsourcing an added value for companies?

Offshore outsourcing providers began to emerge in the late 1990s. On the agenda were effective but inexpensive solutions and resources capable of dealing with the so-called « Year 2000 bug » threat. Since then, outsourcing has rapidly transformed. It has grown to offer a highly qualified and multilingual workforce which is able to adapt to the foreign cultures of their customers. Today, these providers are able to offer mature and quality project management processes that match and even surpass the standards of what can be offered internally.

Today, outsourcing is gaining and bringing even more in terms of value. Among the world leaders is Mauritius, which has succeeded in supporting many Western companies in their development efforts through outsourcing.

Outsourcing is a specialty

Outsourcing is the most appropriate solution for a company that wants to keep growing despite the current health crisis. However, it is not a question for the company to transform its employees who are working from home into outsourced agents. Outsourcing is a strategy in its own right, but in which the employees of the client company have a major role to play.

By using outsourcing, the client company makes the choice to adopt a new organisational model which is balanced by a global workforce pool. So it’s time to ask yourself a question: in the era of outsourcing and the financial crisis, are your employees ready to become an essential asset?

3 elements to consider for a smooth transition to outsourcing

Finding solutions to reduce costs

The current economic slowdown is a major concern for most companies around the world. More than ever, the trend is to protect profit margins through cost reductions. Some companies are planning to lay off their employees or divest their loss-making assets.

To avoid this, many companies plan, or are in the process, to outsource certain services, such as satisfaction surveys to assess the quality of their services, remote secretary services, teleprospecting or telemarketing. This reflex will allow them to reduce their costs and to refocus on their core business, thus actively participating in the development of their organization, even in the context of health crisis.

It is a fact, cost reduction has always been one of the main reasons for outsourcing and this should not change despite the current and future complex conditions. As a result, outsourcing contracts will, in the very short term, offer customized, adapted cost control mechanisms. For this, as a customer, you will have to discuss with your provider. Together, you will be able to accurately determine the services to be outsourced and the applicable rates.

For cost-effective outsourcing, take the time to build a win-win contract, both for your company and your provider. With a fully implemented cost control mechanism, you will be able to build a sustainable partnership.

Evolve your teams

Whether it is human resources or marketing, it’s time to evolve your internal teams, be it managerial or technical. This action will have beneficial consequences once your services are outsourced, because the more an employee occupies an important place in the organisational chart, the more efficient and loyal he will be to the company.

By increasing their skills, your employees will also be able to contribute significantly to your outsourcing project.

A flexible outsourcing contract

In the face of the current economic uncertainties, it is essential for any company to react quickly to changing market conditions. In the context of outsourcing, it is important to have a personalized contract, therefore one that is flexible. This flexibility will make it possible to adapt to any changes that may result, for example, from restructuring or withdrawal of investors or from changes in the volume of services, the geographical scope of services, etc.

To achieve the writing of a contract in your favour, do not hesitate to stipulate that the provider will have to continue to provide its services even if your company transfers an entity under the same conditions and for a minimum period after the transfer.

A flexible contract must at all costs avoid strict contractual clauses and foster a clear and workable change control mechanism. Thus, both parties will be able to agree and implement any changes quickly.

Each issue must be carefully considered. This will allow your company to determine whether to outsource one or more services in the current economic climate. Involve your financial, technical and legal teams at the beginning of the negotiation process with your provider. Allow enough time to write a clear and unambiguous contract. Outsourcing should not be seen as a lifeline, but as a winning strategy. The Covid-19 health crisis is no doubt an opportunity for your company to bounce back intelligently and efficiently, whereas the competition will find it difficult to regain a solid place in the market.

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