Réduire les coûts opérationnels sans sacrifier la qualité — comment l’externalisation avec ProContact dans l’Océan Indien permet aux PME et ETI francophones de réaliser des économies significatives.

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Comment réussir son projet d’externalisation ?

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Ces deux dernières années ont été le théâtre d’un bouleversement extraordinaire dans le monde du travail, n’épargnant aucun pays sur la planète. Cette période nous a notamment appris qu’il était possible pour l’entreprise, grâce à un bon plan de continuité d’activité, de continuer à produire, à progresser, à innover tandis que ses ressources humaines travaillaient à distance. En un mot, il n’est pas nécessaire d’être dans un environnement traditionnel, celui du sacro-saint bureau, pour faire preuve de créativité, d’ambition ou même d’esprit d’équipe. Tout cela pour dire que si le travail à distance est aussi, voire plus, efficace que le présentiel, il est tout à fait logique de voir plus loin encore, avec l’externalisation.

ProContact prend en main un large éventail de tâches

Chez ProContact, nous proposons un large éventail de prestations, à adopter en fonction des besoins de votre entreprise et de votre projet d’évolution :

  • Accueil téléphonique
  • Télé secrétariat
  • Sondages, enquêtes, études de satisfaction
  • Télémarketing et téléprospection (prise de rendez-vous, prospection…)
  • Qualification de fichiers
  • Gestion et enrichissement des bases de données
  • Fidélisation des clients
  • Assistance technique (hotline, webhelp, support technique)
  • Service après-vente (SAV), service clients
  • Prospection B2B / B2C ;
  • Télésecrétariat ;
  • Relation client ;
  • Outil GRC et logiciel CRM ;
  • Enquêtes de satisfaction ;
  • Ressources humaines ;
  • Externalisation digitale

Notre Service Digital s’adresse quant à lui aux agences web, sites de e-commerce, spécialistes du marketing digital, start-up, pure players, etc., ayant des besoins digitaux :

  • Maintenance / refonte de sites web ;
  • Gestion e-commerce ou réseaux sociaux ;
  • Traitement de dossiers ;
  • Design & graphisme ;
  • Ou encore de création de contenus.

Déterminer clairement et en profondeur les tâches à déléguer 

Pour une externalisation réussie aussi bien pour l’entreprise, ses employés internes que pour le prestataire, le client doit prendre tout le temps nécessaire afin de déterminer clairement quelles tâches essentielles et non essentielles doivent être accomplies au quotidien.

Un article publié sur le site officiel du ministère de l’Economie, des Finances et de la Relance, reprend les principales qui permettent à l’entreprise de vivre :

  • La fonction Comptabilité et Finances ;
  • La fonction Recherche et Développement ;
  • La fonction Ressources humaines ;
  • La fonction Production ;
  • La fonction Marketing et Vente ;
  • La fonction Achats ;
  • Quelques notions de comptabilité ;
  • La fonction Direction et Administration générale ;
  • La fonction Logistique.

En prenant en considération ces différentes fonctions individuellement, vous parviendrez à faire une liste des tâches qui leur sont propres, pour enfin les organiser en ordre de priorité.

Une documentation claire et complète du processus d’externalisation

Notre article intitulé « Externalisation : l’importance du cahier des charges » explique que « Le cahier des charges est un élément essentiel qui fait partie de la première étape du processus d’externalisation. Il va venir garantir un résultat optimal, satisfaisant grâce à des informations précises et complètes. Il s’agit d’un véritable outil destiné de définir clairement le problème, d’identifier les besoins, de déterminer les résultats attendus tout en établissant les règles de conduite entre le client et son prestataire. »

Toujours selon cet article, le cahier des charges doit reprendre les 3 grands axes sur lesquels repose un projet d’externalisation

Contexte et présentation du projet : 

  • De quel type de projet s’agit-il ?
  • Quel est son objectif ?
  • Les prévisions en matière de gains et de dépenses si possible,
  • Situation du produit ou service par rapport à d’autres éléments similaires au sein de l’entreprise,
  • Études réalisées et à réaliser

Expression fonctionnelle du besoin :

Cette partie reprend l’analyse des besoins fonctionnels afin de décrire la solution proposée par votre entreprise, mais également les contraintes techniques ainsi que les éléments inévitables qui font partie intégrante du projet.

Résultats attendus :

Dans cette partie, vous devrez proposer des pistes à explorer afin de réussir le projet.

Concernant la rédaction à proprement parler du cahier des charges, l’entreprise qui souhaite externaliser l’un de ses services peut prendre cette partie en charge ou alors s’adresser à un prestataire spécialisé. Cette option peut s’avérer pratique, puisqu’elle permettra au client d’obtenir une vision externe, expérimentée, peut-être même innovante.

Pourquoi externaliser ?

L’externalisation offshore permet de réduire considérablement les coûts : recrutement, formation, équipement, aujourd’hui l’entreprise a tout intérêt à investir son argent et son temps intelligemment. Dans le cas contraire, elle devient difficilement capable de concurrencer celles qui ont déjà dépassé ce stade.

L’importance des mesures de performances

Ce qui peut être mesuré peut être amélioré ! Mais quels sont les éléments à mesurer ? ProContact vous aide à déterminer les indicateurs de performance adéquats en fonction de votre secteur d’activité, de votre public cible, de votre évolution.

Le site Monster nous explique que « L’indicateur clé de performance (ICP) est une mesure quantifiable qui sert à évaluer les progrès ou la réussite d’une entreprise, d’une équipe ou d’un projet, en se basant sur des objectifs précis de performance. Cet acronyme est la traduction de KPI pour Key Performance Indicator en anglais. »

Il nous rappelle également qu’il existe quatre catégories d’indicateurs de performance :

  • Les indicateurs de performance de productivité ;
  • Les indicateurs de performance de qualité ;
  • Les indicateurs de performance de capacité ;
  • Les indicateurs de performance stratégiques.

Contactez-nous !

Envie d’en savoir plus ? L’externalisation est notre métier ! Chez ProContact, nous vous accompagnons étroitement dans l’inclusion de cette solution dans votre stratégie commerciale. Nous vous proposons sans tarder une adaptation inédite de votre façon de travailler grâce à l’arrivée de ressources situées ailleurs, sans perdre en temps, en argent et en qualité.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients quelle que soit la situation et en toute transparence.

L’externalisation est devenue une stratégie commerciale tangible et concrète pour le développement de l’entreprise. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Bien externaliser : les bonnes pratiques

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Comment bien externaliser cette année, alors que le monde se remet petit à petit de la pandémie, que certaines économies affichent une croissance inattendue (France, USA), que le travail à distance a trouvé naturellement sa place au sein des entreprises ? Ajoutons à cela le besoin pressant de digitalisation, l’évolution rapide de la technologie : il est temps de rendre ses processus commerciaux efficaces. L’externalisation fait partie de ces solutions faciles à mettre en place, mais aussi, et surtout, capables de faire économiser du temps et de l’argent, comme le démontrent nos conseils pour réduire vos coûts de fonctionnement. Profitons de ce début d’année pour tout mettre à plat !

En quoi consiste l’externalisation ?

Investopedia définit l’externalisation de la manière suivante : « L’externalisation est une pratique commerciale qui consiste à engager une partie extérieure à une entreprise pour fournir des services ou créer des biens qui étaient traditionnellement fournis en interne par les employés et le personnel de l’entreprise. L’externalisation est une pratique généralement adoptée par les entreprises pour réduire les coûts. En tant que telle, elle peut toucher un large éventail d’emplois, allant du support client à la fabrication en passant par le back-office.

L’externalisation a été reconnue pour la première fois comme une stratégie commerciale en 1989 et est devenue une partie intégrante de l’économie des entreprises au cours des années 1990.1 La pratique de l’externalisation fait l’objet d’une controverse considérable dans de nombreux pays. Les opposants affirment qu’elle a entraîné la perte d’emplois nationaux, en particulier dans le secteur manufacturier. Les partisans affirment qu’elle incite les entreprises et les sociétés à affecter les ressources là où elles sont le plus efficaces, et que l’externalisation contribue à maintenir la nature des économies de marché libres à l’échelle mondiale. »

ProContact fait partie de ces prestataires reconnus pour la qualité de leur service d’externalisation. Notre éventail d’offres est suffisamment large pour permettre aux entreprises d’outsourcer toutes les tâches certes essentielles, mais reconnues pour être chronophages :

  • Accueil téléphonique
  • Télé secrétariat
  • Sondages, enquêtes, études de satisfaction
  • Télémarketing et téléprospection (prise de rendez-vous, prospection…)
  • Qualification de fichiers
  • Gestion et enrichissement des bases de données
  • Fidélisation des clients
  • Assistance technique (hotline, webhelp, support technique)
  • Service après-vente (SAV), service clients
  • Prospection B2B / B2C ;
  • Télésecrétariat ;
  • Relation client ;
  • Outil GRC et logiciel CRM ;
  • Enquêtes de satisfaction ;
  • Ressources humaines ;

Concernant nos ressources humaines, là encore nous misons sur une qualité inédite :

  • Une équipe hautement qualifiée et positive capable d’assurer un suivi sur mesure de chaque opération ;
  • Un recrutement exigeant ;
  • Une formation dense et continue, appels entrants, appels sortants, marketing, webmarketing… ;
  • Une gestion managériale motivante et humaine, des superviseurs à l’écoute des collaborateurs et à votre écoute ;
  • Un département qualité indépendant avec un but unique : la satisfaction client

Comment choisir « le » prestataire qui deviendra votre partenaire ?

Plusieurs critères entrent en jeu dans le choix de votre prestataire d’externalisation. Il doit :

  • Etre expert dans son métier ;
  • Posséder une réputation solide ;
  • Présenter un budget clair, sans coûts cachés ;
  • Vous garantir la protection de vos données et celles de vos clients ;
  • Il sait faire preuve de flexibilité.

Les avantages à externaliser dans le contexte actuel

Chaque entreprise possède des raisons qui lui sont propres lorsqu’elle décide d’externaliser. Besoins, objectifs, chaque contrat comporte ses propres avantages :

  • L’externalisation est un moyen de s’affranchir de la concurrence sur le marché en engageant un prestataire, mais surtout un partenaire, doté de l’expertise et des capacités nécessaires pour commercialiser rapidement les innovations ;
  • L’intervention d’un prestataire expérimenté incite les entreprises à pénétrer rapidement de nouveaux marchés ;
  • En n’ayant plus à investir des fonds des services non critiques, les entreprises peuvent se développer grâce à une charge financière réduite et, par conséquent, réagir de manière opportuniste sur de nouveaux marchés ;
  • Enfin, l’externalisation aux entreprises de se concentrer sur les compétences clés et de créer des compétences qui ajoutent directement de la valeur aux clients.

Ajoutons à cela :

  • Des économies conséquentes de temps et de coûts ;
  • Une prestation de qualité ;
  • Une meilleure concentration sur votre cœur de métier ;
  • Un accès immédiat à des services et à une technologie dernier cri ;
  • Une gestion flexible de vos ressources ;
  • De nouvelles opportunités dans divers domaines.

Externalisez efficacement !

L’externalisation se prépare et cette préparation comporte plusieurs étapes, qui, mises bout à bout permettent à l’entreprise de passer ce cap rapidement et avec sérénité :

Une implication de tous les instants de l’équipe de direction ou du conseil d’administration dans la prise de décision ;

Une bonne communication globale aussi bien envers la direction que les salariés sur les avantages de l’externalisation (réalisation de la vision et des objectifs de l’entreprise, productivité accrue à un coût réduit, etc.) ;

Une implication de tous les salariés également à travers une documentation appropriée, mais également un accroissement des niveaux de responsabilité ;

Une définition claire de vos objectifs commerciaux et financiers à long terme pour une externalisation personnalisée ;

La recherche d’un prestataire de qualité en prenant le temps de bien comparer les différentes entreprises démarchées ;

Prendre en considération les coûts, l’un des principaux avantages de l’externalisation étant leur réduction. Toutefois, en réalité, les économies réelles correspondent très rarement à celles estimées. Quoi qu’il en soit, en trouvant le bon prestataire, au bout de quelques mois de partenariat, vous constaterez une évolution positive des finances de l’entreprise.

Contactez-nous !

L’externalisation est notre métier ! Chez ProContact, nous vous accompagnons étroitement dans l’inclusion de cette solution dans votre stratégie commerciale. Nous vous proposons sans tarder une adaptation inédite de votre façon de travailler grâce à l’arrivée de ressources situées ailleurs, sans perdre en temps, en argent et en qualité.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients quelle que soit la situation et en toute transparence.

L’externalisation est devenue une stratégie commerciale tangible et concrète pour le développement de l’entreprise. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Les 8 défis les plus courants dans un projet d’externalisation et comment les surmonter

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Il est désormais très facile d’externaliser une ou plusieurs tâches, néanmoins.

Il peut arriver que l’entreprise soit confrontée à certains défis. Voici des solutions faciles à mettre en place afin que l’expérience se transforme en un partenariat à long terme, dans la lignée de nos meilleures pratiques pour un partenariat réussi.

Pourquoi les entreprises modernes choisissent-elles l’externalisation ?

Autrefois associée à la délocalisation, l’externalisation a pris du galon. Faisant désormais partie intégrante de la stratégie commerciale de l’entreprise. Elle lui permet d’augmenter sa rentabilité, d’accéder à un plus grand bassin de main d’œuvre. Mais aussi de gagner en efficacité, puisqu’elle peut enfin se concentrer sur son cœur de métier et ses objectifs principaux.

L’externalisation est désormais un outil utilisable par toutes les entreprises, depuis les PME jusqu’aux grandes firmes d’envergure internationale. Selon Statista, en 2019, le marché mondial des services externalisés pesait 92,5 milliards de dollars.

Malgré tout, la mise en œuvre de l’outsourcing peut être jonchée de quelques défis parfaitement évitables : voici comment.

Le manque d’expérience de l’entreprise en matière d’externalisation

Toutes les entreprises ne sont pas naturellement familières avec les meilleures pratiques, les concepts communs, le flux de travail. L’entreprise qui n’a jamais eu à transmettre sa vision à une compagnie tierce qu’elle ne connaît pas peut compliquer la tâche.

Toujours choisir un prestataire expérimenté

Un prestataire expérimenté est toujours prêt à accompagner ses clients tout au long de leur processus d’externalisation. Il les accompagne dans la définition de leurs besoins, de passer sereinement la phase de découverte. De constituer les meilleures équipes pour obtenir les résultats escomptés.

Chez ProContact, nous possédons l’expérience dont vous avez besoin. Avec plusieurs années de présence sur le marché et dans la région. ProContact est un nom établi dans le secteur de l’externalisation !

  • Une équipe hautement qualifiée et positive capable d’assurer un suivi sur mesure de chaque opération ;
  • Un recrutement exigeant ;
  • Une formation dense et continue, appels entrants, appels sortants, marketing, webmarketing… ;
  • Une gestion managériale motivante et humaine, des superviseurs à l’écoute des collaborateurs et à votre écoute ;
  • Un département qualité indépendant avec un but unique : la satisfaction client

Le manque d’expertise sur la tâche externalisée

Les entreprises externalisent souvent les tâches à basse valeur ajoutée. Mais on ne parle pas suffisamment souvent de celles qui se tournent vers l’outsourcing par manque d’expertise sur une tâche en particulier. En confiant cette tâche à l’outsourcing, l’entreprise n’est pas, non plus, capable d’évaluer correctement les résultats du travail accompli.

Former ses ressources pour combler le manque de connaissances

Si l’entreprise a l’intention d’externaliser une tâche par manque de compétences en interne. Elle peut combler cette lacune en définissant des normes de performance claires. Cette mission peut être confiée à une personne en interne. Qui peut également s’occuper de monitorer le travail effectué par le prestataire. Si là aussi, le manque de ressources humaines ne permet pas d’allouer une personne à cette supervision. Chez ProContact, notre expérience garantit un flux de travail constant et des résultats concrets.

Une mauvaise estimation des coûts

Certes, l’externalisation permet de rationaliser les coûts, néanmoins. La condition est que l’entreprise ait pris le temps d’organiser son projet d’outsourcing. Le calcul d’une estimation assez précise des coûts se fait en établissant des exigences précises, des délais, des ressources, etc.

Établir des exigences claires pour le projet

Il peut être difficile pour l’entreprise de définir des exigences exactes, néanmoins. Il est tout à fait pertinent de s’allouer les services d’une entreprise spécialisée pour accomplir cette tâche. La communication bilatérale est essentielle afin que chaque partie comprenne les limites du budget.

Le choix du prestataire crédible et efficace

Difficile de trouver un prestataire qui soit suffisamment grand pour s’adapter aux besoins de ses clients ou qui soit suffisamment petit pour proposer une approche personnalisée à des prix concurrentiels.

Trouver le juste milieu entre les deux types de prestataires

Faites le point sur la taille de votre entreprise, sa masse salariale. Son potentiel de croissance, ses revenus, la notoriété de sa marque, etc. Si vous en êtes à vos débuts, tournez-vous de préférence vers un prestataire à dimension humaine. Capable de s’adapter à votre budget. Aussi paradoxal que cela puisse paraître, n’optez pas pour le prestataire le moins cher. Qui risque de réserver des coûts cachés et d’autres mauvaises surprises.

Le manque d’ouverture culturelle

Toutes les entreprises ne possèdent pas le rayonnement géographique nécessaire pour collaborer avec d’autres cultures. Si la diversité l’innovation et les résultats financiers à long terme. Les débuts peuvent être déstabilisants, voire, créer des erreurs et des malentendus.

Trouver un prestataire équipé pour répondre à cette problématique

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues. Nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients quelle que soit la situation et en toute transparence.

Les processus contractuels et juridiques

Si la standardisation des processus fait son chemin dans le secteur de l’externalisation, nous n’y sommes pas encore totalement. D’un pays à l’autre, les formalités peuvent être différentes et générer des malentendus juridiques parfois graves.

Faites preuve de la plus grande clarté et de beaucoup de vigilance

Votre prestataire devra signer un accord de confidentialité avec votre entreprise. Échangez autant de fois que nécessaire sur les étapes du processus, les risques, la sécurité. Le contrat doit comporter des clauses relatives à la rémunération, aux conditions de travail. Aux responsabilités du prestataire, aux informations sur la propriété et à d’autres éléments pertinents.

Le transfert de connaissances

Tout mauvais transfert de connaissance peut entraîner un dysfonctionnement dans le partenariat. L’externalisation réussie nécessite une documentation claire et des procédures transparentes de transferts de connaissances.

Créer et toujours avoir à portée de main une documentation claire et complète

Le plan de transfert des connaissances doit être aussi détaillé que possible. Avec les fonctionnalités, la technologie, la logique du code. Ce document doit permettre au prestataire de se mettre en action rapidement. Ajoutez à cela des rencontres en personne ou à distance et vos ressources humaines impliquées dans le projet d’externalisation.

Les problèmes de communication

La communication est la clé d’une externalisation réussie. Du fait des différences culturelles. Il est tout à fait possible que la communication passe seulement à moitié, pour ne pas dire…pas du tout.

La communication continue

Appels, boucles, visio, déplacements, il existe aujourd’hui une pléthore de méthodes pour échanger des informations 7/7 et 24/24.

Pour aller plus loin

Nos conseils pour mieux externaliser

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Pourquoi externaliser ? Grande question que voilà et chez ProContact, nous avons les réponses. Cette stratégie commerciale vous fait gagner en rapidité, permet de réduire les coûts et dans de nombreux cas vous permet d’augmenter la quantité de ressources et de gagner en compétences, en expérience pour une ou plusieurs tâches en particulier. Le résultat a été constaté par de nombreuses entreprises : l’outsourcing permet concrètement de se concentrer sur la croissance et le développement.

L’entreprise possède une véritable personnalité

L’entreprise d’aujourd’hui possède plusieurs aspects qu’il faut polir, soigner, faire évoluer. Pour cela, il est important de se concentrer sur la raison de sa création, que l’on appelle le cœur de métier. En parvenant à vous concentrer sur votre cœur de métier, les ressources travaillent de manière plus efficace, donc rentable.

Pourquoi externaliser ?

L’externalisation a résolument gagné du galon depuis quelques années, à tel point que de nombreuses entreprises ont véritablement compris les processus, l’importance du support client, du marketing, etc. Néanmoins, l’hésitation est encore présente chez certaines, même si la concurrence a choisi l’externalisation avec succès. Voici les bonnes raisons de sauter le pas de l’outsourcing :

Une réduction tangible des coûts d’exploitation

La réduction des coûts d’exploitation constitue indiscutablement la principale raison pour laquelle les entreprises se tournent vers l’externalisation. Les raisons de rechercher l’économie sont nombreuses, par exemple, afin d’optimiser l’utilisation des fournisseurs, de faire face à une augmentation des coûts des matériaux et de rester compétitif devant la concurrence, ou bien encore la nécessité de réduire les effectifs en raison d’une fusion ou d’une acquisition.

Des économies sur les coûts de formation

Grâce aux réductions des coûts issues de l’externalisation, l’entreprise parvient également à économiser sur les salaires, les avantages sociaux, mais aussi et surtout sur les dépenses en formation. En choisissant ProContact, l’entreprise cliente supprime la période de formation habituellement prévue pour les nouveaux employés grâce à l’intervention d’agents formés et qualifiés pour une prise de poste immédiate, dès le début du contrat d’outsourcing.

La libération de ressources

Votre entreprise travaille sur un projet nécessitant une expertise bien précise, mais absente en interne. Un tel cas de figure peut survenir, par exemple, dans le cadre d’une évolution de l’entreprise, suscitant l’ajout de tâches supplémentaires. Optimisez l’utilisation de vos ressources en déléguant les fonctions les moins critiques à ProContact ! Selon le site spécialisé Business.com, de nombreuses entreprises considèrent l’externalisation comme un outil concret pour libérer du capital, qui sera investi dans les tâches urgentes et essentielles.

La restructuration de l’entreprise

Il peut arriver qu’une entreprise soit dans l’obligation de restructurer son modèle économique. En conséquence, les tâches prises en charge par les ressources présentes changent et évoluent. Comment faire lorsque ces ressources ne possèdent pas les compétences nécessaires afin de mener à bien leurs missions ? L’embauche de talents ne cadre certainement pas avec la période de restructuration, aussi, l’externalisation est une méthode efficace et rapide à mettre en place afin de combler les lacunes. L’externalisation ouvre la voie aux entreprises à la recherche de compétences absentes en leur sein, sans pour autant allouer des sommes conséquentes pour le recrutement.

Améliorer la productivité et l’efficacité

Quelle entreprise ne souhaite pas améliorer son efficacité ? Voici un aperçu de l’éventail de services externalisés pris en main par ProContact, spécialiste de la prospection B2B/B2C, du télésecrétariat, de la relation client, des outils GRC et logiciel CRM, des enquêtes de satisfaction, ressources humaines, etc. :

Prospection

  • Appels sortants, téléprospection, recherches de clients potentiels
  • Traitement d’appels
  • Création de trafic
  • Externalisation SAV

Fidélisation

  • Appels entrants,
  • Qualification optimisée de la base de données clients grâce à notre CRM,
  • Saisie data,
  • Routage emailing,
  • Gestion commerciale et administrative,

Webmarketing :

  • Gestion des KPI, établissements de tableaux de bords et analyse de la performance, analyse de l’engagement client,
  • Enquête de satisfaction, analyse de la satisfaction client,
  • Modération sur le web (sites, réseaux sociaux)

Prises de commandes

Télé-secrétariat :

  • Gestion d’agendas,
  • Confirmation de rendez-vous,
  • Envois de courriers.

Une réduction des risques commerciaux

L’entreprise peut tout à fait déléguer certaines fonctions spécifiques, certes essentielles, mais qui ont un coût aussi bien en ressources financières qu’humaines. Il a été prouvé à maintes reprises que l’externalisation permet de réduire les risques financiers. Cela est particulièrement vrai lorsqu’une entreprise se tourne vers un fournisseur d’externalisation particulièrement expérimenté, comme c’est le cas chez ProContact.

Une réponse parfaite aux exigences de conformité

L’entreprise soumise à des exigences de conformité, par exemple, en matière de paye, peut externaliser l’équipe de conformité au lieu de surexploiter les employés internes.

Des salaires inférieurs

ProContact vous propose des services existants dans votre pays de localisation, mais à des coûts bien plus concurrentiels ! En effet, nos situations géographiques ne sont pas soumises aux mêmes pressions en matière de cotisations salariales et patronales, une bonne nouvelle pour les finances de l’entreprise.

Une modernisation des systèmes de l’entreprise

L’entreprise moderne doit disposer et utiliser des outils à jour. En tant que spécialiste de l’externalisation, ProContact a le devoir de mettre en œuvre du matériel et des logiciels à le pointe, capable de répondre exactement aux besoins de ses clients.

Contactez-nous !

L’entreprise d’aujourd’hui est confrontée à plusieurs défis qu’elle doit pouvoir surmonter tout en restant concurrentielle. Si vous constatez que votre entreprise perd en efficacité ces derniers temps, que vos clients expriment un début de mécontentement, n’attendez pas qu’il soit trop tard. En cette période d’incertitudes économiques, faites preuve d’agilité en signant un partenariat solide et transparent avec l’un des leaders de l’externalisation dans la zone océan Indien.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de conserver leur crédibilité, de continuer à se développer et surtout de satisfaire leurs clients. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut envisager de sous-traiter. L’externalisation reste un choix pour les entreprises qui ont besoin de solutions de main-d’œuvre rentables.

Pour aller plus loin

Externalisation : comment réussir la transition et transformer votre entreprise ?

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L’externalisation est une stratégie qui demande une préparation minutieuse, comme nous l’expliquons dans notre article sur le transfert de connaissances. Lorsqu’elle a été actée entre l’entreprise et son fournisseur, la première doit mettre en branle la phase de transition du travail et des ressources, c’est-à-dire les outils (matériels, logiciels, intellectuels) et les responsabilités.

La phase de transition est déterminante pour la réussite et la durabilité d’un projet d’externalisation. Grâce à elle, les deux partenaires peuvent mettre en place un mécanisme d’escalade tangible et solide, qui permet de résoudre rapidement chaque situation sans perdre en productivité et en activité. Elle permet également à l’entreprise et à son prestataire de consolider leur engagement mutuel.

Les étapes clés de la transition dans le cadre de l’externalisation

La transition dans le cadre de l’externalisation peut être décomposée en plusieurs temps forts :

  • Mise en œuvre d’un plan de transition solide, en partenariat avec le prestataire d’externalisation.
  • La planification et la mise en œuvre d’une nouvelle organisation interne, dans laquelle les postes clés sont maintenus et formés si nécessaire afin de s’adapter à leurs nouvelles responsabilités.
  • Le développement et la mise en œuvre de procédures opérationnelles standards, dans lequel chaque partie prenante est capable d’identifier rapidement et clairement le modèle opérationnel, le cadre de gouvernance, les niveaux de service, la matrice des droits de décision, les rôles et responsabilités.
  • La mise en place de moyens de communication ouverts et pratiques, leur présentation et la formation de la main-d’œuvre à leur utilisation si nécessaire.
  • Mise en place d’un mécanisme de rapport et de mesurage

La feuille de route

Ce document, comparable à un business plan, permet de documenter la viabilité et la rentabilité du projet d’externalisation. Il inclut les investissements initiaux faits par l’entreprise et la valeur générée sur la durée du contrat. Il inclut également l’évolution du projet d’externalisation au fil du temps.

L’élaboration du plan de transition

Aussi bien du côté du prestataire que de l’entreprise cliente, il faut travailler conjointement sur un plan de transition qui va servir à délimiter clairement chaque étape du processus :

  • Actions qui précèdent la transition, afin que la prestation se déroule dans les meilleures conditions (informatiques, RH, logistiques) ;
  • L’organisation du transfert des connaissances ;
  • Formation et évolution de la main-d’œuvre externalisée, évolution ;
  • Stabilisation de l’externalisation.

L’interaction entre les opérationnels internes et la main d’œuvre externalisée

Cette nouvelle phase se concentre sur l’interaction entre l’équipe opérationnelle interne et la main d’œuvre externalisée. L’entreprise cliente et le prestataire doivent donc baliser les pistes qui vont conduire cette collaboration, dans le cadre du transfert des connaissances et des tâches à mener.

La communication devient un pilier essentiel, elle doit être régulière et facile à entreprendre.

Gestion du prestataire

Ici, c’est au Vendor Management Office (VMO) de servir de passerelle entre le prestataire et l’entreprise cliente. Son rôle consiste à superviser les processus de transfert de connaissances, la documentation durant le transfert de connaissances, les sessions de formation et d’observation.

C’est également à travers le VMP que le prestataire fait ses rapports de performances de transition sur une base régulière.

Le VMO est chargé de surveiller et maintenir la relation au niveau opérationnel. Il surveille les plans de dotation en personnel des fournisseurs et leur mise en œuvre pour s’assurer que le niveau et l’expérience des ressources à doter sont conformes à ce qui a été convenu. De plus, le VMO surveillera pour s’assurer que l’augmentation de la dotation en personnel est en mesure d’atteindre les objectifs de prestation de services. Le VMO continuera de surveiller la dotation en personnel des fournisseurs tout au long de la prestation de services.

De plus, le VMO fournit un mécanisme d’escalade pour la résolution des différends. La gouvernance de la résolution des problèmes s’étendra généralement des chefs de projet, du côté client et fournisseur, au comité de pilotage.

Le transfert de responsabilités

Il en va ainsi dans tout projet d’externalisation, c’est au prestataire que revient une grande partie des responsabilités du projet qui lui est confié par son client. L’objectif est que l’entreprise ait uniquement à créer une équipe dédiée à la gestion, au management et à la gouvernance du projet d’outsourcing.

La gestion de projet

En fonction de la complexité et de la taille du projet d’externalisation, l’entreprise et son prestataire doivent mettre en place un processus de gestion de transition aussi solide que possible. Gestion standard, communication, alignement du flux de travail, l’entreprise doit constituer une équipe de gestion de projet qualifiée et expérimentée, qui va être capable de répondre à tous les besoins.

Réussir la transition et transformer votre entreprise : résumé

L’externalisation est avant tout un partenariat, une relation entre une entreprise et un prestataire. Pour parvenir à un résultat solide, efficace, productif et durable, il faut un plan de transition qui soit conçu de manière à proactif, afin de relever chaque challenge susceptible de survenir au cours de la collaboration.

Pour résumer ce qui a été dit plus haut :

L’entreprise cliente et son prestataire doivent mettre en œuvre un plan de transition structuré, basé sur les besoins réels et la possibilité de leur réussite. Ils doivent s’appuyer sur méthodologies de conduite du changement et de gestions de projet qui ont fait leurs preuves.

La transition dans le cadre de l’externalisation ne doit laisser aucune place à l’improvisation. Ainsi, elle doit être prise en main par une équipe de gestion de projet qui soit qualifiée et expérimentée, mais aussi entièrement dédiée à cette mission.

La planification du projet doit résulter d’une analyse en profondeur des besoins existants de l’entreprise.

Chaque partie prenante doit disposer de moyens de communication facilement accessibles et utilisables, afin que la transition soit intégrée chez chaque employé.

Contactez-nous !

L’externalisation est notre métier ! Chez ProContact, nous vous accompagnons étroitement dans l’inclusion de cette solution dans votre stratégie commerciale.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Externalisation ou comment augmenter ses ressources humaines à moindre coût

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En tant qu’entreprise, vous devez posséder une stratégie commerciale solide, proactive, capable de répondre rapidement aux besoins des clients et surtout conçue pour rationaliser les coûts. Comme nous l’expliquons dans notre article sur l’externalisation des ressources humaines, les gains sont multiples. Si les ressources internes donnent l’impression depuis l’extérieur d’être parfaitement capables de prendre toutes les tâches en main, souvent la réalité est différente. En effet, entre le cœur de métier de l’entreprise et les petites tâches annexes, souvent le temps vient à manquer, la concentration est biaisée et la motivation générale vient à manquer. L’externalisation est la solution la plus appropriée pour gagner sur tous les plans. Entre partage des risques et réduction des coûts, l’outsourcing est aussi l’occasion d’augmenter intelligemment sa main-d’œuvre.

Qu’est-ce que l’augmentation du personnel ?

L’entreprise augmente sa main d’œuvre lorsqu’elle constate un manque de compétences au sein de son organisation. Or, en France, par exemple, embaucher du personnel demande des ressources considérables : en temps et surtout financières. Ajoutons à cela un manque criant de compétences locales…le marché s’appauvrit !

Dans les chiffres, pour recruter en France, il faut investir entre 5000 et 8000 euros, car il faut prévoir :

  • Les coûts internes : salaires des recruteurs, coût de structure, temps des opérationnels ;
  • Les coûts externes : outils, cabinets de recrutement, prestataires, etc.

Pour la formation d’un nouveau salarié, il faudra compter entre 1000 €/jour et 2500 €/jour !

Dans le cadre de l’externalisation de vos ressources humaines, c’est au prestataire que reviennent ces aspects !

Augmenter son capital humain grâce à l’externalisation

L’externalisation permet d’augmenter ses ressources humaines en embauchant une main-d’œuvre formée et qualifiée, possédant les compétences requises pour les tâches importantes, mais qui nécessitent prennent du temps. L’offre de ProContact couvre un large panel de besoins sur une base durable ou temporaire, en fonction des besoins de l’entreprise. Nous proposons notamment :

Prospection

  • Appels sortants, téléprospection, recherches de clients potentiels ;
  • Traitement d’appels ;
  • Création de trafic ;
  • Externalisation SAV

Fidélisation

  • Appels entrants ;
  • Qualification optimisée de la base de données clients grâce à notre CRM ;
  • Saisie data ;
  • Routage emailing

Gestion commerciale et administrative

  • Webmarketing : gestion des KPI, établissements de tableaux de bord et analyse de la performance, analyse de l’engagement client ;
  • Enquête de satisfaction, analyse de la satisfaction client ;
  • Modération sur le web (sites, réseaux sociaux) ;
  • Prises de commandes

Télésecrétariat

  • Gestion d’agendas ;
  • Confirmation de rendez-vous ;
  • Envoi de courriers

Outsourcing, une solution clé en main

L’externalisation est désormais à inclure dans toute stratégie commerciale. Elle permet à l’entreprise de déléguer certaines tâches à une entreprise spécialisée, souvent située hors des frontières. On peut faire appel à un prestataire en outsourcing durablement, pour une période ou un projet particulier.

En adoptant cette stratégie, l’entreprise dispose d’une main-d’œuvre supplémentaire, parfaitement qualifiée pour prendre en charge les tâches qui lui sont demandées tout en étant basée à distance. Ajoutons à cela :

Une réduction avantageuse des coûts d’exploitation et de main-d’œuvre : le prestataire d’outsourcing offshore propose systématiquement des prix bien plus avantageux que ceux pratiqués en nearshore ou en onshore.

Une meilleure concentration sur le cœur de métier de l’entreprise : libérer la main-d’œuvre interne lui permet de se concentrer plus efficacement sur les processus internes de l’entreprise.

Une atténuation des facteurs de risque : l’externalisation offshore permet à l’entreprise de réduire les risques, ces derniers étant partagés avec le prestataire. Bien entendu, il est important de mentionner les risques pris en charge par chaque partie.

Une extension de l’entreprise au niveau mondial : en se rapprochant d’un prestataire d’externalisation offshore, l’entreprise accède à de nouveaux marchés.

Un bassin de compétences toujours fourni : en confiant certaines tâches à un prestataire d’externalisation, l’entreprise bénéficie d’un vivier de compétences différentes. Pour l’aider à constituer une équipe solide, le même prestataire va aider l’entreprise à déterminer précisément ses besoins, à évaluer les compétences existantes, puis à choisir la quantité de main-d’œuvre à mettre en place.

Quand faire appel à l’externalisation pour augmenter son personnel ?

Il n’est pas rare de nos jours qu’une entreprise passe par l’externalisation pour renforcer ses équipes internes. Si vous hésitez encore à passer par ce biais, voici les cas de figure dans lesquels l’outsourcing peut se transformer en stratégie payante :

  • Le personnel interne fait des heures supplémentaires et de nouveaux projets doivent être livrés rapidement ;
  • Un nouveau projet nécessite des compétences spécifiques indisponibles en interne ;
  • Un employé possédant des connaissances / compétences est en absence prolongée. Vous avez donc besoin d’une ressource temporaire pour combler le déficit de compétences ;
  • L’entreprise souhaite rationaliser ses dépenses pour le recrutement sans perdre en qualité ;
  • L’entreprise doit respecter des délais stricts ;
  • Elle veut gagner en flexibilité pour se développer

Les avantages à passer par l’externalisation pour augmenter sa main-d’œuvre

Les entreprises étant passées par l’externalisation pour embaucher des ressources supplémentaires ont rapidement fait le constat : elles ressortent gagnantes sur plusieurs plans !

Les dépenses salariales : l’absence de processus d’embauche traditionnel permet aux entreprises d’économiser du temps de production et de l’argent.

Réduction de la charge de travail : les petites tâches peuvent rapidement représenter des centaines, voire des milliers d’heures de production. En externalisant ces tâches, les équipes peuvent enfin se concentrer sur l’essentiel, sans avoir à faire, par exemple, des heures supplémentaires.

Flexibilité : l’externalisation permet à l’entreprise d’augmenter et de diminuer le volume de ses équipes en fonction de ses projets et surtout sans conséquence financières.

ProContact, votre partenaire d’externalisation offshore !

Présent sur l’île Maurice depuis plus de 18 ans, ProContact est devenu une référence dans le milieu des centres de contact. L’entreprise utilise aujourd’hui des techniques de pointe dans le domaine de l’outsourcing et des centres d’appel offshore (centres d’appels téléphoniques). Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de conserver leur crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Externaliser ses ressources humaines : quels sont les avantages ?

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L’externalisation consiste à déléguer à un prestataire spécialisé une ou plusieurs tâches à basse valeur ajoutée jusqu’ici effectuées par des employés internes à l’entreprise. Les objectifs d’une telle stratégie sont multiples, tout comme les bénéfices — voir aussi notre article sur comment augmenter ses ressources humaines à moindre coût. De nombreux types de tâches à caractère non critique et confidentiel peuvent ainsi être outsourcés et les Ressources humaines sont l’une d’entre elles.

Pourquoi de nombreuses entreprises choisissent-elles d’externaliser leurs ressources humaines ?

Véritable stratégie commerciale, l’externalisation des ressources humaines permet à l’entreprise de rationaliser son fonctionnement sur plusieurs aspects :

  • Une meilleure répartition et utilisation des ressources internes sur le cœur de métier de l’entreprise ;
  • Un gain d’efficacité en termes de coûts et de temps ;
  • Une stratégie des RH en avance sur son temps et offrant une meilleure gestion salariale ;
  • La transformation du service RH interne en un partenaire pour l’élaboration et l’exécution de la stratégie organisationnelle.

Chez ProContact, notre offre d’externalisation des Ressources humaines est complète :

  • Pré-recrutement ;
  • Gestion administrative du recrutement ;
  • Gestion de l’intégration (organisation et suivi de la période d’essai, rapport d’étonnement…) ;
  • Gestion du personnel : Fiches de poste, documents de suivi des entretiens annuels, courrier de licenciement, contrat de travail… ;
  • Communication sociale : audit social, élections des délégués du personnel, négociation avec les partenaires sociaux, veille juridique concernant le droit social… ;
  • Sécurité et amélioration du travail : actions de prévention et de mise en conformité, gestion des risques liés au travail… ;
  • Gestion de la formation ;
  • Gestion des bulletins de paie (avec l’outil Payroll), virements ;
  • Déclarations sociales ;
  • Accompagnement à la gestion de la rémunération.

Ces tâches sont généralement considérées comme intensives, répétitives, mais essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. En les confiant à une entreprise d’externalisation spécialisée et dotée de la main-d’œuvre nécessaire, qualifiée, formée, les résultats dépassent généralement les attentes que cela soit en termes de coûts et d’efforts.

L’externalisation RH devient de plus en plus pertinente et évidente

L’externalisation des ressources humaines prend du galon depuis quelques années, répondant rapidement et facilement aux entreprises qui souhaitent :

  • Regagner en concentration sur leur cœur de métier ;
  • Réaliser des économies de coûts – directes ou indirectes ;
  • Aider à créer une plate-forme d’exploitation stable et rentable ;
  • Transfert l’attention générale de l’entreprise vers la réalisation des objectifs commerciaux ;
  • Se digitaliser ;
  • Assurer le respect des exigences légales, réglementaires et des meilleures pratiques en matière de ressources humaines ;
  • Transfert du risque et de la responsabilité pour les problèmes liés à la gestion des personnes vers un spécialiste ;

Les piliers de l’externalisation RH

Dans le cadre de l’externalisation des ressources humaines, la stratégie repose sur 3 piliers :

  • Une meilleure gestion du personnel dédié aux ressources humaines, service qui tend à afficher un turn-over généralement très élevé.
  • Une normalisation des services RH.
  • Une digitalisation plus rapide et maîtrisée des services RH de l’entreprise.

Les avantages de l’externalisation des ressources humaines

L’externalisation des ressources humaines comporte un éventail suffisamment large d’avantages pour prouver sa pertinence et son aspect stratégique. Les entreprises qui ont compris cela depuis longtemps sont à même de solidifier leur positionnement sur le marché concurrentiel.

Les avantages en question :

  • La réduction et le transfert des risques ;
  • L’apport de nouvelles solutions et à des coûts flexibles (évolutifs à la hausse ou à la baisse rapidement) ;
  • Accès à un vivier de compétences plus étendu que celui disponible en local ;
  • Une meilleure concentration pour l’entreprise cliente sur son cœur de métier ;
  • Élimination des « distractions » non opérationnelles ;
  • Accès aux meilleures pratiques du secteur ;
  • Élimination des pressions pour le recrutement, la gestion et la motivation des ressources dédiées à la gestion des ressources humaines ;
  • La possibilité de faire évoluer ses ressources internes ;
  • L’accroissement de l’engagement et de l’énergie des salariés dans les domaines non essentiels ;
  • La possibilité de produire à des coûts variables ;
  • Réduction des coûts tout en obtenant des performances supérieures ;
  • Une extension du réseau d’affaires pour l’entreprise cliente grâce à celui de son prestataire ;
  • Une rationalisation des compétences existantes ;
  • Amélioration de la gestion et du contrôle sur les opérations RH ;
  • Amélioration de la gestion risques ;
  • L’inclusion d’une vision externe, souvent novatrice ;
  • Acquisition de compétences et de technologies à des coûts concurrentiels ;
  • Accroissement de la valeur des produits et services, de la satisfaction des clients et de la valeur pour les actionnaires ;
  • Accroissement de la flexibilité permettant ainsi de répondre rapidement et efficacement aux défis lancés par la conjoncture économique ;

L’externalisation RH avec ProContact, une stratégie commerciale puissante !

L’externalisation de vos services RH auprès de ProContact vous permettra de générer des économies significatives par rapport à l’embauche d’une main-d’œuvre locale qualifié à plein temps. Plus besoin d’investir dans les avantages sociaux, coûts salariaux, d’espace de travail, la formation.

Nous mettons à votre disposition des agents formés, compétents, qui maîtrisent les subtilités liées à la législation française. Ils sont à jour quant aux changements de politique et de réglementation.

En choisissant l’externalisation, cela permettra de créer une documentation complète sur tous les processus afin que chaque intervenant, intérieur comme extérieur puisse continuer à faire fonctionner le service RH de votre entreprise.

ProContact vous propose une prestation personnalisée et à des horaires qui correspondent à ceux de votre entreprise.

Présent sur l’île Maurice depuis plus de 18 ans, ProContact est devenu une référence dans le milieu des centres de contact. L’entreprise utilise aujourd’hui des techniques de pointe dans le domaine de l’outsourcing et des centres d’appel offshore (centres d’appels téléphoniques). Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de conserver leur crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Les critères essentiels à respecter pour un projet d’externalisation réussi

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Comme pour tout, en tant qu’entreprise, le bon fonctionnement de votre organisation, l’augmentation de votre chiffre d’affaires, votre capacité à innover passent notamment par le choix des bons prestataires. Il en va de même si vous projetez d’externaliser un ou plusieurs services — voir aussi notre article sur comment bien choisir son prestataire. En choisissant le bon partenaire, vous obtiendrez une équipe capable de se transformer en valeur ajoutée, en avantage concurrentiel. Résultat, votre entreprise, votre marque, produit ou service sort du lot et gagne en positionnement sur un marché qui ne laisse aucune place à l’improvisation et au manque de préparation. L’outsourcing est la solution la plus adéquate pour permettre à votre entreprise de gagner en puissance. Pour obtenir de tels résultats, il est essentiel de bien préparer cette étape. Voici une compilation des critères essentiels à respecter pour réussir votre externalisation.

L’importante des recherches dès le début de votre projet d’externalisation

Souvent, les entreprises tendent à reléguer les recherches au second plan en se concentrant sur la rentabilité ou même des évaluations peu fiables. Si le facteur économique est essentiel, il est vital de faire des recherches approfondies sur les critères suivants :

Les prix que propose chaque prestataire potentiel

N’hésitez pas à décortiquer les tarifs les plus bas pour ne pas risquer de découvrir des frais cachés, capables de doubler la facture à la fin de l’année !

L’expérience et le savoir-faire

Ces deux critères sont importants, y compris si vous prévoyez d’externaliser des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Si les candidats potentiels proposent une longue liste de prestations, prenez le temps de faire le point sur sa spécialité, qui pourrait être éloignée de celle dont vous avez besoin. N’hésitez pas à proposer une période d’essai afin de prendre la mesure de son expertise.

Demandez-leur de présenter leur portefeuille, lisez les commentaires et les avis des clients et anciens clients de chaque fournisseur. Étudiez son fonctionnement sur le marché, sa compréhension de votre vision, la manière dont il présente les informations, etc. Étudiez également leurs prestations antérieures pour comprendre la manière dont ils ont répondu aux besoins de leurs clients.

Quelle méthodologie pratiquent-ils ?

À chaque spécialiste de l’externalisation sa méthodologie. L’objectif est de trouver un prestataire dont les process de travail sont en phase avec celle de votre entreprise. Si elle diffère, pourquoi ne pas proposer votre méthode et trouver un juste milieu ?

Les prestataires sélectionnés suivent-ils les tendances ?

Il n’y a rien de plus compromettant pour un projet d’externalisation que des prestataires qui refusent ou qui ne soient pas capables de suivre et d’appliquer les tendances, y compris s’ils peuvent prendre en main rapidement votre projet. En étant capables d’être les meilleurs tout en restant à la pointe, ces prestataires délivreront un résultat fluide, au service de l’expérience utilisateur. Allez au-delà de leurs capacités techniques, de leur éthique de travail, leur conformité légale, leur productivité, environnement culturel, etc. Si le temps vous manque, confiez cette tâche à un chef de projet interne, qui adoptera une approche consultative de votre projet tout en possédant les connaissances techniques nécessaires.

Que disent les tests qualité ?

Le test qualité ne doit pas être effectué une fois pour toutes au début du projet. Il s’agit d’une stratégie à long terme, qui permet d’obtenir des résultats solides et qui répondent à vos objectifs. Impossible d’obtenir des résultats concrets et qui satisfassent votre clientèle si les performances et la qualité de vos produits ou services n’ont pas été testés en amont par des personnes formées.

N’hésitez pas à demander une « maquette » de la solution proposée par chaque prestataire. En comprenant clairement le déroulement de ses actions, vous parviendrez à visualiser le résultat.

Quels sont les moyens et canaux de communication des prestataires ?

La clé d’une externalisation réussie repose également sur une communication claire et transparente entre les deux parties. En l’absence d’instructions et d’objectifs détaillés, un prestataire d’externalisation n’est pas capable de fournir un travail de qualité et répondant aux attentes de son client.

Mettez en place un calendrier de production avec des délais, ainsi que des marges de retard si possible. Le prestataire idéal doit être capable de vous assigner un contact dédié pour éviter toute confusion. Il doit également être capable de vous fournir des rapports réguliers ainsi qu’un canal sur lequel vous pourrez lui faire vos propres retours.

La planification et la stratégie adéquates

Vos équipes internes et externes ne peuvent fonctionner de manière fluide sans planification et stratégie. Ces informations vont leur permettre de bien comprendre, donc de respecter les objectifs et les actions qui vont permettre de les atteindre. Avec une stratégie structurée, votre entreprise ouvre la voie à la réussite, donc à l’élimination des risques.

Une bonne clause de sortie

Si le prestataire sélectionné ne délivre pas une prestation à la hauteur de vos attentes, vous devez avoir un plan de sortie déjà prêt. Cette stratégie doit être claire, cordiale, rationalisée et transparente. Prévoyez un contrat qui évoque la possibilité de changement de prestataire, dans un cadre dans lequel le client, votre entreprise, reste le propriétaire légal et légitime de toutes les données. Pour cela, le contrat devra informer le prestataire de son obligation à tout mettre en œuvre afin de fournir la totalité de ces informations sous un format demandé par le client, sans oublier de préciser le coût d’une telle opération.

ProContact, votre prestataire idéal pour une externalisation réussie !

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Quels sont les principaux avantages de l’externalisation ?

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L’externalisation permet aux entreprises qui y ont recours de réduire leurs coûts, d’innover et de se développer. Avec ProContact, découvrez un partenariat exclusif, qui portera votre marque à bout de bras afin d’ajouter à sa force, son poids et son envergure !

Externalisation : qu’est-ce que c’est ?

L’externalisation est une pratique commerciale qui consiste à déléguer certaines tâches à une entreprise spécialisée et souvent située à l’étranger, comme c’est le cas de ProContact. Cette solution permet à l’entreprise commanditaire d’économiser sur les embauches et surtout d’exploiter ses ressources internes avec plus de pertinence et d’efficacité. Des milliers d’entreprises à travers le monde se sont tournés vers l’outsourcing afin de réduire les coûts opérationnels et de rationaliser les opérations tout en gérant des fonctions importantes.

Les services offerts par ProContact

Chez ProContact, nous vous offrons un large éventail de prestation d’externalisation :

  • Prospection B2B / B2C ;
  • Télésecrétariat ;
  • Relation client ;
  • Outil GRC et logiciel CRM ;
  • Enquêtes de satisfaction ;
  • Ressources humaines ;
  • Etc…

Nous vous proposons des solutions optimisées et des services innovants qui s’adaptent à vos attentes :

  • Outsourcing Services : prospection, back office, relation clients, etc.;
  • Digital Services : externalisation web et digitale ;
  • Business Solutions : location de position ;
  • Professional Services : incorporation d’entreprise, comptabilité, etc.

Mais également :

  • Un suivi irréprochable ;
  • Des outils marketing performants ;
  • Une écoute attentive ;
  • Une aisance relationnelle ;
  • Une optimisation permanente des coûts

Quels sont les avantages de l’externalisation ?

En choisissant le bon prestataire, votre externalisation sera l’occasion de cumuler les avantages, qui ne manquent pas :

  • Une meilleure concentration sur les tâches essentielles ;
  • Une meilleure concentration sur la croissance de l’entreprise ;
  • Réduction des coûts ;
  • Un maintien du contrôle opérationnel ;
  • Une plus grande flexibilité ;
  • Assurer la continuité et la gestion des risques ;
  • Développement et meilleure utilisation des ressources humaines internes

Des indépendants aux PME en passant par les grands comptes, il n’y a pas de profil type pour bénéficier des avantages de l’externalisation. Croissance, développement, rationalisation des dépenses, avec ProContact, avancez dans la bonne direction : celle d’une place privilégiée sur le marché et face à la concurrence.

Une meilleure concentration sur le cœur de métier de l’entreprise

Pendant les périodes de pics, les opérations de back-office d’une entreprise ont tendance à augmenter. Or, on constate que ce phénomène est souvent accompagné d’une mauvaise répartition des ressources humaines internes et d’une augmentation des dépenses au détriment des activités de coeur qui ont fait le succès de votre entreprise en premier lieu.

L’externalisation des tâches importantes, mais redondantes va permettre à l’entreprise de recentrer ses ressources internes sur les activités qui vont la rendre rentable sans sacrifier la qualité ou le service.

Des économies sur les coûts

Quelle entreprise ne s’en plaint pas : les dépenses consacrées à l’achat d’équipement ou à un déménagement sont prohibitives. Dans bien des cas, l’externalisation est la solution pour contourner ce genre de problématique, car ces dépenses reviennent au prestataire.

L’externalisation permet également de réduire les coûts liés à l’embauche :

  • Recherche de candidats ;
  • Intégration, formation, matériel, place ;
  • Mutuelle, CE, restauration ;
  • Charges sociales ;
  • Agrandissement des équipes d’encadrement et RH

Promouvoir la croissance de l’entreprise

Les frais généraux augmentent rapidement, mais en tant qu’entreprise, pour vous développer, vous avez besoin de satisfaire vos clients, innover en matière de modèle commercial tout en restant concurrentiel sur le marché. L’externalisation permet d’économiser sur ces dépenses, sur le temps et elle permet de gagner en efficacité dans votre modèle d’entreprise.

Maintenir le contrôle opérationnel

Avec l’incertitude économique qui couvre le monde, les coûts des opérations augmentent, ralentissant ainsi l’évolution des départements qui ont besoin d’être remodelés. ProContact apporte de nouvelles compétences à votre entreprise, vous évitant ainsi de recourir à la restructuration.

Une plus grande flexibilité

L’externalisation permet aux entreprises de gagner en flexibilité, en ajoutant des ressources supplémentaires lorsque cela est nécessaire. Par exemple, lorsqu’il est difficile de trouver des intérimaires pour soutenir le département de la comptabilité durant les périodes fiscales, l’outsourcing permet d’avoir des ressources supplémentaires pendant une période déterminée et à un tarif constant. Travailler avec le même cabinet comptable ou entrepreneur à chaque fois offre une cohérence en plus de la flexibilité.

Assurer la continuité et la gestion des risques

Lorsqu’une entreprise a souvent besoin d’augmenter ou de diminuer sa main-d’œuvre, cela peut créer de l’incertitude et de l’incohérence au sein des équipes internes. L’externalisation offre de la continuité à l’entreprise tout en maintenant sa quantité de main d’œuvre au niveau adéquat.

Développement et meilleure utilisation des ressources humaines internes

Certains projets peuvent nécessiter des compétences que vous ne possédez peut-être pas en interne. L’externalisation peut pallier ce phénomène en fournissant de la main-d’œuvre qualifiée, formée et flexible.

Contactez-nous !

De nombreuses tâches prennent du temps et requièrent une expérience et des compétences que vous ne possédez peut-être pas en interne. En cette période économique incertaine, faites preuve d’agilité en signant un partenariat solide et transparent avec l’un des leaders de l’externalisation dans la zone océan Indien.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin

Entrepreneurs : augmentez les profits de votre entreprise grâce à l’externalisation !

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En tant qu’entrepreneur, vous portez automatiquement plusieurs chapeaux. Si vous menez de front plusieurs tâches à fois quotidiennement, ce n’est sans doute pas une bonne stratégie à long terme. Voici pourquoi l’externalisation s’adresse à vous, comme nous l’expliquons dans notre article sur les raisons d’externaliser pour les PME !

La perte de productivité, ennemi de tout entrepreneur

En effet, au fil du temps, vous constaterez une perte de productivité, y compris pour les tâches complexes et de haut niveau. Bien entendu, votre entreprise doit continuer à se développer et deux options s’offrent à vous :

  • Une croissance lente et régulière, schéma dans lequel vous parvenez à gérer une tâche à la fois.
  • Une croissance rapide, puisque vous avez décidé de déléguer certaines spécialisées et fastidieuses. Plus libre, vous pouvez vous concentrer sur le cœur de métier de votre entreprise.

La croissance rapide n’est pas synonyme de chute rapide !

Pour n’importe quel entrepreneur, l’objectif est de faire évoluer son entreprise rapidement et de manière durable. Cet objectif surpasse même la capacité à gérer plusieurs tâches en même temps !

Dans quel cas pouvez-vous externaliser ?

L’externalisation est la meilleure solution si votre entreprise a besoin :

  • D’accéder à des ressources, compétences et services non disponibles en interne ;
  • D’augmenter la production ;
  • De réduire les dépenses pour rester compétitif ou augmenter ses marges

Que vous disposiez d’un budget serré, que vous ayez besoin d’une compétence absente en interne, ou que vos équipes et vous-même soyez déjà surchargés, l’externalisation est la solution la plus concrète et facile à mettre en place !

Comment rendre l’externalisation rentable ?

Bien entendu, il faut garder en tête que l’externalisation ne consiste pas à déléguer des tâches dans l’espoir que cela augmentera naturellement votre productivité ou que vous allez augmenter votre rentabilité du jour au lendemain. Parvenir à ces résultats demande un peu de travail de votre côté.

Une externalisation nécessaire, qui ajoute de la valeur à votre entreprise et pour vos clients

Commencez par faire le point sur les tâches que vous souhaitez externaliser. Le but est que votre décision puisse en effet devenir une valeur ajoutée. En déléguant un ou plusieurs services par votre entreprise, vous devez pouvoir constater clairement la différence en matière de qualité.

L’étape suivante consiste à vous interroger sur la possibilité d’automatiser ou de simplifier les tâches que vous souhaitez externaliser. Dans ce dernier cas, vous pourrez toujours externaliser tout en réduisant les coûts de la prestation.

Les principaux avantages de l’externalisation pour stimuler les profits de votre entreprise

Réduction des dépenses salariales : c’est généralement la principale raison qui convainc les entreprises de sauter le pas. Mis en place correctement, l’externalisation d’une tâche qui en vaut la peine peut avoir un impact substantiel et immédiat sur les profits de l’entreprise et sur l’augmentation de ses bénéfices.

Accès en permanence à de nouvelles compétences : à trop demander à ses ressources internes, ces dernières finissent par perdre de vue leur mission initiale. L’externalisation des tâches chronophages permet à l’entreprise de se concentrer sur les compétences qu’elle maîtrise déjà pour les améliorer. C’est ainsi qu’elle va pouvoir innover dans son domaine et augmenter l’intégrité de sa marque !

Une charge de travail optimale : l’externalisation est synonyme de gain de temps pour l’entrepreneur et ses ressources internes. La charge de travail peut ainsi être mieux répartie.

Une réduction des risques : l’externalisation permet à l’entreprise de réduire les risques ! Par exemple, chez ProContact, vous confierez vos tâches de prospection B2B/ B2C, de télésecrétariat, de relation client, enquêtes de satisfaction, ressources humaines, etc. à des agents formés, bilingues et flexibles en termes d’horaires.

Comment maximiser l’efficacité de l’externalisation ?

L’externalisation peut devenir un avantage stratégique, un moyen d’augmenter les bénéfices et revenus de l’entreprise, à condition de bien la préparer. Deux éléments à retenir en premier lieu :

  • N’externalisez pas une tâche parce que vous ne voulez pas la prendre en charge.
  • Si certaines tâches peuvent sembler fastidieuses, sous-pesez leur importance dans votre cœur de métier.

Comment l’outsourcing peut-il profiter à votre entreprise ? Voici quelques critères sur lequel il va jouer un rôle majeur en termes de revenus et de productivité :

L’optimisation du taux de conversion – ou CRO en anglais, Conversion Rate Optimization : votre prestataire d’externalisation prendra en charge tout le processus destiné à optimiser rapidement la conversion des visiteurs de votre site internet. En conséquence, vos ventes et profits augmenteront !

Un service client au top : véritable vitrine de l’entreprise, le service client a pour mission de fidéliser les clients actuels. Les agents de ProContact sont formés pour comprendre rapidement le secteur de nos clients, ainsi que leurs produits et services. Ils sont ainsi capables de fournir des réponses claires et détaillées aux questions soulevées par vos clients.

ProContact, également spécialiste de la génération de leads : ce domaine entre dans la même catégorie que l’optimisation du taux de conversion. Complexe, technique et chronophage, nécessitant une véritable expertise, la génération de leads possède un impact direct sur l’évolution de l’entreprise.

Marketing de contenu : le marketing de contenu est un outil fantastique pour se connecter avec ses clients. Ce canal permet à l’entreprise d’établir son autorité et sa crédibilité. Si l’écriture n’est pas votre point fort, comptez sur ProContact. Nos spécialistes du content marketing sont formés pour éduquer, inspirer et générer des prospects.

Contactez-nous !

De nombreuses tâches prennent du temps et requièrent une expérience et des compétences que vous ne possédez peut-être pas en interne. En cette période économique incertaine, faites preuve d’agilité en signant un partenariat solide et transparent avec l’un des leaders de l’externalisation dans la zone océan Indien.

ProContact est plus qu’un centre de contact. Grâce à des agents formés, qualifiés, triés sur le volet, multilingues, nous permettons aux entreprises qui nous choisissent de gagner en crédibilité et surtout de satisfaire leurs clients. Pour en savoir plus sur nos prestations, pour un partenariat de qualité, cliquez sur notre formulaire de contact, envoyez-nous un e-mail ou alors appelez-nous au (+33) 1 77 75 04 50.

Pour aller plus loin