Soulagez votre entreprise en externalisation votre gestion de débordement !

Pour une entreprise, la gestion des appels des clients peut représenter une véritable charge pendant quelques jours ou plusieurs semaines, c’est ce que l’on appelle les périodes de pics. Cela est plus particulièrement vrai à certaines périodes de l’année ou au moment des fêtes. L’externalisation est sans nul doute la solution la plus pertinente, notamment si vous manquez de ressources internes ou alors lorsque c’est la pleine saison pour votre entreprise. Confiez votre gestion de débordement à notre centre d’appels pour gérer ces flux, satisfaire vos clients tout en leur offrant des réponses rapides et pertinentes et surtout en maîtrisant vos coûts.

Une mise en place rapide et facile

En choisissant d’externaliser votre gestion de débordement auprès de ProContact, vous bénéficierez d’une mise en place facile et rapide. Résultat : votre entreprise présentera un service client et un service d’assistance disponible y compris en dehors de ses horaires habituels. Que vous choisissiez cette solution des raisons opérationnelles ou stratégiques, cet outsourcing est la garantie pour vos clients de toujours avoir un interlocuteur au bout du fil.

Dans un contact commercial compétitif, votre entreprise se doit d’être présente pour ses clients, y compris lorsque les ressources internes ne sont pas disponibles. L’objectif est de fidéliser vos clients au profit de votre marque et de votre produit ou de votre service. ProContact vous propose un service client qui ne se distingue pas de votre équipe interne et fournit un support client de première classe.

Glossaire des termes à retenir

Gestion du débordement : une équipe trop chargée pour répondre au téléphone durant les trois sonneries ou dans un certain délai (spécifié par vos soins) peut se reposer sur les agents de notre centre d’appels.

Gestion des heures de pointe: avec un nombre d’employés réduit pendant une période de congés, les week-ends, il est fortement conseillé d’externaliser le débordement pour soulager la pression exercée sur vos salariés durant les périodes de pointe.

Intégration de la journalisation des appels : notre service de débordement peut tout à fait s’intégrer à votre propre système. Ainsi, vous devenez capable de consulter les notes prises par nos agents durant les appels pris au nom de votre entreprise. En cas d’appel non résolu ou d’appel urgent, nos opérateurs pourront également escalader ou transférer votre client, en conformité avec vos directives et procédures.

Les nombreux avantages à externaliser votre gestion de débordement

Une nette amélioration de la qualité des appels : il est essentiel pour votre entreprise d’offrir un service client de qualité et ininterrompu. Grâce à l’externalisation, les temps d’attente et les niveaux de frustration des clients sont réduits y compris durant pics d’appels. Nos agents qualifiés sont formés pour gérer les débordements, ce qui augmente le niveau de service et la qualité des échanges envers vos clients.

Une continuité des activités et une reprise après sinistre : si votre entreprise est indisponible, par exemple, durant une épidémie, des intempéries, une longue panne de courant ou d’infrastructure informatique, pensez à l’externalisation ! Avec ProContact, votre entreprise devient enfin capable de délivrer un service à la clientèle sans faille, en toute transparence. En accédant à votre base de données, nos agents pourront suivre les appels et les requêtes de vos clients jusqu’à la reprise de vos activités.

Une nette réduction du taux d’abandon d’appels : aujourd’hui, les clients n’aiment pas attendre, surtout lorsqu’il s’agit de joindre un service client ! Or, cette attente est inévitable durant les périodes de pics, ce qui rend impossible de respecter vos process et vos normes. Malheureusement, un client frustré peut tout simplement se tourner vers la concurrence. Grâce à notre offre gestion de débordement, conservez vos clients et surtout réduisez vos taux d’abandon d’appel.

Une amélioration du niveau de satisfaction client : l’externalisation de votre gestion de débordement va permettre à vos salariés de se concentrer sur leur cœur de métier. En contrepartie, votre entreprise sera toujours capable de fournir un service à la clientèle qualitatif, y compris pendant les périodes de pointe. Plus besoin de gérer de gros volumes d’appels, expérience positive pour vos clients, interaction avec votre entreprise, voici les facteurs essentiels qui composent l’équation complexe de la satisfaction client.

Des économies pour votre entreprise : l’externalisation vous permettra de réduire les coûts de formation et toutes les dépenses inhérentes à l’embauche de nouveaux employés, le tout en continuant à augmenter vos ventes, donc des volumes d’appels plus élevés. Cela vaut également pour l’embauche de salariés à temps partiel ou d’intérimaires.

En externalisant, vous attirerez les prospects, et augmentez de manière significative les éléments suivants :

• Taux de conversion des ventes,
• Chaîne publicitaire – Analyse du retour sur investissement,
• Demandes d’informations saisies,
• Commandes client traitées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7,
• Profilage client, création et gestion de bases de données

L’externalisation de la gestion de débordement peut être la solution parfaite si votre entreprise lance un service, un produit, en période promotionnelle, ou tout simplement lorsque vous manquez de ressources internes. Devant la quantité d’appels reçus, il peut tout à fait arriver que vos équipes ne puissent plus faire face, ce qui entraîne de nombreux désagréments, négatifs pour votre image et vos chiffres. Évitez les délais d’attente importants, les lignes toujours occupées, des communications perdues et surtout, n’ayez plus à faire face au mécontentement de vos clients et prospects.

Chez ProContact, notre service de débordement vous permet de conserver et d’augmenter votre taux de satisfaction client. Vos e-mails et appels feront toujours l’objet d’une réponse, quels que soient vos horaires, vos procédures. Pour cela, notre centre d’appels compte uniquement des opérateurs qualifiés et flexibles.